机械行业物资采购制度

机械行业物资采购制度

1 目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。

2 适用范围

适用于对生产所需的材料采购、对供方采购物资的验证；对供方进行选择、评价和控制。

3 职责

3.1 采购人员

a）负责按公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；

b）采购人员编制“采购计划单”，经批准后实施采购。

3.2 生产部 ：负责提供采购物资技术要求及采购物资重要程度分类表。

3.3 质管部 ：负责对采购物资的进货验证。

3.4 管理者代表对供方调查和评估的结果进行确认。

4 程序

4.1采购物资分类

质管部负责提供采购物资技术要求及采购物资重要程度分类表，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：

a）重要物资a：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资，如各种钢材、毛坯、马达外罩等；

b）一般物资b：它对产品的质量产生一定的影响，但可采取措施予以纠正的物资。 c)辅助物资：对最终产品的质量影响非常小的材料，如包装材料、紧固件等。

4.2 对供方的评价

4.2.1 采购人员根据采购物资技术要求和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供方调查评估表》。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。采购人员负责建立并保存合格供方的质量记录。根据采购物资重要程度分类表规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

4.2.2 对有多年销售往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：

a)体系认证证书； b）公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c）公司及供方其他顾客的满意程度调查；d）供方产品的质量、价格、交货能力等情况；e）供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.2.3 对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货：

a）新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

b）质管部和生产部对样品进行验证，填写相应的验证记录，填写《供方调查评估表》中相关栏目，反馈给采购人员；

c）样品如不合格可再送样，但最多不能超过三次；

d）样品验证合格后，采购人员通知供方小批量供货；经质管部和生产部验证合格后，交生

产组试用，并由质管部出具相应试用后的验证报告，填写《供方调查评估表》中相关栏目，反馈给采购人员； 小批量供货不合格最多不超过三次。

e）小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。

4.2.4 对于一般物资供方，应先进行调查评估，若为供方，需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准，可列入《合格供方名录》。

4.2.5 对于辅助物资供方，提供的产品由检验员进行检验和试验，合格后由管理者代表批准，即可列入《合格供方名录》。对于批量供应的辅助物资，质管部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.2.6 供方产品如出现严重质量问题，采购人员应向供方发出《纠正/预防措施记录》，如三次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。严重质量问题指的是：A类物资因质量不合格，造成半成品、成品批量不合格。

4.2.7采购人员应每月对每个供方的供货次数、质量合格次数、交货及时次数、服务情况进行记录，填写《 月份供方考核表》，以作为年终复评的材料。

4.2.8采购人员每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.2.6条款。连续第二年评分仍不及格，应取消其供货资格。

4.3 采购

4.3.1 采购计划单

根据生产部的《 月生产计划》，采购部经理编写《 月采购计划单》，并实施采购。

4.3.2 采购的实施

a）采购人员根据采购单，在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；

b）第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签定采购合同，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；

c）采购人员根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；

d）采购前采购员应核实提供给供方的技术要求（包括图纸、样品）是否有效。

4．4 采购信息

4.4.1 采购文件

4.4.1.1 应包括拟采购产品的信息：

a）对产品的质量要求（可能给供方提供图纸、样品及相应的记录）；

b）对产品的验收要求；

c）其他要求，如价格、数量、交付等。

4.4.1.2 适当时还包括：

a）对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；

b）适用的质量管理体系要求。

4.4.2 公司的采购质量记录包括采购单及“采购物资重要程度分类表”及采购合同、附件等，由采购人员保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。

4.5 采购产品的验证

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对采购的产品可以有如下几种验证方式：

a）由质管部对重要物资、一般物资、辅助物资进行进货验证；

b）由顾客在公司现场实施验证；

c）由公司在供方现场实施验证；

d）由顾客在供方现场实施验证。

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