工会财务报销流程

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工会财务报销流程

为了加强项目部的财务管理工作，统一工程协调费，材料采购，机械使用，施工队费用和其他费用支出、结合项目部及施工的具体情况，特制定本制度。本制度适用公司工程管理及采购人员。

工会财务报销流程

1、借款及备用金管理规定

1.1 材料采购人员及项目管理人员借用一定数额的备用金作为应急，备用金由经理签字在财务借支。不得将备用金作为它用，本地工程额度不超过3000元，异地工程额度不超过5000元，项目部急需时，采购人员必须交回财务，统一调配。

1.2 其他临时借款，须填写《借款单》，借款人按规定填写《借款单》，注明详细借款事由、计划销账日期、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。外地项目经理由于工作需要暂时不能填写借款单的情况下，可由财务代填借款单，但是月底报销时根据汇款凭据在借款单上补签字。

1.3 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

1.4 借款销账规定：

1.4.1 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

1.4.2借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

1.4.3原则上借支之日起本地2天内必须销账。

1.4.4异地在7天内（每周六前）传真或电子邮件传递回公司流水明细报表至财务部。每月25日——28日所有票据必须核销。违反规定不得再次借支。

1.4.5财务部接到报表后每周一必须以书面形式报总经理审核签字后保存以便核对。

1.5借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

1.6 关于借款原则上每月清一次。

2、借款流程

2.1 借款人按规定填写《借款申请单》，注明借款事由（包括工地）、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

2.2 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

2.3 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

2.4借款要求：当地采购支付金额在1000以下，可以使用现金；对于支付金额超过 1

1000元者，原则上必须使用支票。同样道理异地采购超过1000元的，使用信汇或者电汇支付。这是现金管理办法里规定的。

3、费用报销的一般规定

采购所有的材料与设备必须办理入库手续，填写入库单，工地监理根据预算要求以及材料合格证明负责质量验收在入库单上签认，工地管库员负责货物数量的验收，并在相应的入库单签字，在人员配备不齐的情况下，项目经理负责相关人员的签字，采购员根据验收入库的入库单以及相应的发票才能办理赊销挂账或者借款销账程序。

3.1 报销人必须取得相应的合法票据且发票或收据背面要盖有新设计的五联章，需要由各个有关人员签名（相关人员一定要尽职尽责），简述费用内容或事由。

3.2 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3.3 按规定的审批程序报批。

3.4 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

3.5对于工地零星的搬运费、保洁费等支出都要填写人工费支付明细表，既要有工地名称、工作时间、工作量，还要有完工时间、完成状况，有收到劳务费的工人的签字以及工地代表的签字。如果工程量超过预算以外的还要有甲方的认可签字。

3.6关于协调费、项目经理宴请甲方、送礼等招待费的支出，须填写事由、相关人数并且按照公司规定的标准进行；做好事前项目负责人和经理通气和评估得到允许后，方可按照部门经理确定的标准执行，一周内由项目负责人和经理共同签字才能报销。

3.7 对于工地零星采购的材料，也要比照上述办理出入库手续，要有相关的人员签字。

3.8 市内采购以及工地紧急采购需要打车的，均要在报销时注明时间、事由以及车程等项目。

3.9 关于外出通讯费的报销规定：长期在外地工地工作的可以以公司的名义办理电话卡（只允许打与公司业务有关的电话），公司实报实销。对于临时外出有需要跟公司密切联系的人员，凭电话清单据实报销（与公司业务有关的）。

3.10 在异地工作的人员生活费补贴根据不同的地区，以及公司的规定执行相关的标准。

4、费用报销的一般流程:

4.1本地工程将报销发票和办理好工地验收的入库单粘贴在报销单后盖五联章，交

验收人签字→交统计员登记并签字→交财务部出纳或会计审核并签字→部门经理审核签字→总经理审批→到出纳处报销，补充采购备用金。

4.2异地工程如委托货运部发货，附发货单，雇佣车辆发货的应填写2份入库单（发货单），采购员留存1份（做报销依据），另1份随货到达工地后由接收人在随货入库单上签收，同时登记库存台帐。如发货单不能及时由送货司机带走，采购员须在货物到达工地前把发货单以电子文档的形式发给工地项目经理作为验收所收材料的依据。异地发货报销需报销发票、工地入库单、运费发票，粘贴到报销单后盖五联章→交统计员登记并签字→报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→交财务部出纳或会计审核并签字→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→总经理审批→到出纳处报销，补充采购备用金。

4.3对先货后款的方式采购时，采购员必须提供采购发票、供货单位的名称、开户行、银行账号以及采购材料的名称、数量；单价，货物运输发票、工地管库员签收的材料入库单，根据以上资料在报销单上盖五联章审批后挂账报销，然后公司财务部根据资金收付计划支付所欠供货商款项。

4.4对支付预付款及材料订货定金的应在报销单据上注明总款项金额及取货时间，填写《加工订货预付款报销单》，如签订合同的，应附合同原件→交统计员登记并签字→报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→交财务部出纳或会计审核并签字→部门经理审核签字→总经理审批→到出纳处报销（财务部设立订货预付款专用帐，将此类费用作为临时性记账，待提货后开具正式票据后按程序报销并将临时性记账作销账处理）。

财务严格按此程序执行，对不符合程序的有权不支付款项。

5、施工队结算的一般流程:；

5.1施工队预付及结算人工费必须有经审核批准的工程施工预算、工程施工决算的前提下根据工程进度由施工管理人员和施工工长签字确认、造价人员计量及计价，项目经理审核，上报经理审批，项目经理填写支付单据交工程部经理审核签字→交统计员登记并签字→交财务部出纳或会计审核并签字→总经理审批→到出纳处领款。财务按程序记账并支付资金；零时用工，施工员做好记录，填写人工费支付明细表，施工工长核对，项目经理审核，上报经理审批，财务依据经理批示。按程序支付资金。

6、财务及统计每周必须汇总工程发生费情况，作出情况报表，向项目负责人和.经理进行财务情况书面报告，确保项目顺利实施。

7、奖惩考核

7.1严格执行财务制度是为了更好的发展公司、扩大业务，做大做强的基石，所以要求每个员工职员必须执行，对于完成业绩突出的员工公司将进行不同程度的奖励，但是未按公司财务制度完成任务也要进行考核，公司的奖惩制度另行发布。

8、本制度解释权归公司财务部。

9、本制度经总经理办公会议讨论通过后生效。