现行财务报销制度的问题

现行财务报销制度的问题

　　为了使财务制度更趋完善和在工作中便于实务操作，我公司对原有的财务报销制度进行了修订和补充；同时，根据现阶段实际情况把财务报销制度分为日常财务制度和专项工程项目财务制度。

　　日常财务制度：

　　一、严格执行各级分管领导的金额审批权限。

　　二、根据“现金管理条例”对符合规定的支出可以现金报销，其他费用现金报销不能超过 元，超过 元一律通过银行转账。

　　三、因工作需要，预借现金单次不能超过 元，借款人必须认真填写“借款单”上所列明的各项内容，经审批程序，到出纳员处领取现金。借支款项必须在一个月内结账或清还。

　　四、现金报销需凭正式发票，必须是符合国家财政税务部门规定的有效发票，其大小写金额必须相符，单位、日期准确无误。对报销中涉及多项内容的，须将发票整理分类粘贴，并在“酒店现金付款单”上写明附件张数，送出纳员审核后经审批程序，方可进行报销，非正式发票或收据一律不得报销。

　　五、出纳员在核对单据时，对金额是否准确、是否符合酒店规定的支出、审批是否适当等有疑问，或发现不应报销的项目，应及时向报销人说明原因，以便及时更正。

　　六、由申请部门提出申请采购物品的，必须由部门经理审核签名以及分管领导审批签字；领取物品的人员必须在领料单上签字，物品进仓的需附采购部门签发的"入库单"。

　　七、差旅费报销时需填写专用的“差旅费报销单”，按正常报销程序进行审批，财务部根据审批手续完备的差旅费报销单予以报销。

　　八、各部门需要一次性提取 元以上的流动资金时，必需提前一天书面通知财务部，以保证部门工作的正常运行。

　　九、财会人员要提醒报销人，钱、物当面点清。

　　专项工程项目财务制度：

　　一、公司专项工程费用报销和工程款支付必须有董事长审批签字。

　　二、工程项目办公室费用报销须有项目部经理负责审核签名及经办人签名，并送交董事长审批签字，方可报销。

　　三、工程项目办公室如需暂时借款，必须由项目经理以书面形式提出申请并说明用途，送交董事长审批签字；待业务完成后，必须与财务部及时办完相关手续。

　　四、其他一般细则参照日常财务制度。

　　财务报销制度

　　第一章：总则

　　第二章：费用报销基本制度及流程

　　第三章：报销时间的具体规定

　　第四章：借款标准及流程

　　第五章：费用审批管理

　　第六章：附则

　　第七章：附件

　　第一章：总则

　　第一条：为了加强集团公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由费用会计对报销单据的合法性及准确性进行二级审查，财务经理对其进行复核；由总经理进行最后的审核批准

　　第三条：本制度根据集团公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、教育经费及培训费、会议费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

　　第四条：本制度适用集团公司总部及各下属公司。

　　第二章：费用报销基本制度及基本流程

　　第五条：报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。

　　第六条：费用报销单填写及票据粘贴要求：

　　1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

　　2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；

　　3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

　　4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

　　5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；

　　6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

　　7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；

　　8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；

　　9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；

　　10、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；

　　第七条：在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。

　　第八条：费用报销基本流程：

　　经办人→部门经理→费用会计→财务经理→总经理→出纳通知领款

　　费用报销具体流程：

　　1.费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。

　　2.当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用、金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

　　3.当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门经理进行审批，部门经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门经理审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字并由当事人传递至财务部费用审核会计处，如有问题直接退回经办人重新签单填写。

　　4.当事人将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”送交财务部费用会计进行审核，费用会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查，费用会计审核无误后在“费用报销单”会计审核一栏签字并送交财务经理审核，如有问题直接退回经办人，由经办人重新签单，财务经理审查复核无异议后，应在“费用报销单”财务经理审核一栏签署审批意见并签署财务经理的名字，如有问题，退回费用会计，费用会计知悉后退回经办人并将问题原因转告经办人，经办人重新签单。

　　5.费用会计将取得财务经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”总经理一栏签署审批意见并签名，签核完毕后知会费用会计取回单据。

　　6.费用会计将取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”后，应在下周一上午下班前送交出纳，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确，审批手续是否齐备，出纳人员在审核无误后方能通知经办人取款。

　　第九条：差旅费报销

　　1、因公出差的办理程序

　　1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。

　　1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。

　　1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。

　　1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。

　　1.5出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。

　　2、差旅费标准

　　住宿标准

　　级次

　　城市名称

　　一级城市

　　北京、天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、上海、杭州、武汉、广州、深圳、重庆、成都、西安

　　二级城市

　　石家庄、长春、呼尔浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐

　　其他城市

　　除一二级城市以外的其他城市

　　补充说明：

　　2.1住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额的一半公司将予以补偿给出差人员，超出住宿标准部分由出差人自行承担，特殊情况者需写书面申请提交总经理审批。

　　2.2报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。

　　2.3伙食和交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需要上报总经理审批。

　　2.4出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。

　　2.5出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

　　2.6不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。

　　2.7部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。

　　2.8到达目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。

　　2.9上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。

　　2.10出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。

　　2.11出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。

　　2.12应优先选择出差地子公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。

　　第十条：办公费报销

　　行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。

　　行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。

　　第十一条：业务招待费

　　1.公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。

　　2.部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。

　　3.进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。

　　4.其它非公招待客人一律由个人承担

　　第十二条：交通费

　　原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。

　　第十三条：通讯费

　　1.普通员工手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销；

　　2.凡由公司委托银行代扣手机费的，由人力行政部按照实际金额填写费用报销单报销；

　　3.固定电话实行定额制，由人力行政部统一报销。

　　第十四条：教育经费及培训费

　　1.教育经费及培训费用由人事行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。

　　2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核后传一份至财务部门。

　　3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。

　　第十五条：会议费

　　1.各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，“参会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、总经理签字后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。

　　2.参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。

　　3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”及“会议邀请函”。

　　第十六条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由集团公司财务部上报总裁办酌情处理。

　　第三章：报销时间的具体规定

　　第十七条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

　　1． 公司财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销，费用会计对费用单据每周只审核一次，时间安排在每周三，周四递交财务经理审核，周五传递至总经理审核，周一出纳对上周所审核单据进行报销，各部门经办人员必须在每周三之前将需要的审核的单据传递至财务部费用会计处，费用会计将单据汇集统一安排在周三进行审核，逾期未送达者将递延至下周进行审核。

　　2．借款不受以上的时间限制，可随时办理。

　　第四章：借款标准及流程

　　第十八条：借款标准

　　1.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。

　　2.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

　　3.员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。

　　4.办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。

　　5.借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。

　　6.个人非公原因一律不得向公司借支。

　　7.凡是向公司借支现金，必须提前一天报备财务部，出纳据此提现。

　　8.遇到特别紧急的情况，由出纳开具现金支票，借支人在签收现金支票后持现金支票到银行提现；

　　第十九条：借款流程

　　现金借款签核流程：申请人——>部门主管——>财务经理——>总经理（或人力资源及行政总监）

　　第五章：费用审批管理

　　第二十条：费用审批管理。

　　1.公司负责人在董事会授权内行使审批权。

　　2.公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。

　　3.公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。

　　4.审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。

　　5.货币资金支付的批准方式为书面方式。

　　6.公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。

　　7.报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5—10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

　　8.审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

　　9.因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。

　　10.财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

　　11.出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人（副总）、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

　　第六章：附 则

　　第二十一条：本制度解释权归集团公司财务部。

　　第二十二条：本制度经总裁办公室讨论通过并由执行副总裁签字后生效，修改亦同。

　　第二十三条：各下属公司可依据自身情况在总部制度的框架内，制定子公司费用报销制度，但需报送集团公司执行副总裁审批备案后方能生效。

　　报销时间的具体规定

　　第十八条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，公司财务部每周四集中处理费用及员工报销事务。

　　第十九条 从本制度执行之日起，做如下规范：

　　（1） 公司各小组活动结束一周内，必须核销本次活动费用。每超一日由本次活动提成中扣款人民币100元。

　　（2） 各采购员采购商品（物料）自入库之日起，一周内进行核销。每超一日由当月工资扣款50元。

　　（3） 各部门人员非活动出差，返回单位三日内报销差旅费，（以返程车票日期为准）超一日由当月工资扣款50元

　　（4） 对票据不完善，不规范，不能说明出处、原因、经由地的财务部有权拒绝报销。

　　（5） 考勤每月10日前报到财务，有关当月各部门汇总报表必须于次月5日前报到财务，超一日扣制表人当月工资50元。

　　（6） 各组请款单后附请款明细单，（财务掌握活动内容，核销时备查。）结款时要提供正规发票，没有正规发票必须有经手人及收款人本人签字。

　　（7） 公司所有费用核销必须由经手人整理，粘贴，相关人员签字后报到财务核销。

　　附则

　　第十九条 本制度解释权归公司财务部。

　　第二十条 本制度自签发之日起生效。

　　盘点工作管理制度及操作流程

　　为确保公司库存物料盘点的正确性，达到仓库物料有效管理和公司财产有效管理的目的，特制订以下管理流程：

　　一、盘点工作的范围：

　　包含公司（会所）所有固定资产、装饰品、仓库库存物料、便利店商品、餐厅及后厨原材料、餐具、消耗品在内的所有公司物品和器具。

　　二、盘点工作的组织

　　盘点工作由总公司财务部负责，各公司（会所）配合执行。盘点以不影响会所的日常工作为目的，由总公司财务部与各公司（会所）总经理协商确定盘点的具体时间和参与人员。各公司的盘点工作应在总公司财务部人员的参与下方能生效，否则会所自行盘点视同无效。

　　三、盘点工作的实施

　　盘点采取实盘制，即按照货品的实际数量进行盘点。由总公司财务部人员及各分公司（会所）指派人员参与盘点工作，现场整理出数据后与账面数量进行比对，由库管做出盘亏盘盈表，各部门负责人对盘点表进行复核签字，对盘亏盘盈情况予以书面说明后，经各公司（会所）总经理签字确认后上报总公司财务，予以后续的处理工作。

　　四、盘点时间

　　一、月末盘点；仓库平均每月组织一次盘点，盘点时间一般在每月的月底；具体盘点时间由总公司财务与运营总监根据实际工作情况安排。

　　二、年终盘点：仓库每年进行一次大盘点，盘点时间一般在年终放假前的销售淡季。

　　五、盘点方法及注意事项

　　1盘点采用实盘实点方式，禁止目测数量、估计数量；

　　2盘点时注意商品物料的摆放，盘点后需要对商品物料进行整理，保持原来的或合理的摆放顺序；

　　3所负责区域内商品物料需要全部盘点完毕并按要求做相应记录；

　　4参照初盘、复盘、查核、稽核时需要注意的事项；

　　5盘点过程中注意保管好“盘点表”，避免遗失，造成严重后果；

　　六、盘点计划

　　1、月底盘点由财务部根据工作情况组织进行，年终盘点需要征得总经理的同意；

　　2、开始准备盘点一周前需要制作好“盘点计划书”，计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、帐务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划。

　　七、时间安排

　　1 初盘时间：确定初步的盘点结果数据；初盘时间计划在一天内完成；

　　2复盘时间：验证初盘结果数据的准确性；复盘时间根据情况安排在第一天完成或在第二天进行；

　　3 查核时间：验证初盘、复盘数据的正确性；查核时间安排在初盘、复盘过程中或复盘完成后由仓库内部指定人员操作；

　　4稽核时间：稽核初盘、复盘的盘点数据，发现问题，指正错误；稽核时间根据稽核人员的安排而定，在初盘、复盘的过程中或结束后都可以进行，一般在复盘结束后进行；

　　5盘点开始时间和盘点计划共用时间根据当月销售情况、工作任务情况来确定，总体原则是保证盘点质量和不严重影响便利店、餐厅、仓库正常工作任务；

　　八、人员安排

　　人员分工：

　　1 初盘人：负责盘点过程中物料的确认和点数、正确记录盘点表，将盘点数据记录在“盘点数量”一栏；

　　2 复查人：初盘完成后，由复盘人负责对初盘人负责区域内的物料进行复盘， 　将正确结果记录在“复盘数量”一栏；

　　3 数据录入员：负责盘点查核后的盘点数据录入电子档的“盘点表”中；

　　4 根据以上人员分工设置、财务部需要对盘点区域进行分析进行人员责任安排；

　　九、盘点工作准备

　　1、 盘点前需要准备a4夹板、笔、透明胶、盘点清单；

　　2、盘点一周前开始追回借料，在盘点前一天将借料全部追回，未追回的要求其补相关单据；因时间关系未追回也未补单据的，借料数量作为库存盘点，并在盘点表上注明，借料单作为依据；

　　3、盘点前需要将所有能入库归位的物料全部归位入库登帐，不能归位入库或未登帐的进行特殊标示注明不参加本次盘点；

　　4、将仓库所有物料进行整理标示，同一储位物料不能放超过2米远的距离，且同一货架的物料不能放在另一货架上。

　　5、盘点前仓库帐务需要全部处理完毕；

　　6、帐务处理完毕后需要制作“仓库盘点表”，表的格式请参照附件；并将完成后的电子档发邮件给对应财务人员（有单项金额）；

　　7、在盘点计划时间只有一天的情况下，需要组织人员先对库存物料进行初盘；

　　8、仓库盘点前需要组织相关参加人员召开会议，以便落实盘点各项事宜，包括盘点人员及分工安排、异常事项如何处理、时间安排等；

　　十、盘点工作的实施

　　1、在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点；

　　2、盘点过程中严禁弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗；复盘人不按要求对初盘异常数据进行复盘，“偷工减料”；不按盘点作业流程作业等（特殊情况需要领导批准）；

　　3、根据“盘点计划”的安排对所负责区域内进行盘点；

　　4、商品物料点数完成确定无误后，根据储位和“盘点表”中找出对应的物料行，并在表中“商品物料盘点数量”一栏记录盘点数量；

　　5、盘点人完成查核工作后在“盘点表”上签字并将“盘点表” 交由“数据录入员”进行数据录入工作；

　　6、录入工作应仔细认真保证无丝毫错误，录入过程发现问题应及时找相应人员解决。录入完成后将电子档“盘点表”发邮件给总经理审核，同时抄送运营总监、成本部　；

　　7、由仓库保管员确认及查明盘点差异原因，在盘点表上标注，交财务部审核，仓库保管员将物料金额纳入核算，最终将“盘点差异（含商品物料和金额差异）表”呈交总经理审核签字；

　　8、财务部根据盘点差异情况对责任人进行考核，对“盘点表 、稽核盘点表、盘点差异表“进行存档；

　　财务报销制度及出差管理流程

　　一、 目的

　　为保证公司正常的财务报销运作，规范员工的报销流程，使公司员工出差管理系统化，特制定本制度。

　　二、 范围

　　公司全体员工

　　三、 职责

　　1. 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请；

　　2. 财务部负责复核相关申请，发放相应款项，处理发票等单据；

　　3. 人力资源部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善；

　　四、 程序

　　1． 个人借支及报销

　　2.1. 公司员工因公借款必须先填写《借支单》并出具相关证据，经部门主管批复后报财务部审核；

　　2.2. 报销费用必须使用有效凭证，并如实填写《费用报销单》；

　　2.3. 报销审批权限根据《财务审批授权表规定》执行；

　　2.4. 经理级以上人员的报销需由总经理书面签核或邮件回复批准；

　　2.5. 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项，报销及清款期限为借款日起一个月内，逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释，并办理续期申请，否则将从借款员工工资中扣除；

　　2.6. 员工离开公司前必须结清所有款项，离职《移交清单》由员工所在部门主管检查,不合之处及时更正,如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的, 应由该部门主管负责追索；

　　2.7. 暂借经费严格执行“一事一借，前清后借”的原则；

　　2. 国内出差

　　2.1. 出差规定

　　2.1.1 公出人员应经部门主管同意，并提供书面出差计划；

　　2.1.2 公出人员出差需事先通报人力资源部，说明出差事由及出发、返回时间，并报行政助理备案考勤；无通报者可视为旷工。

　　2.1.3 如需事先预支款项，请在《出差申请表》中填明借款金额，经部门主管批准后交财务部审批及领取；

　　2.1.4 出差行程日一律不得申报加班，节假日例外；

　　2.1.5 出差员工完成任务后，应立即返回公司，不得借故逗留或办理私事；

　　2.1.6 如因个人原因确需额外逗留的，应提前办理休假手续，逗留期间所产生之费用自行负担；

　　2.1.7 如因病或其它未知事故滞留时，应及时电话通知部门主管，并在回公司后添附有效证明，经主管审核后，方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用；

　　2.1.8 出差费用应在返回后一周内凭发票报销，逾期者需向财务部门提供合理解释，超过一个月且没有合理解释的发票不予报销.

　　2.1.9 出差员工应当及时向直属上司提交书面出差报告，其中包括：

　　a. 出差地、日程、目的地；

　　b. 出差处理事项；

　　c. 出差条件及意见；

　　2.1.1 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象；

　　2.2. 交通工具

　　2.2.1 公司员工出差应选择大众交通工具；

　　2.2.2 员工在本市办理公务，应使用大众之交通工具，如公共巴士或地铁。

　　2.2.3 近距离或不赶时间的情况下，可选择汽车或火车；

　　2.2.4 在以下情况可以使用计程车：

　　a. 时间紧急；

　　b. 携大量现款；

　　c. 有客户陪同；

　　d. 无简易交通之地段或无班车情况。

　　2.2.5 交通费用实报实销。

　　2.3 通信费用

　　2.3.1 公司将根据业务需要及职务类别给予员工报销相应的通信费用（参阅《财务报销费用细则》）；

　　2.3.2 通信费用的报销主要用于销售部门与客户联系时所发生的费用；

　　2.3.3 严禁营私舞弊行为，一经发现取消其通信费用报销资格；

　　2.3.4 通信费用应及时申报，隔月作废。

　　2.4 住宿费用

　　2.4.1 根据各地区消费水平的差异，公司对住宿费实行按地区按行政级别对待：

　　2.4.2 行政级别分为经理和员工；

　　2.4.3 地区分为

　　a类消费区（深圳、北京、上海）

　　b类消费区（广州、青岛、大连、长春、沈阳、杭州、宁波、哈尔滨、温州、福州、厦门 、西安等）

　　c类消费区（武汉、长沙、成都、南昌、郑州、重庆、济南、吉林、内蒙、石家庄、太原、天津、兰州等）

　　2.4.4 具体费用请参阅《财务报销费用细则》；

　　2.4.5 如有两位以上同事同时出差，住宿以双人住为原则；

　　2.4.6 如在出差当地公司备有宿舍，员工住宿以此作为首选;

　　2.4.7 如陪同客户同行, 经主管批准后可与客户住同一酒店.

　　2.5 应酬费用报销规定及膳食补助

　　2.5.1 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销；

　　2.5.2 公司为在外出差的员工提供餐费补助;餐费补助按实际出差时间算, 中午12时至夜里12时出差的按半天算;

　　2.5.3 如有报销餐费的,或由对方单位负责支付用餐的，则取消当日补助，具体按实际情况计算;

　　2.5.4 本市出差，不再另报销餐费，夜间返回的（19:00以后）按餐费标准补助误餐费.

　　2.5.5 在外留宿实行每日餐费补助；

　　2.5.6 餐费补助费用请参阅《财务报销费用细则》。

　　3. 国外出差

　　3.1 出差规定

　　3.1.1 所有国外出差均需报请总经理批准；

　　3.1.2 出外出差人员之差旅费,按出国目的地标准支给；

　　3.1.3 一日跨越两地区者,其生活费金额以当地留宿之地区为报销标准；

　　3.1.4 出差行程日一律不得申报加班，节假日例外；

　　3.1.5 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象；

　　3.2 交通工具:

　　3.2.1 一律经济客位, 总经理以上且航程3小时以上可乘商务客位；

　　3.2.2 海陆上交通工具不分等级,但以经济实惠,安全快捷为原则；

　　3.2.3 乘坐国外航线之旅费,应以旅行社发票为原始凭证. 市内往返机场请搭机场巴士, 或搭出租汽车前往巴士站.总经理以上可自行选择。

　　3.3 临时费用:

　　3.3.1 出差期间与公司必要联络之电话费及因公交际应酬之费用可随附单据按实报销；

　　3.3.2 出差人员随带私有物品如有超重, 托运费用自行负担. 如属公物可按合法凭证报销；

　　3.3.3 交际费及其它特别开支由需在出差之前申报并由上级主管批准后方能报销；

　　3.3.4 员工出国如有公司安排住宿者或用餐者,不报销住宿费和餐费。

　　3.4 差旅费用请参考《财务报销费用细则》：

　　五、 相关文件：

　　1. 财务报销制度实施细则

　　2. 财务审批授权表规定

　　3. 财务报销费用细则

　　现行财务报销制度的问题

　　1.报销制度过于机械，过于依赖人工

　　虽然很多企业都制定了费用报销管理方法，但由于需要报销的费用类型比较复杂，导致每种费用在报销时并没有明确的科目种类及需要提供的原始工具。每个人判断同一事件会有不同观点，甚至同一人在不同时期对同一事件也会有不同的判断。因此，如果报销过程中某一环节出现人员调动，那么也会极大地影响报销的一贯性，甚至会导致前后数据不一致。

　　2.审核流程过长，审核人员缺乏责任意识

　　由于审核过程中需要经过较多审批人以及过程的审核流程，报销人要经过一段时间才能收到报销款目，长此以往，导致报销人并没有很高的感知体验，在工作中也逐渐失去积极性，大大降低了其工作效率和质量，当公司遇到需要进行财务核算的重要时期，会计人员也会因此承担更大的工作压力。审核人员的增加，难免会出现相互推脱和敷衍了事的情况，很多审核人员都没有真正履行自己的审核责任，并不具备较强的工作责任意识，最后导致无法真正有效落实费用报销的事前审核工作。

　　3.缺乏健全的管理机制

　　现阶段，我国大多数企业将财务报销工作作为财务部门的本职工作之一，所以没有加强管理财务报销，并未意识其对整个企业发展的影响，仅仅只是制定一些相关管理规范及报销制度，而没有真正落实日常监督管理。因此，很多员工为了谋取私利会报销一些虚假费用。还有一些企业财务人员并没有仔细核实报销人提供的原始凭证，最后出现严重的虚假报销情况，导致企业损失大量资金。

　　以上便是企业报销中经常会出现的问题。对于这些问题，除了制定良好的规章制度并切实执行以外，使用高效率的企业费用报销管理系统，也非常有必要。例如使用Zoho Expense费用报销软件，提升自动化水平，加强审核以及流程管理，避免企业在费用报销中产生问题。

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