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商务文秘的工作内容
工作责任：
1． 制作文件、制度并负责归档
2． 传达布置部门工作安排，了解检查工作进展情况
3． 负责公司安全保卫卫生
4． 负责公司文化活动，订阅杂志
5． 负责公司用品采购、保管、发放
6． 管理公司车辆
7． 记录会议记要
岗位要求： 1. 文科类大专以上学历 2. 接受过3个月以上公共关部、管理心理学方面的培训
3. 接受过半年以上国家薪资、福利政策、劳动政策方面的培训
4. 从事管理工作三年以上
部门：总经理办公室
直接上级：总经理
下属部门：文秘科、供应科、基建科
部门性质：总经理行政指挥的办事机构
管理权限：受总经理委托，行使协调各部门工作，对公司日常办公秩序、行政文书、原辅材料供应、基本建设项目等全过程的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。
管理职能：负责对办公秩序、行政文秘、基建项目、原辅材料供应全过程实行管理、监督、协调的专职管理部门，对所承担的工作负责。
主要职责：
1、 坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向决经理负责；
2、 严格遵守公司规章制度,认真履行其工作职责；
3、 协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；
4、 负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时择写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作；
5．及时收集和了解各部门的工作动态，协助总经理直辖市地各部门之间有关的业务工作，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；
6．根据公司领导意见，负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，按择写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；
7．负责公司行政文书的处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务指导；
8．负责公司的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作；
9．协助参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；
10．负责组织公司通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；
11．组织公司投资项目的洽谈、调研、立项报批、工程招投标、开工、竣工、预算、决
算等有关工作，及时编制项目计划和项目进度统计报表，认真做好项目的监督管理工作；
12．负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、小五金配件等零星材料的供应=采购，做好原辅材料、小五金配件等备品配件的进、出、存库统计核算工作；
13．负责组织全公司员工大会工作。开展年度总结评比和表彰活动；
14．负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作； 15．负责公司对上级主管部门联部，公司有关法律咨询和联部工作；
16．负责做好公司的宣传报导工作；
17．完成公司领导交办的其他工作任务。
高级商务代表、商务助理的岗位职责
高级商务代表
岗位描述:
1、 具备良好的学习力。
2、对网络有深入的了解。
3、具备网站建设知识和网络营销知识。
4、良好的业务洽谈能力和沟通技巧，有丰富的客户开拓经验和成功案例。
5、良好的文字功底，能独立撰写项目方案和计划书。
职位要求: 1.20-30岁，男女不限，1年以上销售经验；
2.大专及以上学历；
3.良好的口头表达能力和沟通技巧；
4.拥有良好的客户关部和渠道；
5.富有协作和团队精神，积极、自信、敬业；
6.了解IT行业基本产品及网络服务行业状况；
7.须有优秀的敬业精神、团队合作精神；吃苦耐劳；学习能力强。
商务助理
岗位描述: 1.在商务部工作，直接上级商务经理。
2.承办各项商务工作，代表公司与购销双方联络。
3.维护与客户的良好关部以及建立持久联部，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。
4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。
5.一人跟单到底，把合同执行到最后。
岗位要求: 1.25-35周岁，大专及以上学历，熟悉办公自动化。
2.善与人沟通，有较强谈判能力。
3.性格细心严谨，稳重塌实，有事业心。
4.有团队合作意识和敬业精神。
商务文秘工作职责及注意事项
工作职责
1、 商务接待；接听电话，做好登记工作；收发传真，整理资料；
通知、文书起草；日程安排及提醒；
2、 参加会议、做好会议纪要；
3、 了解产品报价及产品知识，配合营销人员的工作；
4、 文件、指示等信息的上传下达；
5、 营销部人事统计；登记营销人员的考勤，整理营销人员的日、
月报表；
6、 统计营销分部及营销人员的每月销售业绩，制定次月打卡次数；
7、 协助管理部门车辆及固定资产，上交每月盘点清单；
8、 贯彻公司精神，宣扬公司文化，配合领导做好营销部的各项日
常工作;
9、 准时到岗，保持并维护营销部卫生。
注意事项
1、 以领导为中心，注意事情细节的把握；
2、 对工作上的事情严格保密，不透露给第三方；
3、 严守本分，做事有分寸，不越权处理事情；
4、 努力提供业务知识及相关技能。
外区销售秘书的商务工作职责和工作要求
姓名 XXX
部门
职位
所在地区
销售秘书的商务工作的管理原则
销售秘书的以下商务工作应由本区销售部直接管理；并接受合同部以及商务专员的垂直监督管理和业务培训，同时对以下商务工作进行绩效评估。 外区销售部 销售秘书 外区
销售秘书的商务工作职责
1、客户信息管理；
2、协助销售订单的录入，包括安装介质包的录入，将MLA扫描件挂接到销售订单的附件；
3、根据销售代表的安装要求，安排合同装机，制定合同装机任务递交技术部；
4、对于DEMO LICENSE申请反馈的商务协调，包括但不限于督促销售员提供MLA扫描件，检查试用申请协议是否签回等。
5、协助销售员处理商务联络事宜，如协助销售向开发商索要开票资料或开票内容确认，等等；
6、协助出具投标授权文件；
7、对试用软件光盘的管理，包括根据审批的申请反馈提供给销售员，定期报告合同部库存管-理-员库存统计表并申领试用光盘。
工作要求
1、客户信息管理
—协助销售代表处理客户信息管理，客户信息的操作流程如下：
CRM上的客户信息是由销售员生成并更新的。如果是新用户，销售员应首先录入客户信息；如果是老用户，销售员应负责用户信息的更新和维护。 备注：如果需要用户合并，销售务必将更新的信息通知合同部，由合同部商务专员负责执行，以避免用户数据档案的丢失。
核查客户信息，确认是否是现有用户，若是新客户，应做用户类型更换，将“潜在用户”转换为“正式用户”，同时检查其他项目是否按要求录入，确保客户信息准确、有效，包括主联系人的Email地址是否记录到客户信息栏中“电子邮件”中。
2、合同现场安装服务
—根据销售代表的安装要求，安排合同装机，制定合同装机任务递交技术部。
执行合同现场安装服务的工作流程：
销售员 → 销售秘书 → 售后技术经理，负责安排具体安装任务。
收到销售员的服务请求时，首先须核实合同是否有该项服务，并同步报告合同部商务专员进行确认。如果发现合同中没有该项服务，有权向销售提出异议的反馈，并暂不执行该服务请求，直至澄清。
通过OA的安装服务流程单向技术部经理发起合同现场安装服务请求（服务请求需提供详细的信息，包括联系人，用户要求的时间等）。 同时必须联系商务专员，准备验收文件和LICENSE文件，并交给现场安装工程师。
销售秘书在CRM销售订单中发起安装服务的计划，商务专员在销售秘书确认验收完成并签署验收文件后，将该计划转换成执行记录。
验收文件应包括货物出库单（外贸合同的验收有可能需要提供装箱单），软件安装验收报告。有特殊要求的，依据合同规定执行。
现场验货程序
现场安装工程师与用户共同开箱验货，首先工程师应该检查外包装盒的包装状况，如包装是否完整，封条是否开启；开箱后，根据出库单清点产品内容和数量；若确认无误，双方在出库单上签字确认，若发现短缺，工程师应该尽快联系合同部，同时在出库单上备注实际收货状况，双方签字确认。合同部应该迅速反馈并采取合理的补救措施。
3、DEMO LICENSE的申请反馈
—DEMO LICENSE是根据业务需要，提供给用户或开发商用于软件测试、试用，技术演示等用途，临时使用，期限不超过3个月。
—DEMO LICENSE的申请审批程序
销售员通过CRM以反馈的形式（必须链接相关客户）向地区总经理递交申请，同时合同部的商务专员。经审批后，由商务专员负责签发DEMO LICENSE。商 务专员依据公司对DEMO LICENSE的规定，有权对用户的DEMO LICENSE使用状况进行管理，并通报地区总经理。
特殊情况下，使用时间超过6个月的，需上报本地地区总经理和公司销售总监公司总经理进行审批。
4、协助出具投标授权文件
销售秘书的具体工作：
1）公司会发放50张加盖公章的抬头纸用于发放授权书和售后服务承诺函。
2）当盖有公章的信函纸使用完毕，由销售秘书负责向合同部（戴晶晶）提出增加申请。
3）请每月31日将统计表发戴晶晶和商务专员。（统计表模板见附件）。注意将文件名恰当更改。
4）销售或销售秘书在CRM中建立的授权反馈添加商务专员和戴晶晶。
5）尽量减少已加盖公章抬头纸的耗损，请各位销售秘书遵守岗位职责，请勿将此另作他用。
根据各地发放授权书的情况不同，商务专员会定期提供已打印盖章的OGC、Esri给易智瑞的授权、制造厂商资格声明等公司资质。请销售秘书根据实际授权要求提供。其他不在此范围内的，商务专员将Case by case的提供。
人事秘书——工作内容篇
人事秘书工作内容
秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。
一、商务沟通
（一）接待工作
1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。
2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。
3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。
4.了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。
5.送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。
（二）沟通与协作工作
1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。
2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。
3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。
（三）商务谈判
1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。
2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。
3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。
二、会务管理
（一）会议筹备
1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准
2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。
3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。
4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。
5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。
6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。
（二）会议沟通与协调
1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作
2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。
3. 做好会议保卫、保密工作。
4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。
5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行。
（三）会议善后
1. 做好与会人员的返程安排
2. 检查清理会场和整理会议文件。
3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。
4. 评估会议效果。
三、商务活动管理
（一）商务活动
1. 安排会见、会谈。
2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动。
3.掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。
4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。
（二）商务旅行
1. 协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品
2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。
3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。
四、办公室的管理
（一）办公环境管理
1. 合理设置办公室的布局。
2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。
3. 维护责任区整洁的工作环境。
4. 应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理。
（二）办公资源管理
1. 采购、调配和利用各类办公资源。
2 做好办公资源库存的监督管理工作。
3 参与政府采购管理和招标工作。
（三）办公效率管理
1. 制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。
2. 科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。
五、信息与档案管理
（一）信息管理
1. 运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。
2. 掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。
3. 运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。
4. 熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作。
5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。
6. 掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。
（二）档案管理
1. 掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料。
2. 熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。
3. 了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。
4. 掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全。
5. 掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具。
6. 运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。
六、日常办公事务处理
（一）文书处理
1. 熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作。
2. 科学做好文书的清退和传递工作。
3. 掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量。
4. 掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作。
5. 掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。
6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书。
（二）其他事务
1. 运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。
2. 掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。
3. 掌握零用的管理方法和报销手续
4 了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。
七、常用事务文书写作
（一）行政事务文书写作
掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。
（二）公关礼仪文书写作
掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。
（三）涉外经济类文书写作
掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求。
八、商务礼仪
（一）个人礼仪
掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求。
（二）日常交际礼仪
掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。
（三）涉外商务礼仪
掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。
附：秘书人事工作內容說明
1. 制定、执行公司人力资源规划；
2. 制定、执行、监督公司人事管理制度；
3. 招聘：制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作；安排面试、复试、综合素质测试；
4. 绩效考评：制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退；
5. 激励与报酬：制定薪酬政策、晋升政策；组织提薪评审、晋升评审；
6. 公司福利：制定公司福利政策、办理社会保障福利；
7. 人事关系：办理员工各种人事关系的转移；
8. 教育培训：组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续；
9. 与员工进行积极沟通，了解员工工作、生活情况。
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