后勤组接待工作方案

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接待组工作方案

后勤组接待工作方案

（待审）

为认真做好“2011中国四川〃古犍之旅活动”接待服务工作，切实做到热情、有序、周到、细致，确保活动的顺利进行，根据组委会对接待组工作的具体安排，特制定本方案。

一、组织领导

组长：韩广琦副书记、县人大会主任副部长：李刚、组织部长

成员：张彬办主任、县接待办主任

杜华县政府办主任

付军县人大办主任

范贵贤县政协办主任

二、工作职责

1、负责制定制定开（闭）幕式晚宴接待工作实施方案；

2、统筹安排各级领导、嘉宾以及新闻记者的接待服务工作；

3、负责安排、落实接待场所，提供良好的食宿环境；

4、负责指导接待场所员工培训，全面提高接待质量；

5、负责来宾参加开（闭）幕式路线的组织安排、车辆安排调度；

6、负责培训、安排志愿者和联络员；

7、负责有关单位接待联络任务的分配和督促落实；8、负责来宾迎送工作和报到工作，协调落实来宾往返车票、机票的定购工作；

9、负责此次活动纪念品的赠送工作；

10、完成组委会交办的其他任务。

三、具体分工

为进一步细化职责分工，落实工作任务，确保工作有序推进，接待组下设综合协调组、食宿票务组、车辆调度组、对口接待组、安全保障组。

1、综合协调组

组长：张彬

成员：四大办、接待办相关工作人员，5名志愿者

工作职责：（1）负责与组委会的联系与沟通，及时掌握来宾信息，确保准确无误；编制《2011中国四川〃古犍之旅活动开（闭）幕式晚宴参加人员名册》；（2）做好来宾报到工作，在来宾签到表中清楚反映出来宾姓名、单位及职务、性别、民族、所住宾馆、房间号、返程方式、返程时间、联系电话、备注等内容，及时掌握和准确统计来宾在犍的具体安排，并在第一时间反馈食宿票务组提前落实车票、机票等，遇有来宾人员出现变化，及时反馈食宿票务组统一调剂安排食宿等事宜，同时安排志愿者做好迎宾礼仪服务；（3）负责向市接待办汇报，做好部分来宾在乐山、峨眉山等地的食宿安排；（4）联系县级对口接待单位负责人及联络员，协调各对口接待联络单位的来宾接待工作；（5）负与其他各小组的联络协调，及时解决来宾在犍期间的遇到的各类问题。

2、食宿票务组

组长：

成员：接待办相关工作人员，10名志愿者

工作职责：（1）详细调查了解全县综合接待能力较强的宾馆饭店的基本情况，全面掌握餐饮、住宿、休闲娱乐、停车等等方面的状况，根据来宾数量，充分估计各方面因素，匡算留足所需食宿等方面条件，提前协商和预定宾馆饭店，确保接待工作的需要；（3）制定来宾住

宿和餐饮工作方案、开（闭）式晚宴（包含菜单、酒水的安排等）方案，由接待组统一接待的来宾，具体分配房间号、晚宴桌次、确定接送乘车号等，对口部门接待的来宾，由各部门自行接待。适当预留部分房间、餐厅，用于临时调剂所需，并制定详细的应急预案，保证遇有突发特殊情况，原有工作秩序不乱，接待工作不受大的影响，亦能顺畅运行；（5）负责安排落实各宾馆联络人员、安保人员及工作人员用房；（6）负责指导各接待宾馆制作欢迎横幅、标语、指示牌等；（7）实行跟踪服务，随时掌握来宾的行踪和合理化建议，尽全力满足来宾的合理要求；（8）从9月22日起，指定2名志愿者，负责联系各酒店宾馆，定期检查各酒店宾馆的基础设施、设备。

3、车辆调度组

组长：杜华

成员：政府办、交通局相关人员工作职责：（1）负责协调来宾迎来送往工作用车的协调安排；

（2）在来宾人员名单初步确定后，统筹安排来宾出行事宜，制定来宾乘车分配方案；（ 3）负责与交通、交-警等部门联络，确定来宾参加开（闭）幕式活动的行车线路；（4）落实来宾晚宴结束后参加开（闭）幕式活动的接送车辆，根据实际需要组织编排车队，提前印制和发放车辆通行证等，确保车辆顺利通行。

4、对口接待组

组长：

成员：接待办、团相关工作人员，志愿者若干名

工作职责：（1）负责根据来宾名单，拟定对口接待实施方案、志愿者服务接待细案等，确定一对一接待牵头县领导、联络员、志愿者；（2）负责利用手机短信向对口接待来宾做好天气预报、交通运输、旅游指南、行程指示等公共信息的发布工作；（3）负责志愿者的培训、调配、分组；（3）根据来宾职务职级、抵（离）犍方式，提前衔接，落实志愿者做好来宾抵（离）犍时在机场、高速路口的迎接、送行等事宜；（4）配合食宿票务组做好来宾报到工作，引导来宾及时、准确入住宾馆，并及时了解和反馈来宾的相关信息；（5）负责开（闭）幕式及晚宴有关材料领取分发，做好食宿、乘车引导工作，提醒来宾客按时参加活动；（6）负责按档次将纪念品装袋，按来宾级别按时赠送，并做好登记。

5、安全保障组

组长：成员：维稳办、信访办、公安局等部门相关工作人员工作职责：协调安全保卫部做好节庆期间各酒店等主要接待场所以及上级有关领导和新闻艺术团体及重要宾客的乘车、住宿安全等工作。检查各宾馆酒店消防安全等设施，安排安全保卫人员入住重要宾客住宿宾馆酒店值班。

6、医疗卫生保障

组长：

成员：卫生、药质监局等部门相关工作人员

工作职责：（1）负责活动式期间的医疗保障、药品食品安全监督；（2）制定应急预案，成立应急医疗小组，安排医务人员进驻重要来宾住宿宾馆酒店；（3）提前派人对晚宴餐厅食品来源和加工卫生进行监督检查，确保食品卫生、安全。

四、工作要求

1、要按照协调运转、服务保障一体化的总体要求，高效优质地做好活动期间各项接待工作；

2、相关部门要相互支持配合，确保活动期间的各项接待工作任务圆满完成；

3、凡承担活动期间接待任务的宾馆酒店，要强化服务意识，规范服务程序，切实提高服务质量。特别是在菜肴的设计制作上要加强菜品质量，突出地方特点和民族特色；在服务上

要周到、细致、整洁，水电通畅；聘请的服务人员必须综合素质过硬、业务技艺精湛、形象仪态端庄；4、活动期间接待工作要始终坚持“确保安全、万无一失”的原则，对来宾客的食、住、行各个环节、各个方面都要精心策划、周密安排，切实做好安全保障措施。要严肃保密纪律，严格做好保密工作；

五、进度安排

1、8月20日前，食宿票务组进一步确定各宾馆酒店的接待能力，详细掌握相关情况，主要接待的宾馆酒店（包括乐山、峨眉山）须于8月30日前基本确定；

2、8月30日前各小组细化工作内容，拟定具体实施方案，呈组长审定后报接待领导小组办公室（接待办）；

3、9月10前全面完成志愿者强化培训工作，同时指导主要接待来宾的宾馆酒店完成服务人员的培训；

4、晚宴用酒、接机所需指示牌、等9月15日前采购制作到位；

5、活动开始前一周，综合协调组负责与组委会衔接，将邀请人员名单整理完毕，并反馈食宿票务组着手宾馆、饭店的预定工作和食宿、宴会、车辆方案的制定工作；

6、接待宾馆酒店初步确定后，食宿票务组负责会同有关部门进行全面的安全、消防、卫生检查，及时整改相关问题；

7、活动开始前3天对口接待组安排志愿者和宾馆工作人员到位实战练兵，及时总结经验，查找差距和不足；

8、活动开始前2天综合协调组确定最终人员名单，着手编印名册，其他各组据此调剂住宿、就餐、乘车安排等，再次确定工作方案和应急预案，开始实施清房清退工作，悬挂横幅标语、发送短信提示等；

9、活动开始前1天接待组全体人员全部到位，做活动前的最后一次全面检查，进一步衔接接待工作中可能出现的相关具体问题，进行查漏补缺，自此进入实施阶段。

2011

县接待办年8月16日

会务后勤组工作方案2016-12-11 14:52 | #2楼

根据总体工作部署，为搞好会务后勤接待工作，确保大会圆满召开，特制定本方案。

一、会议时间：2012年月日--13日（报到：11日上午8:00至12:00开会；11日下午15:30至13日上午12:00）

二、总体要求：精心组织，热情接待，周到服务，确保安全，扎扎实实做好这次会议会务后勤工作。

三、会议地点及布置

（一）会议地点

1、大会地点：福德莱大酒店四楼多功能会议厅

2、审议地点：充分利用福德莱大酒店大、中、小会议室及餐厅包厢布置五个代表团审议地点。

（二）会场布置：

1、负责人：郑兰香范秋若

工作人员：苏为国王月金尤建云邢益江洪文良黄有强刘明昆陈运武

2、主席台布置：

（1）、检查布置会场所需国徽、红旗的完好性，如不能使用，尽快制作，要求今年月日前完成；

（2）严格按标准布置好国徽、红旗

（3）主席台上、主席台前摆放适当的盆景、盆花，力求摆放美观、大方；

（4）主席台第一排摆放3-5个麦克风；

（5）开会期间，主席台桌面上摆放主席团成员座位牌及茶水、矿泉水、餐巾纸，空调提前半小时开；

3、主席台下位置：

（1）标明座位序号；

（2）会场内放置各类代表就座指示牌，中间区域为正式代表座位席，两侧为政协委员和列席代表等座位席；

（3）中间区域第一、二排桌面上摆放茶水、矿泉水、餐巾纸，其余桌面上摆放矿泉水；

4、在主席台右下方设发言台一个，并规范布置好（包括麦克风、鲜花、纸质国徽等）

5、会场门口布置：张贴欢迎词，摆放盆景、盆花。

四、代表报到工作

1、负责人：郑兰香范秋若苏为国

工作人员：陈运武黄文华徐忆若张颖

2、报到时间：2012年月日上午8:00至12:00

3、报到地点：福德莱大酒店分堂分设正式代表报到处、列席代表报到处。

4、代表报到后，领取会议材料、会议代表证、会议补助、房卡、礼品及其他。

五、制作各种票证、指示牌

1、负责人：郑兰香范秋若

2、制作的各种票证：按参会人数制作代表出席证、列席证、特邀证、记者证、工作人员工作证、当选证书、会议签到证、七种选票、用餐券及文件袋；

3、制作的各种指示牌：主要包括就餐、住宿、大会会议室、审议地点、会场内代表就座、洗手间等指示牌；

4、采购纪念礼品180份;

5、完成时间：2012年月日

六、座位安排

1、负责人：郑兰香范秋若

工作人员：陈德谢伟成陈运武徐忆若张颖

2、编制座位表，主要包括预备会、三次全体会议主席台上、下代表座位表。

3、具体要求：主动与办、市政府办、市政协办联系，准确掌握参会领导，会前三天编制好座位安排表交领导审定。

七、食宿安排

1、负责人：郑兰香范秋若苏为国

2、住宿工作由苏为国具体负责，代表报到时，负责安排代表住宿，并在大会期间，始终热情周到为代表服务。

3、用餐工作

（1）具体工作由范秋若、苏为国负责

（2）开会前五天编制好每餐的菜谱、酒水交领导审定，尽

最大努力让代表吃好、吃饱、吃高兴；

（3）代表用餐一律凭用餐券就餐（除大会宴请外）

（4）代表每次用餐的食材及制作，必须有卫生防疫部门的食品卫生监督员全程监控，保证绝对卫生安全；

（5）大会宴请时间：2012年月日下午6:00.

八、医疗卫生保障工作

1、负责人：范秋若苏为国

2、主要负责与卫生部门联系，会议期间派驻医生和食品卫生监督员各2名，实行24小时值班，确保会议期间食品卫生安全和代表们身体健康。

九、大会召开时验证和统计参会代表人数及其它工作

1、负责人：范秋若

工作人员:陈德谢伟成陈运武黄文华徐忆若张颖

2、主要负责开会前验证和统计参会代表人数，并及时、准确按要求向大会主持人报告。

3、开会时，陈德、谢伟成、陈运武要一直在会场内，主要负责指引代表入座，并随时听从领导的召唤。

十、颁发当选证书工作

1、现场指挥：范秋若陈运武

2、颁发时间：2012年月日上午10:30开始

3、颁发当选证书分七批进行，具体为：

第一批：市人大会主任1人；王兴胜

第二批：市人民政府1人；陈振聪

第三批：市人大会副主任4人

从左至右排列：邓清辉张华黎良臣管家芹

第四批：市人民政府副6人

从左至右：甘明鹏李咏铭周华圳岳国华黄桂良黄建波第五批：市法院院长1人、市检-察-院检察长1人从左至右：朱以弟徐亚军

第六批：市人大会委员8人

从左至右：王业韩王秀花王祝谋王桂新王端盛王雁平李峰吴志雄

第七批：市人大会委员8人

从左至右：吴荣陈金兰陈铁勇林照轩郑兰香赵明峰曹磊蒲明辉

4、事选将当选证书填写好，并按颁发顺序及当选人排列顺序分别装在7个托盘。

5、2012年月日上午10:30，礼仪小姐才4人在会场外右边走道等候，现场指挥人员进入会场，密切关注议程的进行。

6、颁发进行时，现场指挥人员指挥礼仪小姐有序地将《当选证书》递送给颁证领导。

十一、其它工作

1、设倒茶服务人员1名，以便及时添加茶水。

2、聘请礼仪小姐4名，主要工作：一是每次开会前半小时，

站在门口欢迎代表，并引领重要领导到主席台就座；二是颁发《当选证书》时，按大会议程安排及时准确地将《当选证书》时，按大会议程安排及时准确地将《当选证书》递送给颁证领导。

3、设贵宾休息室一间。

4、做好代表迎送工作。大会期间，代表因工作和交通需要用车接送的，尽最大努力安排。大会结束，安排好代表的返程。

5、公共洗手间配备厕纸等相应物品。

6、完成大会主席团和秘书处交办的其它事宜。

会务后勤组

二0一二年月日

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