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规范会议记录的通知
会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是由会议直接形成的重要原始档案，是日后可供查考的唯一凭据。会议记录是否规范、质量如何，关系工作的正常进行，关系其转化为档案之后的完整性、真实性，既影响当前，也影响长远。在省集团最近进行的“三重一大”管理和集团机关部务会制度执行情况检查中发现，少数个别单位的会议记录不规范。有些记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些记录只记了参加人、发言人的姓而没有记名；有些记录过于潦草，辨认十分困难；有些记录过于简略，不能反映与会者的发言主旨和会议原貌；有些记录对与会者有关重要决策的表态发言没有记录，会议结论缺失，还有会议记录本不固定等等问题。鉴于这种情况，当前应从以下几方面入手来规范会议记录，提高记录质量。
一、进一步明确会议记录的规范要求
会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。具体要求：
（一）结构要完整。会议记录的结构由会议标题、会议组织、会议内容、记录结尾四个部分组成。每个部分都是会 1
议记录的有机整体，应全面完整记载清楚，不能随意取舍（祥见附件）
（二）内容要翔实。会议记录应尽可能完整、客观、实事求是地记载会议情况，反映会议全部内容和全过程。对会议讨论中与会者各种不同意见和表态情况，对议题结论要真实、完整记录。
（三）表达要准确。会议记录没有必要也不可能对发言口语照录不误，可以择要而记，但应忠实于发言者、讲话者的原意，准确记录。没有听清楚的不能凭主观想象推断，应当场或会后核实。
（四）祥略要得当。记录应突出重点，有祥有略，主旨清楚。发言的基本观点、主要论据要记全，论证过程可以不记。会议主持人的长篇讲话记录，必要时录音辅助，记录本预留空白，会后补正，尽量保持原貌。
（五）书面要整洁。会议记录的书写格式应规范、统一，不同的会议、不同的议题、不同与会者的发言、不同的发言内容，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然。书写尽可能工整、清晰。
除上述基本要求，合资公司的会议记录，应执行公司章程或其它有关规定；讨论决定干部任免事项的会议记录，应执行《中共江西组织部关于规范党委（党组）及组织人事部门讨论决定干部任免事项会议记录的通知》（赣组字 2
[2003]50号，见附件2）要求。
二、进一步提高文字秘书的业务能力
（一）加强学习培训。会议记录是一项涉及的情况复杂，专业性和综合性都很强，要求也很高的工作，记录者必须了解相关知识和情况。为此除在日常工作中加强学习、积累，应当有计划地安排、输送文秘人员参加相关的学习和培训。
（二）做好会前准备。负责会议记录的秘书，应在会前通过阅读议题材料、向相关部门咨询等途径，了解和熟悉议题内容及背景情况，尽量做到准备充分、心中有数。
（三）加强检查督促。各级办公室应当对会议记录情况特别是领导班子会议、办公会会议记录进行检查，检查情况及时通报、交流。
三、进一步严格会议记录本的规范管理
（一）统一规格。会议记录本的选用应符合结实耐用、 庄重大方的要求，并力求规格、式样相对统一和固定。一般情况下，不同种类的会议，记录本应当分开，并在封面标明会议类别。
（三）妥善保管。未用完的记录本应专人保管，入柜上 锁；用完后须编号、归档。对发生记录本丢失、损毁、泄密情况的，应追究责任。文秘人员工作变动时，正在使用的记录本应及时办理交接手续。
（四）严格保密。查询记录应履行相应手续。会议记录
一旦形成不得涂改。
请你们接此通知后，立即对本级和下一级办公室会的议记录情况进行一次认真检查，同时抓好以上要求的贯彻落实。
附件：
会议记录结构与格式
会议名称（同一类会议专用记录本中可以省略）
时间：二0××年×月×日上午（下午）
地点：公司办公楼五楼大会议室
主持：×××
出席：××× ××× ××× ××× ××× ……
列席：××× ××× ××× ××× ××× …… 缺席：××× （外差）×××（下矿） ……
记录：×××
议题：一、…………………………………
二、…………………………………
三、…………………………………
……………………………
×××：
（主持人讲话记录）
第一议题：…………………………………
×××：
（与会议者发言记录）
……………………………
×××：
（主持人结论记录）
第二议题：…………………………………
×××：
（与会议者发言记录）
……………………………
×××：
（主持人结论记录）
第三议题：…………………………………
………………………………………………
休会（散会）
（合资合作公司董事会等要求与会者在会议记录上签名）
关于加强公司会议管理的通知
各部门：
为强化公司会议管理，理顺办会程序，提高会议质量，降低会议成本，现将有关事项通知如下：
一、公司级会议，如股东会、董事会、总经理办公会、年度总结会及公司各类综合性会议，由综合管理部负责协调组织，并做好会议记录和纪要。
二、公司各类专业会议，如项目建设专题会、调度会、研讨会、交流会、汇报会、审查会、对外协调会等，由相关主管部门负责召集组织，并做好会议记录或纪要。
三、公司各部门会议，如部务会、学习会、工作会等，由部门自行组织安排，并做好会议记录。
四、公司级会议和公司各类专业会议由相关主管部门填报一周会议申请表（见附表），于每周一上午9：30前报综合管理部，综合管理部负责汇总申报和核批后的下发。
五、涉及会议用车，会议召集部门须提前一天填制用车申请单，向综合管理部提出用车申请。
六、涉及会议设施和会议服务，会议召集部门须提前一天与综合管理部联系落实，并在会后及时做好会议设施的收拾归整工作，综合管理部负责会议室卫生打扫和桌椅摆放。
七、各类临时性会议使用会议室须办理登记手续，由综合管理部统一安排。
二〇一三年三月五日
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