商务传真使用礼仪

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商务传真使用礼仪

　　商务传真使用礼仪

商务传真使用礼仪

　　1、必须依礼使用。

　　商界人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，必须处处不失礼数。在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须依礼相待。

　　人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。

　　2、传真的完整性：在发送传真时，应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地，应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方。在发送传真时即便已经给予了口头说明，也应该在传真上注明以上内容，这是良好的工作习惯，对双方的文件管理都非常有利。

　　3、传真的清晰度：发送传真时应尽量使用清晰的原件，避免发送后出现内容看不清楚的情况。

　　4、传真的使用时间：如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。

　　5、传真回复问题：如果传真机设定在自动接收的状态，发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复，避免因任何的疏漏造成传真丢失。在重要的商务沟通中，任何信息丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败，这样的细节不可轻视。

　　注意事项：

　　(一)格式规范

　　正式的传真必须有首页，上面注明传送者与接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等，这样就可以让接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必须以3—1，3—2，3—3等方式注明，让接收者一看就知道是三页。如果其中某一页不清楚或是未收到时，可以请对方再发一次，这样可以节省双方的时间。传真最好使用白色或浅色信纸，有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色的条纹，用这些信纸发传真会浪费扫描时间。

　　(二)内容齐全

　　正式的传真信件必须像写信一样有礼貌，有必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少，尤其是信尾的签字非常重要，因为签字代表这封信是发信者同意才发出的，表示传真信件的严肃性以及对对方的尊重。

　　(三)及时通报。

　　发送传真之前可以向对方通报一下，以免发错。收到传真后要尽快通知对方，以免对方不放心。这既是传真的工作程序，也是一种文明礼貌。

　　传真使用方法

　　一、发送传真

　　1、按【传真】键

　　2、放入原稿

　　3、输入传真号码

　　4、按【启动】键发送传真

　　二、接收传真

　　1、接收模式设定，可以通过面板的【收传真自动/手动】键切换至【传真自动】或【传真手动】模式。