商务传真礼仪

时间:2023-04-02 08:41:36 商务礼仪 我要投稿

商务传真礼仪(4篇)

商务传真礼仪1

  目前,在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式,已难于满足这一方面的要求。在此背景之下,传真便应运而生,并且迅速走红于商界。传真,又叫作传真电报。它是利用光电效应,通过安装在普通电话网络上的传真机,对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。现在,在国内的商界单位中,传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。利用传真通讯的主要优点是,它操作简便,传送速度非常之迅速,而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差,需要专人在旁边进行操作。有些时候,它的清晰度难以确保。商界人士在利用传真对外通讯联络时,必须注意下述三个方面的礼仪问题。第一,必须合法使用。国家规定:任保单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的`批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

商务传真礼仪(4篇)

  第二,必须得法使有。使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

  第三,必须依礼使用。商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

商务传真礼仪2

  第一,必须合法使用。

  国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用的手续,否则即为非法之举。

  具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。

  安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

  第二,必须清楚使用。

  使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码,应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言,在商用名片上,传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码,必须认真地记好,为了保证万无一失,在有必要向对方发送传真前,最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方,又不至于发错传真。发送传真时,必须按规定操作,并以提高清晰度为要旨。与此同时,也要注意使其内容简明扼要,以节省费用。单位所使用的传真设备,应当安排专人负责。无人在场而又有必要时,应使之自动处于接收状态。为了不影响工作,单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

  第三,必须依礼使用。

  商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。

  在发送传真时,一般不可缺少必要的`问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。

  人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

  商务传真注意事项:

  传真的完整性:在发送传真时,应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地,应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方,可以参考以下规范格式。

  在发送传真时即便已经给予了口头说明,也应该在传真上注明以上内容,这是良好的工作习惯,对双方的文件管理都非常有利。

  传真的清晰度:发送传真时应尽量使用清晰的原件,避免发送后出现内容看不清楚的情况。

  传真内容的限制:传真一般不适用于页数较多的文件,成本较高,且占用传真机时间过长也会影响其他工作人员的使用。

  传真的使用时间:如果没有得到对方的允许,不要将发送时间设定在下班后,这是非常不礼貌的行为。

  传真回复问题:如果传真机设定在自动接受的状态,发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系,确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复,避免因任何的疏漏造成传真丢失。在重要的商务沟通中,任何信息丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败,这样的细节不可轻视。

  (一)格式规范

  正式的传真必须有首页,上面注明传送者与接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等,这样就可以让接收者可以一目了然。如果不是非常正式的,也必须以3—1,3—2,3—3等方式注明,让接收者一看就知道是三页。如果其中某一页不清楚或是未收到时,可以请对方再发一次,这样可以节省双方的时间。传真最好使用白色或浅色信纸,有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色的条纹,用这些信纸发传真会浪费扫描时间。

  (二)内容齐全

  正式的传真信件必须像写信一样有礼貌,又必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少,尤其是信尾的签字非常重要,因为签字代表这封信是发信者同意才发出的,表示传真信件的严肃性以及对对方的尊重。

  (三)及时通报。

  发送传真之前可以向对方通报一下,以免发错。收到传真后要尽快通知对方,以免对方不放心。这既是传真的工作程序,也是一种文明礼貌。

商务传真礼仪3

  【商务传真礼仪技巧】

  当你要接收一份传真时,商务对方在没有说清楚给谁,而自己也知道对方的确是商务交往的伙伴,此时你可以问他:“请问是送到上次您安排送达的某某手中吗?”这样,商务对方就会更明确地交待给你,你就不会找不到送处或送错人了。

  当你在发送传真和接收传真时刚好有同事或朋友来找你,你可以对对方说:“真不巧,我不得不先办完手头上的这件事。”或说:“我能一会儿再联系你吗?”有些特珠的商务传真是不可以让他人看见的。同时,你在发送传真给商务对方的时候,你也最好先问上一句:“请问您,现在方便接收传真吗?”也让商务对方避免这方面的失误。

  当你正在发一份传真时,由于某种原因,领导改变了主意让你马上中断传真,那么你可以和时方说:“时不起,传真机突然卡住了,我待会儿再给您传过去,好吗?”如果你处理不好,会让对方误认为你并没有诚意发传真,或者认为你并不重视这个传真,从而引起误会。

  【商务传真礼仪禁忌】

  发送传真时要注意语言,要礼貌不要生硬,不要说:“给我信号,我要发传真。”或者没有在传真上注明是给某某部门和某某人的情况下,说:“传真是给某某的。”不让对方记下了就挂了电话,对方会因为匆忙之中没有记牢而无从送达。

  当时方不能准确说出要发送传真的'部门和个人就说公司没有这个人,就挂断传真电话,粗暴地拒绝接收传真,这样做的后果一是会破坏公司形象,还有可能拒绝了诚心想商务交往的时方,而失去合作的机会。

  【商业传真文件标准格式】

  FROM:贵公司名称(注:如果用抬头纸就不用写公司的名称了)

  地址:

  电话:

  传真

  日期:

  TO:对方公司名称

  地址:

  电话:

  传真:

  先生/女士:

  您好!(祝福语)我公司是xxx(对公司的介绍,如公司类型、规模、提供的产品或服务种类、特点和竞争优势等)。

  对对方公司的期望(如合作要求或建立客户关系等)。

  (中间也可以写一些贵供公司对市场的看法、预期等)(正文内容)

商务传真礼仪4

  商务传真使用礼仪

  1、必须依礼使用。

  商界人员在使用传真时,必须牢记维护个人和所在单位的形象问题,必须处处不失礼数。在发送传真时,一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时,更是要谨记这一条。出差在外,有必要使用公众传真设备,即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时,除了要办好手续、防止泄密之外,对于工作人员亦须依礼相待。

  人们在使用传真设备时,最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后,应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方,以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时,千万不可拖延时间,耽误对方的要事。

  2、传真的完整性:在发送传真时,应检查是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地,应为对方写明收传真人的'姓名、所在公司、部门等信息。所有的注释均应写在传真内容的上方。在发送传真时即便已经给予了口头说明,也应该在传真上注明以上内容,这是良好的工作习惯,对双方的文件管理都非常有利。

  3、传真的清晰度:发送传真时应尽量使用清晰的原件,避免发送后出现内容看不清楚的情况。

  4、传真的使用时间:如果没有得到对方的允许,不要将发送时间设定在下班后,这是非常不礼貌的行为。

  5、传真回复问题:如果传真机设定在自动接收的状态,发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系,确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复,避免因任何的疏漏造成传真丢失。在重要的商务沟通中,任何信息丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败,这样的细节不可轻视。

  注意事项:

  (一)格式规范

  正式的传真必须有首页,上面注明传送者与接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等,这样就可以让接收者可以一目了然。如果不是非常正式的,也必须以3—1,3—2,3—3等方式注明,让接收者一看就知道是三页。如果其中某一页不清楚或是未收到时,可以请对方再发一次,这样可以节省双方的时间。传真最好使用白色或浅色信纸,有些人喜欢用深色信纸或是信纸上有黑色或深色的条纹,用这些信纸发传真会浪费扫描时间。

  (二)内容齐全

  正式的传真信件必须像写信一样有礼貌,有必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等均不可缺少,尤其是信尾的签字非常重要,因为签字代表这封信是发信者同意才发出的,表示传真信件的严肃性以及对对方的尊重。

  (三)及时通报。

  发送传真之前可以向对方通报一下,以免发错。收到传真后要尽快通知对方,以免对方不放心。这既是传真的工作程序,也是一种文明礼貌。

  传真使用方法

  一、发送传真

  1、按【传真】键

  2、放入原稿

  3、输入传真号码

  4、按【启动】键发送传真

  二、接收传真

  1、接收模式设定,可以通过面板的【收传真自动/手动】键切换至【传真自动】或【传真手动】模式。

  传真自动:在指定的振铃次数内可以接听电话(默认振铃4次),然后自动给传真信号。

  传真手动:每次都需要接通电话后,再按启动键接收传真。

  2、如何手动给传真信号?

  接通电话后,按面板的绿色启动键。

  三、如何PC发送传真(以Win7系统为例)

  1、正确安装驱动(可以通过随机光盘安装)

  2、文件——打印(快捷键Ctrl+P)——出现以下对话框,找到DocuPrint M115 fax——点击“OK”

  3、拨号,添加号码,然后点击开始即可。

  如果需要拨分机,请使用暂停键

  四、如何PC接收传真(以win7操作系统为例)

  PC-Fax接收功能:将接收到的传真信息存储到内存中,并将它自动发送到计数机中,即使计算机关闭,设备仍会接收传真,并存储在内存中,液晶屏会如下显示存储传真的数量【PC Fax信息:001】,

  打开计算机并运行PC-fax接收后,内存中的传真会自动发到计算机中。

  1、在控制面板打开“PC Fax接收”功能

  功能——向下键找到【传真】——Ok健然后向下健,找到【远程传真选项】——OK健找到【PC Fax接收】——将选项改为“开”(如果需要接收PC传真的同时收到一份纸质传真,即将【备份打印】改为“开”,否则改为“关”)。

  2、在PC端安装并打开【PC Fax接收】,随机光盘中有相关软件。

  开始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax接收——接收

  3、右击计算机任务栏中的PC-FAX图标,然后点击PC-Fax接收设置。出现PC-Fax接收设置对话框,可以设置接收文件的路径以及接收文件的格式等

  4、浏览新的PC-FAX信息

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