物业档案管理制度(汇编15篇)

　　在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编收集整理的物业档案管理制度，希望对大家有所帮助。

物业档案管理制度(汇编15篇)

物业档案管理制度1

　　1)管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。物业管理人员必须发掘设备潜能,做到物尽其用,充分发挥设备的使用价值。

　　2)物业工程设施须实行档案管理制度,对设备的原始档案必须归档、汇总、登记造册,以便查考,为设备的完好使用以及安全使用提供方便。以下资料须归物业工程管理部建档管理:

　　a)设备系统的资料,如竣工图、构造图等。

　　b)设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。

　　c)设备系统中重点部位的'拍照资料及相关注释。

　　3)建立设备管理考核制度,奖赏分明,调动员工工作积极性。

　　a)建立设备管理考核、督察制度。

　　b)对设备管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001质量管理体系:

　　a)建立机房管理制度。

　　b)建立供、配电管理制度。

　　c)建立设备维修制度。

　　d)严格各项管理制度,做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。

　　5)对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。

　　a)三好:即是设施要用好、修好、管理好。

　　b)四会:即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。

　　c)五定:即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时,做到定点、定人、定岗、定时和定责。

　　6)住宅小区工程设施在设备管理上,必须坚持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、经济、;合理、实用”的原则。

　　b)尽可能采用节能、经济适用且品质优良的材料,修旧利新。

　　c)培养管理队伍的创新精神,维护业主的权益。

　　d)设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作,做好必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的安全运行,包括用户使用安全和操作人员操作安全。

　　e)加强安全意识,防止意外发生,做好宣传工作。

　　7)提高物业管理服务质量。

　　a)坚持“物业管理服务第一”的意思,培养职业道德和责任心。

　　b)保证配套设施岗位上有专业操作人员,做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。

　　c)对员工做好“传、帮、带”工作,对设备进行现场操作,知道相关人员,使员工能够适应岗位要求。

物业档案管理制度2

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的'财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行;

　　2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业档案管理制度3

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　一、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　二、归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的`文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

　　6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　三、档案保管制度

　　1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　三、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

　　四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

物业档案管理制度4

　　一.物业管理档案建立与管理规定:

　　1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管,由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经总物业经理许可,他人不得动用。

　　3.物业档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。

　　6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的',需经物业总物业经理书面确认,如有违反的做泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符合要求的保管责任人将做适当处分。

　　9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的,管理处将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度5

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;

　　3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的.准确性;

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

物业档案管理制度6

　　1、物业档案建立的内容

　　业主入伙资料

　　业户家庭资料

　　业户联系电话

　　包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等。

　　业户室内装修管理资料

　　包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

　　业户日常维修资料

　　包括:维修、维修回访等记录情况。

　　业户反馈资料

　　包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。

　　2、物业档案管理的具体措施

　　业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　(1)业户档案的收集

　　物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。

　　(2)业户权籍资料管理

　　从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。

　　(3)业户档案的整理

　　各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

　　(4)业户档案的.归档

　　xxx华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　(5)档案的利用

　　为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　(6)业户档案的管理

　　业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

物业档案管理制度7

　　1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。

　　技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;

　　设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

　　设备新技术信息及资料;

　　职工技术考核标准及资料。

　　1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

　　1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

　　1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

　　1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的.版本外借。

　　1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。

　　除图书外,档案资料严禁带出大厦。

　　重要资料只限在资料室内阅读。

　　1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。

　　借期为一个月,到期应办理续借手续。

　　图书不得在个人手中长期持有。

　　1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

　　2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。

　　为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。

　　现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。

　　设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。

　　设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。

　　3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。

　　这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

　　4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》

物业档案管理制度8

　　档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的.有序正常进行。

　　1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责;

　　2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;

　　3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;

　　4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;

　　6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。

物业档案管理制度9

　　(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

　　(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

　　(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的`档案盒上贴上标签。

　　(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

　　(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

　　(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。

　　(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

物业档案管理制度10

　　1目的

　　为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

　　2适用范围

　　适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

　　3职责

　　3.1档案管理员直接向行政主管负责。

　　3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

　　3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

　　3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

　　4档案存放位置

　　4.1电脑保存一份电子文档。

　　4.2xx四楼资料室。

　　5档案管理员

　　5.1行政人事部

　　6档案编号规则(见附件1)

　　7部门档案内容

　　7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

　　7.2财务部:财务资料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

　　7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

　　7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

　　8档案管理制度

　　8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

　　8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

　　8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

　　8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

　　8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

　　8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

　　8.7档案管理员必须保证资料的'完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

　　8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

　　8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

　　8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相关文档

　　9.1《档案编号规则》

　　10修订及实施

　　10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

　　10.2本规定修订权在公司。

　　10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

物业档案管理制度11

　　1、目的

　　为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。

　　2、适用范围

　　佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。

　　3、原则

　　统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；

　　4、职责

　　4.1本部人力资源职能部门

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。

　　4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。

　　4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。

　　4.2各下属分公司人力资源职能部门

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。

　　4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。

　　4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。

　　4.3各物业服务中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。

　　4.3.2负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。

　　5、内容

　　5.1人事档案管理流程

　　5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。

　　5.3档案编码

　　5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。

　　5.3.2 E—HR系统中的`员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4档案查阅权限

　　5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。

　　5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。

　　5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。

　　5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。

　　5.5人事档案借阅手续

　　由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。

　　5.6档案调动

　　跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。

　　5.7离职员工档案

　　5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。

　　5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。

　　5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。

　　5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。

　　5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。

　　6、附则

　　6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。

　　6.2附件

　　人事档案资料封面

　　人事档案存档目录人事档案借阅申请表

　　人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）

　　佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日

物业档案管理制度12

　　物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

　　一、档案管理运作环节

　　1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

　　二、资料分类整理

　　收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的`内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

　　三、档案内容

　　范围分类资料内容

　　房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

　　技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

　　管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

　　业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

　　日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

　　四、资料归档整理

　　1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

　　2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

　　3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

　　4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。

物业档案管理制度13

　　档案室管理规定

　　一、归档制度

　　1、归档范围

　　公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。

　　2、归档要求

　　归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。

　　3、归档时间:输完毕后,应立即归档。

　　4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

　　5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

　　二、保管制度

　　1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

　　2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的.次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

　　4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

　　5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。

　　6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

　　7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

　　三、档案借阅、复印程序

　　提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室

　　具体要求:

　　1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;

　　2、要爱护档案,::不得丢失;

　　3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

　　4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;

　　5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;

　　6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。

物业档案管理制度14

　　●档案管理规定

　　1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

　　3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

　　4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

　　5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

　　6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

　　9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

　　●小区管理保密规定

　　1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

　　2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

　　3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

　　4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

　　5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。

　　6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

　　7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

　　8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　●小区档案资料

　　1、小区验收档案:

　　1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

　　2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

　　3)小区机电设备保养合约。

　　4)小区公共区域设施设备验收记录。

　　5)小区公共区域设施设备移交记录。

　　6)单元验收及移交记录。

　　2、小区二次装修档案:

　　1)住户二次装修图纸及审批手续。

　　2)二次装修期间管理处监督检查资料。

　　3、住户资料:

　　1)小区住户入伙资料。

　　2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

　　4、小区管理文本汇编:

　　1)管理合同、业主公约、用户手册。

　　2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

　　3)小区各项管理分包合约。

　　5、小区设备维修保养资料:

　　1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

　　2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

　　3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

　　4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

　　6、小区设施设备检测:

　　1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

　　2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

　　3)小区避雷系统有定期检测报告。

　　4)小区其他设施设备检测记录资料。

　　7、日常文档:

　　1)日常通知、文件的存档。

　　2)小区管理费收缴情况。

　　3)公司管理费财务报告。

　　4)会议记录。

　　5)值班记录。

　　6)安保值班记录。

　　7)其他管理记录。

　　●档案资料的管理要求

　　1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

　　2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

　　3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的.文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

　　6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

　　7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

　　8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。