公司档案管理制度(15篇)

　　在社会发展不断提速的今天，需要使用制度的场合越来越多，制度是指一定的规格或法令礼俗。那么拟定制度真的很难吗？下面是小编帮大家整理的公司档案管理制度，欢迎大家分享。

公司档案管理制度(15篇)

公司档案管理制度1

　　第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

　　第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

　　中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

　　第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

　　贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

　　统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本企业所属机构的档案工作。

　　第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

　　第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

　　第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

　　第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

　　第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的'要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会

　　有保存价值的档案的登记工作。

　　第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

　　第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

　　第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

　　第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

　　国有企业破产，破产淸算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

　　第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

　　第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

　　第二十条本规定由国家档案局负责解释。

　　第二十一条本规定自xx年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

公司档案管理制度2

　　●档案管理规定

　　1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

　　3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

　　4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

　　5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

　　6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

　　9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

　　●小区管理保密规定

　　1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

　　2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

　　3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

　　4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

　　5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的.抄袭和复印,严禁外泄。

　　6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

　　7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

　　8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　●小区档案资料

　　1、小区验收档案:

　　1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

　　2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

　　3)小区机电设备保养合约。

　　4)小区公共区域设施设备验收记录。

　　5)小区公共区域设施设备移交记录。

　　6)单元验收及移交记录。

　　2、小区二次装修档案:

　　1)住户二次装修图纸及审批手续。

　　2)二次装修期间管理处监督检查资料。

　　3、住户资料:

　　1)小区住户入伙资料。

　　2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

　　4、小区管理文本汇编:

　　1)管理合同、业主公约、用户手册。

　　2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

　　3)小区各项管理分包合约。

　　5、小区设备维修保养资料:

　　1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

　　2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

　　3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

　　4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

　　6、小区设施设备检测:

　　1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

　　2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

　　3)小区避雷系统有定期检测报告。

　　4)小区其他设施设备检测记录资料。

　　7、日常文档:

　　1)日常通知、文件的存档。

　　2)小区管理费收缴情况。

　　3)公司管理费财务报告。

　　4)会议记录。

　　5)值班记录。

　　6)安保值班记录。

　　7)其他管理记录。

　　●档案资料的管理要求

　　1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

　　2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

　　3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

　　6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

　　7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

　　8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

公司档案管理制度3

　　具体描述

　　为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

　　制定档案管理制度的目的以及作用

　　公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。

　　一、文书档案立卷归档制度

　　(一)1 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的`规定，分别立卷归档。

　　2 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　(二)文件材料的收集管理

　　1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

　　2 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　　3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

　　a.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

　　b.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

　　(三)归档范围

　　1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　　2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　4 本公司的请示与上级机关的批复。

　　5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

　　6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　7 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　8 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　(四)超期档案的销毁

　　1.对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　2.经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　3.销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　本制度自印发之日起实施。

公司档案管理制度4

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　一、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　二、归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

　　6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　三、档案保管制度

　　1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的.档案清单由档案员永久保存。

　　8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　三、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

　　四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

公司档案管理制度5

　　第一章总则

　　第一条为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)会计资料档案的科学管理，保证会计资料的完整安全，更好地服务于公司的各项经营活动，根据《会计法》、《中华人民共和国国档案法》和《zz石油(集团)工贸有限公司会计档案管理办法》，并结合公司实际，特制定本制度。

　　第二条本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

　　第三条本制度适用于公司财务资产部、lng站、永平站、榆炼站。

　　第二章组织机构及职责

　　第四条公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

　　第五条公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部门。

　　第三章会计档案管理范围

　　第六条会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

　　(一)会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

　　(二)会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

　　(三)会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表(包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等)。

　　(四)经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

　　第四章会计档案的整理立卷

　　第七条每月的会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成册。

　　第八条会计年度终了后，应采用“三统一”的办法对会计资料进行整理立卷。

　　(一)分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他;

　　(二)档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

　　(三)管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第九条会计凭证的立卷

　　(一)按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一登记至会计档案保管清册。

　　(二)凭证装订

　　1.会计凭证装订前的准备工作：

　　(1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;

　　(2)摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;

　　(3)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全;

　　(4)记账凭证上有关人员(如复核、记账、制单等)的签字和印章是否齐全;

　　(5)按凭证号码的顺序归集(如按上、中、下旬汇总归集)，根据集团装订标准确定装订成册的本数。

　　2.会计凭证装订时的要求：

　　(1)用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的`显露面，以便于事后查阅;

　　(2)凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;

　　(3)装订凭证厚度一般1.5厘米，以保证装订牢固，美观大方。

　　3.会计凭证装订后的注意事项：

　　(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

　　(2)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅;一般每月装订一次，装订好的凭证按年度分月妥善保管归档;

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　第十条会计账簿的立卷

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它账簿应按年整理立卷。基本要求是：

　　(一)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容;

　　(二)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;

　　(三)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底;

　　(四)保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册;

　　(五)多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起;

　　(六)会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象;

　　(七)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章;

　　(八)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

　　第十一条会计报表的装订

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一立卷保管。

　　会计报表装订要求：

　　(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角;如有损坏部位，应对其修补后，完整无缺地装订;

　　(二)会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

　　第十二条其他会计核算资料的立卷

　　会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷，要求如下：

　　(一)分类整理，按顺序排列，检查资料是否齐全;

　　(二)整理检查资料顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺失要查明原因。

　　第五章会计档案的归档

　　第十三条当年的会计档案在会计年度终了后，由财务资产部门保管一年，期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中，需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移

　　交，由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》(一式两份)，一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管，、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

　　第十四条会计档案的保管

　　会计档案必须进行科学管理，要做好防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作，确保会计档案的安全。

　　第十五条机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原档案管理人员编制会计档案移交清单，将全部案卷逐一移交，接管人员逐一接收。

　　第六章会计档案的借阅使用

　　第十六条财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

　　第十七条档案在财务资产部门保管期间，凡需借阅会计档案人员，须经总会计师批准后，方可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换，不得将会计档案携带外出，如遇特殊情况，须经总会计师批准。

　　第十八条会计档案移交办公室后，凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续，具体参见档案管理相关规定。

　　第七章会计档案的保管期限

　　第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类，具体见附件一。

　　第二十条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第二十一条会计档案的具体名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

　　第八章会计档案的销毁

　　第二十二条保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：

　　(一)由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　(二)会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

　　(三)销毁会计档案时，综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。

　　(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总会计师、经理。

　　第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第九章附则

　　第二十四条本制度由财务资产部负责解释。

　　第二十五条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。

　　第二十六条本制度自颁发之日起施行

公司档案管理制度6

　　1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

　　2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

　　3、打印的.文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

　　4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

　　5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

　　6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

　　7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

　　9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

　　10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

　　11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

　　12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

　　13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

　　14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

　　15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

　　16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

　　17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

　　18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

公司档案管理制度7

　　为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

　　一、档案资料的归档管理

　　1.归档范围

　　a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

　　b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

　　c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

　　d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

　　e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

　　2.归档要求

　　a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

　　b.归档的文件材料要完整齐全。

　　c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

　　d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

　　3.归档时间

　　a.文书档案在第二年上半年内归档。

　　b.员工档案及时归档。

　　c.财务档案按季度归档。

　　4.归档份数

　　a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

　　b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

　　5.不归档文件材料的`范围

　　a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

　　b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

　　c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

　　d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

　　e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

　　f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

　　g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

　　6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

　　二、档案资料的保管

　　1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

　　2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

　　3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

　　4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

　　5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

　　6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

　　三、档案资料借阅管理

　　1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　　2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

　　3.在借阅档案时应做到以下几点:

　　a.办理登记手续,定期归还。

　　b.要爱护档案,不得丢失。

　　c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

　　4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

　　5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

　　6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

　　7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　四、档案鉴定和销毁

　　1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

　　2.鉴定的主要项目有:

　　a.档案保管期限表。

　　b.对到期档案提出存、毁意见。

　　3.确定保管期限原则:

　　a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

　　b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

　　4.鉴定工作应该定期进行。

　　5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

　　6.销毁档案的程序:

　　a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

　　b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

　　c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

公司档案管理制度8

　　一、目的

　　加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　1、公司内部经营形成的各种资料。

　　2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的`安全；指导公司的档案管理工作；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

　　1）负责部门档案的管理。

　　4、各部门负责人

　　1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

　　2）负责对本部门档案管理的监督检查。

　　5、各公司总监/副总

　　1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

　　五、工作程序

　　1、档案资料的收集

　　1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

　　2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。

　　a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

　　b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。

　　c)档案资料的日常管理：

　　⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；

　　⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；

　　⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

　　d)档案借阅

　　⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；

　　⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

　　⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

　　⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。

　　e)档案销毁

　　⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

　　⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

　　2、档案管理细则

　　1）档案资料的归档范围

　　⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

　　⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

　　⑷公司领导的批示、指示等；

　　⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

　　⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

　　⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

　　⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

　　⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

　　⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

　　⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

　　⒀财务档案资料；

　　⒁各种实物档案；

　　⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

　　3、档案资料的归档要求

　　⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

　　⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

　　⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

　　⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

　　⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

　　4、档案资料的归档时间

　　⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

　　a)公司规定的密级文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

　　c)合同、协议书等正本及过程资料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

　　e)其他认为需要即时归档的资料。

　　⑵定期归档

　　a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；

　　b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

　　⑶电子声像档案的归档

　　a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

　　b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

　　c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

　　5、档案交接

　　⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

　　6、档案移交公司的流程

　　a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

　　b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

　　c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　结论在前，依据在后。

　　d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

　　e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

　　f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

　　7、档案保管

　　⑴档案编号

　　a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

　　b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

　　d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

　　e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

　　8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。

公司档案管理制度9

　　1、文件档案的管理:

　　1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。

　　1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。

　　1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。

　　1.4档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。

　　1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。

　　1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。

　　2、电子文档的管理:

　　2.1收集、积累要求:

　　■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的.转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

　　■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。

　　■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

　　■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

　　■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。

　　■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

　　■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩

　　方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。

　　■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。

　　■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

　　■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　2.2收集、积累方法:

　　■及时按照要求制作电子文件备份。

　　■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

　　■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

　　■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。

　　2.3归档要求:

　　■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

　　■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

　　■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

　　■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

　　■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。

　　3、声像档案的管理:

　　3.1声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。

　　3.2文字说明的编写要求:

　　■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。

　　■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。

　　3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

　　3.4底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。

　　3.5原版声像档案一般不得借出档案室,如有特殊需要,需由部门领导批准,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。

公司档案管理制度10

　　一、档案保密制度

　　1、严守党和国家有关保密的工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

　　2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专(兼)职人员进行集中管理。

　　3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。

　　4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

　　5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

　　6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

　　二、立卷归档制度

　　1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。

　　2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档;教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

　　3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

　　4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。

　　5、卷内文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

　　6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。

　　7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

　　8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。

　　三、档案保管制度

　　1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。

　　2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。

　　3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

　　4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。

　　6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。

　　四、档案查阅制度

　　1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。

　　2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。

　　3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。

　　4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

　　5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。

　　6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。

　　7、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。

　　8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。

　　9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。

　　五、学校档案的'鉴定、销毁和移交制度

　　1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

　　2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

　　3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

　　4、档案专(兼)职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专(兼)职人员。

　　5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。

公司档案管理制度11

　　一、档案的建立。

　　1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

　　1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

　　1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

　　1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

　　1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的`"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

　　1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

　　1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

　　1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

　　1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

　　二、档案管理

　　2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

　　2.2档案管理要求：

　　2.2.1进行标准化的档案管理。

　　2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

　　2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

　　2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

　　2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

　　2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

　　2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

公司档案管理制度12

　　物业管理公司档案管理制度提要：

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　第一章、总则

　　档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

　　第二章、档案分类

　　一、综合类

　　（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；

　　（二）公司编文号的全部文件；

　　（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；

　　（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；

　　（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；

　　（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；

　　（七）政府各级部门发送的文件；

　　（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；

　　（九）介绍信、信函存根、电报底稿；

　　（十）公司档案的交接清册和销毁清册；

　　（十一）各职能部门、综合类档案目录。

　　二、经营管理类

　　（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；

　　（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；

　　（三）公司各部经济考核指标；

　　（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；

　　（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。

　　三、财务类

　　（一）年度审计报告；

　　（二）年初预算报告；

　　（三）财务分析报告；

　　（四）财务存档资料、文件目录。

　　四、人事类

　　（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；

　　（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册

　　（三）职工奖惩情况记录；

　　（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；

　　（五）劳动工资报表（年报）；

　　（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料

　　五、行政类

　　（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；

　　（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；

　　（三）购买固定资产计划、资料。

　　六、工程类

　　接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

　　备注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、档案保管

　　一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的`部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

　　二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

　　三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

　　四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

　　五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

　　六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

　　第四章、档案借阅

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

　　四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

　　第五章、立卷归档

　　一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。

　　二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

　　三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

　　二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。

公司档案管理制度13

　　为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、档案管理原则

　　公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。

　　二、组织

　　公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。

　　三、档案管理部门的工作职责

　　（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。

　　（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。

　　（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。

　　四、档案管理人员职责

　　（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

　　（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

　　（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。

　　五、归档公司档案室资料

　　（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

　　（二）本公司的请示与上级机关的批复；

　　（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

　　（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

　　（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

　　（六）综治工作材料；

　　（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

　　（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

　　（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

　　（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

　　（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

　　六、档案的收集与归档

　　（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

　　（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。

　　（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

　　（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

　　（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。

　　（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。

　　七、档案的保管

　　（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。

　　（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；

　　（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。

　　（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。

　　（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。

　　八、档案的`借阅

　　必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。

　　（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；

　　（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；

　　（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

　　（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；

　　（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。

　　（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。

　　（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。

　　（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

　　九、档案室保密制度

　　（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。

　　（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

　　（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。

　　（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供。

　　（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

　　（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

　　十、档案的鉴定与销毁

　　鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：

　　（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远利用价值的档案定为永久保存；

　　（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16―50年；

　　（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。

　　（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。

　　（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。

　　（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

　　十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

　　十二、本管理制度自发布之日起实施。

公司档案管理制度14

　　一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。

　　二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

　　三、档案的管理

　　(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

　　(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

　　(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正;装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。

　　(4)任何人不得私自保存他人的`档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

　　(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

　　四、人事档案是全面应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。

　　(1)履历表及其他简历材料等。

　　(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。

　　(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料;

　　(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

　　(5)历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。

　　(6)党、团组织建设工作中形成的材料。

　　(7)表彰奖励材料

　　(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。

　　(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

　　(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。

　　五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

　　(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。

　　(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需情况。

　　(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

　　(4)查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。

　　(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

　　(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。

　　(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

　　(8)档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

　　六、转递档案应遵守下列规定：

　　(1)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。

　　(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

　　(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

　　七、凡归档的材料，均应经过认真的鉴别;属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺把好"入口关";需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

　　八、凡归入档案的材料，均应按照组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档;

　　九、保管档案工作人员守则如下：

　　(1)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

　　(2)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

　　(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

　　(4)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

　　(5)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

公司档案管理制度15

　　第一章总则

　　一、目的

　　为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

　　二、范围

　　与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

　　三、职责

　　公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

　　第二章档案的内容和建档方法

　　一、客户档案的内容包括以下四项资料：

　　1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

　　2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

　　3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

　　4、交易活动现状。主要包括客户的'销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

　　二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

　　三、建档方法

　　销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。

　　第四章保密规定

　　一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

　　二、档案的保存

　　公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。

　　三、客户档案的查阅

　　1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

　　2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

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