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办公室档案管理制度

时间:2023-04-08 13:18:08 管理制度 我要投稿

办公室档案管理制度5篇

  在不断进步的时代,很多情况下我们都会接触到制度,制度是国家机关、社会团体、企事业单位,为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序,保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。到底应如何拟定制度呢?下面是小编收集整理的办公室档案管理制度,希望能够帮助到大家。

办公室档案管理制度5篇

办公室档案管理制度1

  1、学校公章由校长办公室作为机密件由专人管理,并掌握使用。

  2、以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,凭校长签发原件加盖公章。

  3、工作证、结业证、离退休证、职务(称)聘书等,由教育局或相关部门统一办理。

  4、以学校名义签订的合同、协议、订购单等,审计部门审计后凭主管校长批准签字后方可盖印。

  5、因公出差、联系业务、参加教学会议、研讨会议等必须凭证明并经校领导批准方可开具。

  6、校长工作用章(私章)必须经本人同意方可使用。

  7、私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等,需用单位介绍信,由校办公室主任批准并严格登记手续。

  8、凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现即予严厉惩处。

办公室档案管理制度2

  (一) 文件管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

  2、 文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

  3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

  4、 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

  第二条 制度规范

  1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

  2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

  4、 凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

  5、 机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

  6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。

  7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

  8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

  9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

  第三条 文件管理流程设计

  1、 内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

  3、 借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

  (二) 文书管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

  2、 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

  3、 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

  4、 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

  第二条 制度规范

  1、 根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

  2、 按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

  3、 行政办公室发出的`学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

  4、 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

  5、 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

  6、 办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

  7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

  第三条 流程设计

  起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

  (三) 档案管理制度

  第一条 管理要点

  1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

  2、 档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

  3、 根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

  第二条 制度规范

  1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

  2、 所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

  3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

  4、 各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

  5、 档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

  6、 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

  第三条 流程设计

  根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退

办公室档案管理制度3

  第一部分:档案工作总的要求

  1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针、政策。

  2、对本校各部门和有关人员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

  3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案,积极提供利用,为本校各项工作服务。

  4、为国家积累档案财富,按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案,向上级档案馆移交。

  第二部分:档案的保管

  1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。

  2、档案室负责全校档案(不含人事档案)的管理工作,有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

  3、实行科学管理,档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明,编号科学规范、查找方便。

  4、定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。

  5、档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须账物相符。

  第三部分:档案立卷归档

  1、凡记录反映本校职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料,均列为归档范围。

  2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全,按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后,再编排页号,填写卷内目录,拟出案卷标题,装订。

  3、编号抄目要严肃认真,案卷标题要简明扼要,正确反映卷内内容,由档案室统一书写。

  4、凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,书写规范,字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写,也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

  5、每年7月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务

  第四部分:档案的鉴定与销毁

  1、对档案要认真进行鉴定,确无保存价值或保管期满的档案,可确定销毁。

  2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下,由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组,负责档案的鉴定、销毁工作。

  3、经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁清册,经校有关领导批准后,方可销毁。

  4、销毁档案时,必须由两人以上在指定地点监督销毁,监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章,并注明销毁方式和日期。

  5、销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销

  第五部分:档案室的安全保密

  1、档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。

  2、未经批准,不得将档案带出档案室,档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播

  3、经常检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。

  4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定,严守机密。在调换工作时,对所管的档案要办理交接手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄漏。

  第六部分:档案的统计

  1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记,每年一次对各方面进行认真统计,做好年报表

  2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式,做到数字准确、字迹工整,不得潦草和涂改,使档案统计工作标准化。

  3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感,建立科学的档案统计工作制度。

  第七部分:档案库房的管理

  1、档案库房门窗牢固,及时关闭上锁。钥匙要专橱保管,不准随身携带。

  2、非本室工作人员不得擅入库房,因工作需要进入库房时,必须有本室人员陪同。

  3、库房要配备好“六防”设施(防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光),库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

  4、库房内橱具排列要整齐合理,要经常打扫和擦拭,保持室内清洁卫生。

  5、做好室内外温湿度记录,除湿、降温。

  第八部分:文书的立卷归档

  1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度,这是提高案卷质量的一个重要措施,文书立卷归档工作,是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏,直接影响到案卷的质量,文书人员必须认真做好。

  2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

  3、各立卷单位必须指定专人(兼职)负责本科室的立卷工作,各科室领导要加强对立卷工作的领导,将其纳入本部门工作范围。

  4、凡本校在工作活动中形成的,具有保存价值的文件材料,均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料,均应及时交有关部门整理立卷,不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况,应补办齐全,保证文件材料准确、完整。

  5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主,与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷,以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

  6、文书立卷归档的具体要求:

  (1)立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理,核对清楚,以保证归档的文件材料齐全、完整。

  (2)立卷归档的文件材料,应保持它们之间的内在联系,区分保存价值,分类整理立卷。

  (3)把文件按年度分开,不同年度的文件,不能混在一起立卷,年度工作计划和下一年形成的本年度总结,放在本年度文件内,长远规划放在所针对的开头一年;连续几年的工作总结放在所针对的最后一年;跨年度的文件归于结束的.年代。

  (4)把文件按级别分开立卷,但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内,本校的文件材料在前,上、下级的文件材料在后;其余按上、下级文件分开立卷。

  (5)按内容分开立卷,把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

  (6)把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

  (7)卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系,使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物,在右上角用铅笔编写页号,如正反两面都有文字或图表的文件材料,两面都编页号,反面编在左上角并填写好卷内目录。

  (8)案卷标题要简明确切,正确地反映卷内文件主要内容,各立卷单位负责草拟所立案卷的标题,划定保管期限,由综合档案室统一填写。

  (9)各立卷单位应按各类档案的具体要求每月月底向综合档案室移交。文书档案在下一年的6月底以前移交完毕,并履行移交手续。

  7、为了保证案卷质量,综合档案室负责督促、检查和业务指导,协助各部门做好文书立卷工作。

办公室档案管理制度4

  1、文书档案管理。

  文书档案包括上级领导机关来文、学校发文,包括各种通知、决定、批复、下达的计划等;本馆制定的规章制度、规则、细则、办法、公约等,对此类档案资料的管理做到:

  1)凡应归档的资料、文件,应在工作告一段落后,及时整理原始资料分类归档。

  2)对上级下发的有关文件,馆领导阅后,及时收回归档并做好登记,存放办公室备查。

  3)对所保管的文件,应定期清点,凡与本馆有关的备查文件原件归档,副件保留。

  4)年底按档案类别整理、装订成册,建立目录,存放办公室备查。

  2、业务档案的管理。

  业务档案包括日常业务工作统计、工作计划、专题规划、工作总结、业务报表、文献采购留存、馆长办公会及馆务会议纪要、图书馆大事等。对此类档案资料的.管理应做到:

  1)各部室做好工作统计,每月上报办公室归档。

  2)业务报表,要留底归档存查。

  3)工作计划、专题规划、工作总结、采购留存、馆长办公会议纪要等,要及时分类归档。

  4)年底按业务类别整理、装订成册,建立目录,存放办公室备查。

  3、人事档案的管理。

  人事档案包括图书馆职工的基本情况、科研情况、考核、奖励情况、先进模范典型材料等。对此类档案的管理做到:

  1)掌握本馆职工的学历、专业、年龄、业务、职称、工作履历等基本情况,对调入、调出及离退休人员及时填写登记簿,建全人事档案及跟踪管理。

  2)及时准确记录本馆各业务部门人员的调动情况及知识结构,年龄层次、职称结构情况。

  3)及时做好职工的考勤、考核、奖励与处分情况的记录,要归档存留备查。

办公室档案管理制度5

  为加强校研究生会办公室档案的科学管理,保证档案资料的系统性与完整性,现结合实际情况,特制定本制度。

  一、立卷、归档

  第一条各部门平时要做好文件的收集、整理,文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务,必须认真做好。

  第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导,并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

  第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电,内部文件,各种会议文件,文件汇编,簿、册、图表,出版编辑物原稿、磁盘等),均属立卷归档范围。

  第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用。

  第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类,分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

  1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

  2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

  3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

  4、分期限。根据文件的不同保存价值,将文件按不同的保管期限分开。

  5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

  (1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件,划为永久保存。

  (2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件,划为长期保存。长期保存为20xx年至50年。

  (3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件,划为短期保存。短期保存为20xx年以下。

  第六条文件的组合。组合的基本作法如下:

  1、法规性文件,如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。

  2、会议文件应单独组合。

  3、统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。

  4、工作计划、总结等文件,一般可按部门或社团名称组合。

  5、特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。

  第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

  第八条文件归档份数。一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件,需要办理销毁手续。

  第九条归档时间。部门应于活动后一周内,将应立卷归档的文件整理立卷,向办公室移交归档。

  第十条归档文件案卷的'要求。部门移交归档文件案卷,应符合下列要求:

  1、归档文件齐全、完整。

  2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面,填写时用中性笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

  3、档案袋的名称要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份。

  第十一条案卷文件一式两份,一份作为纸制文档保存,另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。

  二、档案的管理和利用

  第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求,对存放的各类档案进行分类整理,分类保管,编制各类检索目录,搞好档案的借阅利用、统计等工作。

  第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案,应经分管主席审查批准后,按程序进行档案销毁。

  第十四条办公室的管理贯彻"以防为主,防治结合"的原则。经常检查防护设施和档案保管状况,对破损、字迹褪色、纸张变色的档案,要有计划的进行修补、复制,保护档案的安全与完整。

  第十五条档案的利用。利用档案人员,按规定办理档案利用审批手续与有关登记表,档案用完后应及时归还。

  第十六条借用档案人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时,办公室人员要仔细检查,档案盒,发现对档案有损坏或泄密者,应及时向分管主席报告,按有关规定处理。

  第十七条办公室工作人员,接待档案利用人员要热情,认真负责,按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

  第十八条平时汇集,按实际顺序或内容分类、收集、整理,应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件,应及时请求补发或取得复印件,干部档案盒,以便存档和查阅。

  第十九条确保文件、材料的安全,做好保密工作。

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