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公文基础知识【精选】
公文基础知识 篇1
倡议书是个人或集体提出建议并公开发起，希望共同完成某项任务或开展某项公益活动所运用的一种专用书信。
【特点】
(一)倡议书的群众性
倡议书不是对某个人、某一集体、或某一单位而言的，它往往面向广大群众，或对一个部门的所有人发出，或对一个地区的所有人发出，甚至向全国发出。所以其对象广泛的群众性是倡议书的根本特征。
(二)倡议书对象的不确定性
倡议书是要求广大群众响应的，然而其对象范围往往是不定的。它即便是在文中明确了自己的具体对象，但实际上有关人员可以表示响应，也可以不表示响应，它本身不具有很强的约束力。而与此无关的别的群众团体却可以有所响应。
(三)倡议书的公开性
倡议书就是一种广而告之的书信。它就是要让广大的人民群众知道了解，从而激起更多的人响应，以期在最大的范围内引起共鸣。
【格式及写法】
倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。
(一)标题
倡议书标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的'字体写“倡议书”三个字。另外，标题还可以由倡议内容和文种名共同组成。如“关于为雅安地震灾区捐款的倡议书”。
(二)称呼
倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。如“广大的青少年朋友们”、“广大的市民朋友们”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出倡议的对象。
(三)正文
倡议书的内容需包括以下一些方面：
1.写倡议书的背景原因和目的
倡议书的发出贵在引起广泛的响应，只有交待清楚倡议活动的原因，以及当时的各种背景事实，并申明发布倡议的目的，人们才会理解和信服，才会自觉的行动。这些因素交待不清就会使人觉得莫名其妙，难以响应。
2.写明倡议的具体内容和要求
这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动，都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些均需一一写明。
倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写往往清晰明确，一目了然。
(四)结尾
结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。
(五)落款
落款即在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。
公文基础知识 篇2
一篇好的作品，必须思路清晰、具备选择材料的技能。材料是构成公文的要素之一。没有材料的支撑，主题无法成立，更谈不上有什么说服力。公文材料可分为两大类：事实性材料和观念性材料。事实性材料指客观事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等。如总结、报告中得到。观念性材料是作者从别人那里引用来证明自己的观点的理性认识。这些理性认识一般都在实践中经过反复验证，其正确性得到了人们的公认。观念性材料主要包括科学原理、定义、名人名言、格言谚语等等。
不论是事实性材料还是观念性材料，都可以以因形态、性质、来源的不同，再区分出两相对的类型来，主要有：一是个别性材料和综合性材料。单独存在的事实或个人的观点，用作材料时就是综合性材料。二是现实材料和历史材料。与作者的写作行为共同用一个时代背景的材料都是现实材料，在以前的历史时期发生和存在过的事实和观念都是历史材料。三是正面材料和反面材料。与作者的观点相一致的材料是正面材料，相违背的材料是反面材料。不过，由于作者的观点在没有确定之前是不断深化和变动的，有时甚至会走反面，因此正面材料和反面材料也会发生转化。四是直接材料和间接材料。来源于作者的直接生活经验的直接材料，通过各种渠道间接得到的都是间接材料。直接材料最为真实、生动、可靠，但数量有限，仅靠直接材料写作，内容必定十分贫乏。公文写作，运用间接材料比直接材料还要多。
公文材料的作用两大类：一是材料是观点赖以产生的基础。以上我们提到，主题的提炼在于深入的实践和丰富的材料，那是从主题的角度去看材料在提炼主题时的作用。通过对材料的.分析、鉴别、综合归纳之后产生的。二是材料是表现观点的支柱。在具体的文章中，观点不能孤立地、赤裸裸地存在，它们必须有充分的材料来证明、来支持。
公文材料的选择和使用。在写作中，材料的“真实”有两种含义。一种是指在现实生活中真正发生过或正在发生的事实，这种真实叫做生活真是或现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。公文使用的材料，应该具有典型性。典型性材料有两个特点：一是典型材料有鲜明独特的个性。简单的说一半都是具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的，它容易被人接受，能够给人留下深刻的印象。典型材料又有明显的共性特征，能够体现同一类事物的本质和规律，因而具有普遍意义。典型材料对主题的表现，能起到“以一当十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主题仍然没有得到透切的表现，文章却已经很臃肿。公文材料要新颖。有人说，音乐是靠多次重复不断加强其审美表现力的，人们一听到熟悉的曲调就感到亲切，就会动情;而文章是靠新鲜来征服读者的，人们对熟悉的文章性趣不大，却很难去集中精力阅读领会。公文也同样需要新鲜感，虽然它在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人抄袭别人、重复自己的印象。对于事实性材料而言，明天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文的作者只要密切关注现实生活，勤观察、多实践、多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料。
划分好层次和段落。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段的结构单位。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。
段落划分。就是我们平时所说的自然段。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。相对于层次的的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意一下三点：一是保持段意的单一性。只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。二是注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就结束，读者不知所云，也是结构的严重失误。三是段落安排要长短适度。段落多长才合适?这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又会将思路切割得七零八碎，读者也难以接受。
安排开头和结尾。一是开头的安排，首先要开门见山。公文开头不能像文学作品那样极尽铺张渲染之能事，制造出特定的气氛后才切入正事或正题。公文必须开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。其次要文笔简练。公文开头，多数只有一个自然段，而且不能太长。最好做到不可增减一字的地步----如果增加一字，那个字必然是可有可无的;如果减少一字，则意思无法表达清楚。
结尾的安排。与一般文章相比，公文的结尾有特殊的要求，它不能用象征、隐喻、暗示的方法去追求“言有尽而意无穷”的韵味，而必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求。公文结尾的常见体式有以下四种：一是总结是结尾。在结尾处用简洁明白的语言进行画龙点睛式的概括归纳，也就是对全文内容进行总结。二是希望式结尾。在结尾出提出希望、号召。如：“我们希望xxxx及时改变涣散的工作作风，并能在今年解决xxxx员工的基本保障问题。”三是说明式结尾。在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交代说明。如：“以上内容仅用于征求意见，不能作为执行的依据。在没有正式通知之前，必须按现行有关规定办理。”四是套语式结尾。用固定的套语作结尾，多用于请示、报告等上行文的通知、通告等普发性下行文。如：“特此报告”、“以上请示如无不妥，请予批准。”
安排主次详略。文章的各部分内容，在文章中占的的地位和所起得作用，并不完全相同，有的分量重，有的分量轻;有的为主，有的为辅。分清主次，也是结构安排的一个主要环节。详是详写，略是略写。公文写作，表现观点是可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。总的来看，公文是讲究精练使用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简练清晰，一般不写细节，更不用精雕细刻的手法。与文学写作相比，公文的略写多于详写。
那么，公文写作如何掌握详略呢?具体写法必须结合实际才能确定，我们在这里只能提供两条原则。一是以主次的地位确定详略。大多数情况下，主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写。二是以典型程度确定详略。这是指材料而言。典型材料的说服力强，要表达得充分一些;非典型性得辅助性材料，则可以表述得简略一些。
公文基础知识 篇3
一、计划文书的种类与作用
计划一类的文书，有计划、规划、方案、纲要、要点、打算、设想、预测和意见等，这些文种的内容都是写的未来，即还没有发生或将要发生的东西。但是，它们之间有范围、时间、粗细、远近等方面的差别。一般地说，规划、纲要的时间跨度大、范围广，带有全面性和长期性;方案、预测的时间跨度小，多指专项工作，思考得较细;计划的时间有长有短，内容可全面可单项，如五年计划、年度计划、季度和月度计划，其内容有国民经济发展计划、工业生产计划、教育工作计划等;设想、打算属于初步的或非正式的东西，设想的时间较长，打算的时间较短，思考不很周密，带有粗线条的想法。因此，作者可以根据内容、时间、重要程度等多种要求，确定选用哪一个文种。例如，考虑未来的十年可用规划，考虑未来的三、五年可用计划、考虑近期的要做的某项工作可用方案、意见、打算等。
计划文书在工作中有着很重要的作用：一是可以明确奋斗的目标和方向;二是对人们的行为可以作指导性的规范;三是可以激励人们的热情和斗志。
二、计划文书的基本特点
写计划一类的文书，必须了解其基本特点：
1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而写计划文书这一点尤为突出。因为，规划、计划必须事前制定，所以，在制定规划、计划前，必须有超前思想，才使规划、计划立于不败之地。
2、创新性。不论是中、长期计划，还是近期计划，其内容都要有新意。如果每年的计划都是老套套，那么这个计划可以不要。对一个地区来说，在发展的规划、计划中，要有新项目、新指标、新措施、新的增长点。否则，这个地区的经济建设望洋兴叹能前进，甚至倒退。对一个企业来说，在发展的规划、计划中，要有新产品、新技术、新的经营战略，否则，这个企业不仅不能发展，而且连生存也难以为继。所以，写计划文书一定要坚持创新精神。
3、指导性。规划、计划、方案等经过上级机关审批以后，就具有权威性。它既是行动的方向，又是指导工作的根据。所以，写计划文书前一定要认真调查研究，落笔慎重，防止失误。
4、客观性。计划文书虽然是人们主观意志对未来的设想，但是，这种思想并不是幻想，或者胡思乱想，而是有依据、有实现可能的设想，符合客观事物发展的规律。一般地说，在写规划、计划前，先要深入调查，充分占有资料，了解各种因素，在此基础上，综合分析研究，提出切实可行的任务、指标和措施。因此，计划文书是主观和客观的统一，不是纯主观的产物。
三、计划文书的一般写法
计划文书的结构，大体可分为：
标题：计划文书的标题直截了当，是什么规划、计划就是什么名称，不转弯抹角，不需要文采式的或形象生动的标题;一般也不分正副标题。例如，某某市国民经济第九个五年计划，某某县“九五”农业发展规划，某某乡20××年植树造林计划。有时在地区或单位下面插入“关于”介词，如某某局关于20××年工作计划，有点类似公文标题。总之，计划文书的标题，应该按照规划、计划的时间和内容来确定。
正文：计划文书在通常情况下，分为四个部分：
第一部分，导言。它介绍写此规划或计划的背景，交待其依据，说明目的及其重要意义。按照意思分层次写，不一定用一二三四等序数词来排列。(这部分的篇幅不要太长，如中长期的计划可以多说一些，年度工作计划或忖项工作计划用几句话交待一下根据就行)，使人知道这个规划、计划是有依据的，不是凭空写的。
第二部分，任务(含指标)。这部分是计划文书的核心，也是奋斗的目标和方向。计划文书中如果不提任务、指标，那就没有制定规划、计划的.必要。任务包括两个方面：一是总的任务和指标，说明本地区本单位在计划期内，经济增长的总体水平，达到怎样的规模，经济总量的发展要求;二是具体任务，比如农业、工业、交通、财政、金融、科技、教育、文化、卫生等行业的任务和指标，以及发展的程度。总的任务要概括写，具体任务应分项分条写。这样使人看了一目了然，知道在规划或计划期间，该地区该单位的总任务是什么，各行各业的具体任务是什么，做到心中有数、目标明确。
上述任务部分是指大的全面的计划而言，至于短期计划和某项工作计划，不必要这样分开写，总的任务和具体任务可合并起来，可分条写，也可不分条写。因为这类计划比较简单，内容又不太复杂。
第三部分，因素分析。这部分是对完成任务的各种有利因素和不利因素的分析，也可以说对完成任务的可能性进行评估，说明完成任务的有利条件有哪些，不利条件或困难有哪些，从而充分利用有利条件，正视不利因素与困难，达到趋利避害，完成与超额完成计划任务。写这部分时可梳理成几条写写，即有利条件几条、不利条件几条，对于那些不稳定的可变因素还要估计在内。既不要把各种因素写得过分具体，也不能写得空洞抽象，点明了，说到为止。因为因素分析，毕竟属于依据客观情况推断出来的认识，难免不含有个人的意志，决不能把话说死了。
第四部分，措施和步骤。这部分是计划文书的重点，也是任务部分的延伸。没有任务，就谈不上措施;没有措施，任务就是空中楼阁。所以，写计划文书两大部分最重要：一个是任务，一个是措施。这是相互依存、不可缺少的两部分。写措施可梳理几条写，可用一二三四序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，将要的放后面，尽可能写细写实，便于执行单位操作。至于不太重要的措施，可概括写，一笔而过，也可省略不写。
计划文书的四个部分，在内容上是有机的联系，是一环套一环的。即使结构有改变，或写三个部分，或写五个部分，也是四部分内容的某一部分的展开或浓缩。不管如何调整，这样三个问题是要回答的，即写计划文书的依据是什么，它的任务要求是什么，怎样来完成这个任务。只要掌握这些原则，就能驾驭自如，写好计划文书。
四、写计划文书应注意三点
1、基础材料要准确。计划文书中的设想是建筑在各种材料基础上的，是科学的设想，符合客观事物发展的规律，并不是毫无根据的天方夜谭。因此，写计划文书的各种基础材料，包括数据、信息、资源情况、历史资料等凡是需要参考的资料，一定要准确、真实、不能有假。如果以假材料为依据，推测出来的设想，将使规划、计划很难实现，还会造成重大失误。
2、任务指标有余地。计划文书里所提出来的任务、指标和各种措施要求，一定要实事求是，既不能脱离现实、好高骛远，也不能因循守旧、停滞不前。否则，不是保守，就是冒进。所以，在任务、指标、措施上应留有余地，允许上升的空间。就是说，在充分调动群众积极性的基础上，经过努力，可以实现和超额完成计划。
3、使用朴实的语言。计划文书与总结、调查报告不同，不需要生动、形象的语言，也不要更多的修辞方法，一般使用相实、庄重的语言。因为计划文书的内容，都是要求人们未来做的，只有理解明白，才能做，才能执行。所以，语言要朴实无华，不能似是而非、模棱两可，特别是任务指标决不能含糊，一定要清清楚楚，表达准确，这是计划文书对语言的要求。
公文基础知识 篇4
一、熟悉每个文种的例文
有人说过这样一句话：“天下公文一大抄”，这句话或许存在一定的夸大成分，但更多地是给我们提供了一个备考方略——通过熟悉例文掌握公文写作。在熟悉了公文的基本格式以后我们能做到“形似”，但是要让我们写作的公文更加符合题目要求，得到更高的分数，我们在写作公文时还要让我们的公文符合特定文种的一些基本特点，在形似的基础上做到特色突出。而要突出特色就要对每种文种进行深入的了解，熟悉例文是深入理解具体文种特色的最直接有效地途径。
二、熟悉公文的基本格式
公文写作和文章写作有着千丝万缕的联系，但二者也有着极其大的差别，公文写作非常注重写作的格式，因为公务文书有一个显著的特征——规范的体式。这也就给广大考生提供了一个明确的信号，在复习备考公文写作题时一定要注意公务文书的基本格式，比如公务文书的三大组成部分（眉首、主体、版记）以及每个部分中所包含的一些基本要素（如：发文字号、标题、主送机关、成文日期、附件等）。尤其要注意每一个部分的特别之处，比如发文字号的书写格式，标题的书写规范，成文日期的书写规范以及位置要求等等，掌握好了这些基本的格式要求之后，我们的写作的公文就做到了“形似”。
三、注意特殊用语
公文写作过程中注意了前面两个方面，我们可以保障写出的文章没有形式上的错误或者问题，但要想得到高分特别是要和其他考生拉开差距更多地是要做到“神似”，这时候我们就要注意每种文种的.特殊用语，比如请示的结束语使用错误就很容易形成扣分点，把“妥否，请批示”写成“妥否，请批准”，一字之差，语气就有天壤之别，得分也会有非常明显的差距。所以在备考公文写作的过程中一定要注意公文当中的特殊用语，这是公文达到神似的基础要求。
四、注意语言风格
许多考生在备考公文写作时也注意写作训练，希望通过多写多练来提高分数，这种做法值得表扬，但是在写作训练时一定要注意公文写作的文体要求，即公文的表达方式和语体特征。公文的表达方式包括叙述、说明、议论，以说明为主，在公文写作过程中一般不会使用抒情的表达方式，而有些考生在写作公文时神采飞扬，大发感慨，这样就违背了公文写作在表达方式上的要求；公文的语体特征是准确、简明、庄重、得体，一般不会出现网络流行词或者是新闻式的词语，而有些考生为了体现自己的与时俱进，在写作公文时大量使用时髦词语如“亲”“给力”等等，则违背了公文在语体特征上的要求。所以在写作公文时一定要使用规范的语言，或者使用“官方”语言，这样才会让我们写作的公文更加符合公文的“神”，也才更加符合考试的要求，也才能获得高分。
公文基础知识 篇5
(一)日用公文的含义、功用、类别
1.含义、性质和功用
日用公文，是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称;由’于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体，又被称为机关、日常事务文书，与《公文处理办法》规定的狭义公文有种.种功用、规格上的区别。它主要包括简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、报表、介绍信、礼仪函电等等。
日用公文，是机关办理日常具体事务、传递信息、联系工作、总结推广经验、处理机关之间和机关内部各种关系的一种轻便文字工具。它的文种、体制、制发、效能等，是在机关工作实践中约定俗成而由机关自身确定的，不像正式公务文书那样经有关机关用法定文件规定下来。因而，它在经由法定机关批准或作为正式文件发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关权限之内有一定的行政效力。如，某机关发生了火灾，烧毁了车库和汽车，立即写份简报给上级和有关机关，不能等一切调查清、安顿好再正式写报告，但这简报不能代替对整个火灾原因、情况、预后处理的正式报告，更不能代替购车、建库的请示;上级机关接到简报，只是“知道了”，可以不批复，也可以仍作为简报转发，提请各部门注意防火，但不能代替处分决定或批示，更不能代替对购车、建库的批复或正式行文各单位检查防火工作。
日用公文的有些文种，像简报等，在某些系统曾经被列为正式文件，但也把它们划归“参考性”文件而与“指使性”文件相区别，现仍划归日用文书。
2.类别
日用公文，种类繁多，既无法定文种，又无法定分类。我们从写作角度看，现在机关应用的所有文字材料，大体有三个类型，每个类型包含若干种。
(1)文章型：即具有一般篇章结构形式的狭义文章。日常用的有简报、调查报告、计划、总结、会议报告与讲话稿等。
(2)条款型：按条款格式结撰而成的，像机关企业里的规章制度、公约守则等等。其中章程、条例、规定是正式文件。
(3)表格型：即，有固定格式的简单文字与报表，多是先印好表格或特定项目，用时临时填写。像统计表、介绍信、请柬、条据等等。
现在主要介绍文章型的日用公文，条款型的可参照通用公文写作中的“条例”、“规定”，这里选一两种简介。
(二)特点
日用公文，作为广义公文(机关应用文体)的一种，与狭义的正式的通用公文有区别、有分工而又相辅相成。它能解决不宜或不必正式行文而又需形诸文字的问题，起正式发文之外的作用。它在广泛而快速传布信息方面与新闻文体作用相近，但又不能超出机关体系的范围，有一定的保密性。然而，它在必要的情况下，随时可以经过一定手续而转化为正式公文，或转化为新闻报道公诸报端。事物是在比较中存在的，我们在比照中可以更好地把握日用公文的特点。 1.事务性和简便性 日用公文快速传递信息等性能和新闻文体相近。有的文种，如调查报告，同时亦属新闻文体，除了组织、人事方面或有保密内容者以外，也可以在报刊上公开发表;有的`文种，像简报，稍稍改动即可以作为消息发表，大会开幕式的简报往往成为报上的新闻稿;有的可直接见报，会议报告、讲话稿就是，按语可随主文登报，亦可改为短评;有的文种，像计划、总结，也可用新闻工具发表或改作报道。随政治透明度的提高，这种情况会越来越多。但日用公文总的是与新闻文体不同的，这不同在于它的事务性，它是用来办理机关公务的。
事务性即办理公务这一点，与正式公文相同，其区别在于它办的是日常事务性的公务，手续简便、轻捷快速，一般不具法定效能;而正式的通用公文处理的是郑重的大事，有严格的制发程序，需经主要领导人审核签发，具有法定效能。
2.定向性与范围性
新闻是向全社会发布的，谁接受都可以，甚至可以超越国界;日用公文虽然有的也可以作为新闻面向全社会，但它本质上是有特定的适用范围，发放有定向性。即，每一份都在一定范围内使用，范围可大到全党全国，但还是有范围;每一份的读者都是特定的，同时有它使动的目的，不是看了就完。如，一封介绍信，是向特定机关介绍特定人员的特定情况，通常是作为机关证明所介绍的是何人、任何职、去办何事、要求给予何种帮助和接待等。它和也是介绍人物的人物通讯不同，和个人的工作证、身份证也不同，那是随便给什么人看的，也没有附印上什么特定的要求。又如，传递信息的简报，有它的发放范围和方向目标，即，这份简报报给哪些领导、送到哪些单位，都有明确规定，打破发放常规的要特意注明。它不是发向全社会的，如要在报纸、电台发表，具备公开发表的意义而又无需保密才行。总之，日用公文不是新闻，即使在政务公开的情况下，也必定有一些不宜或不必在社会上公之于众的。 3.参考性和引导性 日用公文，虽然也是办理公务的广义公文，但它与“正式公文”存在不同。首先就是它没有通用公文那种法定的权威性、强制执行作用。如，介绍经验的简报或总结，只是供有关部门参考，得到启发;领导机关可以用来引导工作向哪里发展。但是没有非要人家照办不可的效能，不能在检查工作时说：我们发了简报，你们为什么不照办!日用公文只具有对其他单位的引导性，不能要求甲省按乙省的规划行事;而对机关内部只有行政约束力，违背了“服务公约”、“图书借阅办法”等，跟犯法不同。当然，在实施范围是不容违背、破坏或执行不力的，要受行政批评、处分，但不一定构成法律犯罪，后果构成犯罪，那是超出规章、计划之外的责任事故了。当然，也与违法渎职不同。如，未办好财务手续就取款办事或超规定用车，违背了本单位财务制度或用车章程，可以批评、处罚，但与违法犯罪不同。又如，简报和总结中反映了谁受了批评和表扬，不等于正式的通报批评或通报表扬，涉及者不必在填表时填上受到过通报批评或通报表扬，而“通报”后与此不同。 4.规范性与灵活性 日用公文在机关应用文章中是最为灵活的一种，当然，它也有大体的规范，写什么不像什么是不行的。但它的活动余地最大，最易发挥创造力，而不必死守固定格式，也可不用公文术语或专门术语。它最忌“匠气”，写出来的千篇一律，像工匠做的器皿、茶杯一样。像简报，经常出甚至天天出，不宜一个模子，不宜穿一样靴、戴一种帽;调查报告，天南地北、三百六十行，所遇情况千差万别，也不可按谱填词，像有些单位那样都写成“十四件大事”的模仿之作;而应从实际出发，在格式写法、繁简详略、结构安排、开头结尾、语言口号等方面多一些变化，写得活泼生动，能读得下去听得进去。
(三)日用公文写作的重要意义
社会上和机关里少数人不重视日用公文书写作，是由于偏见和缺乏知识引起的误解。日用公文在机关应用文章担负的治理国家、管理社会、推动改革的重要任务中，具有基础性的无可替代的作用。它被称为机关工作中“基础性文书”，可从以下三个方面理解：
1.机关基础工作的重要方面
机关的基础工作是办事，贯彻决策、处理事务解决问题，在各机关之间和机关内部联系、沟通、协商、调剂。在完成机关基础工作中，使用的重要工具就是各种日用公文;没有它就难以工作。如果写得“少、快、好”，办事效率就高，就有助于完成好工作;如果马马虎虎，拖拖拉拉，用来扯皮，就会影响工作效率，造成损失;至于用来打埋伏、欺上瞒下，就是不正之风，要受到惩处。所以要做好工作，必须写好事务文书。
2.机关决策基础的组成部分
决策是机关的重要职能和工作，但决策正确与否、切实可行否，决定于决策的基础。这当中，日用公文是提供信息、情况的重要桥梁，还可以作为决策反馈或作为“准决策”(如正式批准前的计划)，听取意见而据以调整决策。只有在调查报告、简报、快报等提供的信息、反馈的基础上，在作为决策步骤的计划、总结等广泛吸取专家、群众意见和经验教训的基础上，才能作出或不断调整好科学决策。当然，决策基础是多方面的，日常事务文书是不可缺少的组成部分。
3.机关写作基础的提高阶梯
各机关在机关应用文章的写作水平上相差很大，总的说是不适应改革、发展的局面。不仅无用之文成山成灾，而且因文书写作不严格、经济合同不周严而引起的诉讼也时有所闻。据在一个专区的调查，县乡两级文书写作，合格的只占1/3，根本不合格的占将近1/2。要写好机关应用文章，除了随社会发展而在形式规范上改革之外，提高文秘写作水平也十分重要。它要有一般的语文基础与知识，更需要写作的实践和历练。刚到机关工作，最先和最多写的就是简报、调查报告之类，只有写好这些，才能写好正式公文和见报文章，它是入门和深造的阶梯。严肃认真地揣摩、写好它，不仅有助提高写作能力，而且可以帮助积累知识、材料、经验，对全面提高工作能力、领导能力、改进机关作风，意义都是很大的。
公文基础知识 篇6
1、下列符合批复写作要领的有（）
A、针对性要强
B、严格掌握行文对象
C、灵活运用结构形式
D、坚持一文一事
E、有申请就有批复
2、下列事项适用通报的有（）
A、表彰先进B、批评错误
C、任免干部D、传达重要精神或情况
3、表彰性通报的正文由下列哪几个部分组成（）
A、表彰缘由B、表彰决定C、希望号召D、知晓范围
4、通报写作要领主要有（）
A、以具体事实为基础B、以典型事例为题材
C、以教育指导为目的D、以及时有效为要求
5、下列符合答复函写法内容的有（）
A、告知情况B、答复意见C、争议结果D、结尾
6、请示的结构由以下选项的哪几部分组成（）。
A、标题，写明制发机关名称、事由与文种
B、主送机关
C、正文，包括请示理由、请示事项及请示的具体要求
D、制发机关名称与成文日期
7、关于请示的特点，说法正确的是（）。
A、请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理的问题与事项
B、使用范围广泛
C、具有执行性
D、有较强的时效性，强调及时快捷
8、下列陈述呈请性公文不得夹带请示事项的有（）
A、工作报告B、请示C、答复询问的'报告D、批复
9、下列说法符合工作报告写作要求的是（）。
A、适宜采用概括叙述的表达方式，避免描述事情的细枝末节或罗列数字
B、中心明确，重点突出
C、报告内容应有新意
D、点面结合，实事求是
10、在撰写总结报告正文的开头部分时通常采用何种方法（）
A、介绍工作的成绩及工作进程
B、叙述占有的材料
C、概述基本情况
D、简要揭示总结的主题，为进一步展开叙述奠定基础参考答案
1、ABCD 2、ABD 3、ABC 4、ABCD 5、ABD
6、ACD 7、AB 8、AC 9、ABCD 10、CD
公文基础知识 篇7
一、公文概述
什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物;公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。
公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等。
写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。
根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令);②议案;③决定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 函; 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议;②决定;③指示;④意见;⑤通知;⑥通报;⑦公报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 条例; 12 规定; 13 函; 14 会议纪要。
以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。
公文的处理程序一般包括：①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;⑤审核、签发;⑥编号、印发;⑦立卷(归档);⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。
二、公文的格式与要素〖ht〖kh*3/4公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
(一)发文机关(版头)
发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：
1、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。
2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委员会(函)”。
3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。
至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。
(二)公文份号 〖ht公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。
(三)秘密等级 〖ht公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“”，“”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按30年、20年、xx年认定。
(四)紧急程度
紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。
(五)发文字号 〖ht发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第12号文件，发文字号为“国发〔1998〕12号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。
(六)签发人签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发;二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
(七)标题
公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。
公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关;“关于加强血吸虫病防治工作”是事由;“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。
拟写公文标题时，应特别注意以下几点：
1、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的.标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。
3、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。
4、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。
5、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：
国务院关于依靠科技振兴农业
(八)主送机关
加强农业科技成果推广工作的决定
主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。
确定主送机关应注意：
1、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。
2、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送;除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
3、批复下级请示，只能主送原请示机关(单位)，对相关机关(单位)，用抄送。
4、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。
(九)正文
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。(写法见后)
(十)附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
(十一)印章
印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。
(十二)成文时间
一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
(十三)附注 〖ht附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
(十四)主题词 〖ht主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
(十五)抄送机关
民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。
(十六)印发机关和时间
印发机关，为发文机关的办公部门;印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。
三、公文正文的写作方法
草拟公文正文必须符合以下要求：
(一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“1994年”不能写成“94年”。
(四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。
(五)结构层次序数，依次为“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。
(六)公文中应使用国家法定计量单位。
(七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。
(八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。
(九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。
公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的(或结论)三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的(或结论)是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：
(一)向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。
(二)写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。
(三)向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。
(四)向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。
(五)写复文(对下级请示的公文的批复)，一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。
通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。
第二、文字表达简明、确切、条理清楚。
简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。
条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论(新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。
公文基础知识 篇8
第一章公文的基础知识
一、什么是公文？
公文是法人之间为处理各种事务而形成的具有特定格式的书面文字材料。公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。
二、公文的种类？
1《国家机关公文处理办法》中规定的公文种类有十三种，即：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。
2《中国共产党机关公文处理条例》中规定的公文种类有十四种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。3企业常用应用文
通知、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结等
三、公文的作用
1策令作用2规范作用3计划作用4组织作用5协调作用6控制作用7协调作用8联系作用9凭证作用
第二章公文撰写方法
一、总结
1.怎样撰写总结
总结――是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼出规律性的东西，以便指导今后工作。
2、总结的分类
总结按照其工作范围的不同，可分为：综合性工作总结和专题性工作总结。
3、总结的文章结构
①标题：由单位名称、时限、内容、文种四部分组成
②开头，即情况概述。
③主体，即经验体会。
④结尾，即存在的问题及今后努力的方向。
4、撰写总结要注意以下四点：
①收集和占有材料
②实事求是，一分为二
③围绕中心，突出重点
④叙议结合，语言简朴
二、计划
1、怎样撰写计划
计划――为做好某项工作或完成某项任务，根据上级的要求，结合本单位实际情况，确定具体的目标、要求，提出相应的措施和办法而预先作出安排时拟定的一种公文。
2、计划分类
按时间划分年度计划、季度计划、月份计划、一周计划；按范围划分单位计划、部门计划、车间（处室）计划、科室计划.
3、计划的文章结构
①标题：一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成
②正文：前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。 ③主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。
④结束语
4、撰写计划要注意以下三点：
①从实际出发，量力而行
②计划中的目标、任务、指标等要写明确
③使用表格式表达计划内容，表格设计要简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时，可以把计划内容分成几张表格来体现。
三、请示
1、怎样撰写请示
请示――下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级解决、批准或指示时使用的文种。
2、请示的分类
请示大体上有五种，即审批事项请示、解决问题请示、建议性请示、请求性请示、答复性请示。
3、请示的文章结构
①标题：要准确点出请示事项。
②主送机关：坚持“主送一个机关”的原则。
③正文：
请示缘由
请示事项
结束语
落款
4、撰写请示要注意以下三点：
①不越级请示
②不多头请示
③要一文一事
四、报告
1、怎样撰写报告
报告――向上级汇报工作、反映情况、提出意见、报送材料、答复上级询问时使用的文种，可分为综合报告和专题报告。
2、报告的文章结构
①标题：要准确点出报告事项。
②报告引据：用简明扼要的语句交待出全文的主要内容。 ③报告事项
④结尾
五、会议纪要
1、怎样撰写会议纪要
会议纪要――传达会议议定事项和主要精神，要求个与会单位共同遵守和执行的文种，它是将会议研讨情况和成果摘要综合而成。
2、会议纪要的分类
会议纪要可以分为办公会议纪要、专题会会议纪要、座谈会议纪要。
3、会议纪要的文章结构
①标题：单位名称+会议名称+文种；会议名称+文种
②正文：
③总结部分
④分述部分
⑤结尾
六、述职报告
1、怎样撰写述职报告
述职报告――述职者在被考核过程中，向自己的任命部门和上级领导及职工群众汇报自己在一个时期内守职、尽责和施政情况的书面报告，是干部考核过程中普遍使用的一种事务文书。
2、述职报告的文章架构
①标题
②称谓
③正文：
④开头部分
⑤主体部分
⑥结尾
⑦落款
3、撰写述职报告要注意以下两点：
①实事求是
②语言要恰当、得体
第三章公文写作技巧
一、公文写作的基本套路
公文写作的基本套路三段式：
1、是什么
2、为什么
3、怎么办
即：提出问题――分析问题――解决问题
二、要养成打腹稿的习惯
打腹稿的过程就是谋篇和立意的过程：
1、正确领会领导意图
2、拟定写作提纲
三、公文写作怎样收集材料
公文材料是公文写作的物资基础
1、以前的`和最近的
2、正面的和反面的
3、点上的和面上的
4、直接的和间接的
四、熟记公文的结构
从公文结构的整体来分析，一般的结构为：
开头――主体――结尾
五、公文开头的几种写法
公文开头要开门见山，起句立意、简洁精炼、富于概括力。
1、根据式
2、原因式
3、目的式
4、引文式
5、时间式
6、事实式
六、公文结尾的几种写法
结尾是对全文的总结，应简明概括，意尽言止。
1、总结式2、展望式3、号召式4、要求式5、特定式
第四章公司行政公文处理常识
一、行政公文管理和制发的责任单位
公司总经理办公室是本公司公文处理的管理部门，对各职能管理处室起草的以公司名义制发的上行、下行和平行公文进行审核和管理，从政策、格式、行文规则上把关。未经总经理办公室审核登记，任何车间和处室均无资格以公司名义制发公文，没有法定效力。
二、公文格式
1、公文标题中除法规、规章制度类名称加书名号外，一般不用标点符号。
2、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。写在正文之下，成文日期之上。
3、公文除“会议纪要”以外，都应加盖印章。
4、成文日期以负责人签发的日期为准。
三、发文办理
发文办理是指公司名义制度公文的全过程，即：
草拟→本处室负责人签字→会签→审核→签发→登记、批发文字号→打字→校对→缮印→用印→登记、分发
※必须明确的几个问题：
1.引用公文应先引标题，后引发文字号
2.公文结构层次序数
3.应当适用国家法定计量单位
4、公文中的数字
5、拟制公文
6、装订要求
7、公文的版面要求
公文基础知识 篇9
第一节 博览广采勤积累
“日日走，行万里路;时时学，破万卷书。”要想“下笔如有神”，就需“读书破万卷”。大持人杜甫的著名诗句“读书破万卷，下笔如有神”，深刻而准确地阐明了勤奋学习、博览广采对写作的至关重要性。
一、博览广采有利于端正自己的写作态度
古人云：“文如其人”。什么样的人就写什么样的文章。一篇好的文章，不仅文字优美，构思巧妙，而且还饱含着作者对生活的热切向往，对事物的深刻认识，是作者思想品格、理论修养、思维能力、语言储备等综合素质的全面体现。认真负责、善于思考者，其文章就严谨有序、简洁有力;和善厚道、不图虚名者，其文章就深沉含蓄、真挚朴实;满腹虚荣、作风浮漂者，其文章往往滥用修饰、华而不实;头脑不灵、思路不清者，其文章往往杂乱无章、缺乏逻辑。
人们的写作态度与思想修养和工作作风有着密切关系，思想修养和工作作风都需要通过读书看报来不断提高。“读一书，长一智。”、“读书多，积理富。”、“读好书是一种乐趣，一种情操，一种向全世界古往今来的伟大和名人求教的方法，一种和他们展开讨论的方式，一封迈进科学宫殿和未知世界的入场券，一股改造自己，丰富自己的强大力量。”(王梓坤《中国科学院院士自述》)“读书绝不是要使我们散心消遣，倒是要使我们集中心知;不是要用虚假的慰籍来麻痹我们，使我们对无意义的人生视而不见，而是正好相反，要帮助我们将自己的人生变得越来越充实、高尚，越来越有意义。”(黑塞《获得教养的途径》)看来要想提高自己的思想修养，改进工作作风，端正写作态度，就必须多读书、读好书，通过读书看报，净化心灵，陶冶性情，提高修养，完善自我。
不少人通俗地认为：看一个人如何安排自己的业余时间，便知道他有没有品位、有没有出息。因为上班时间大家做的是基本相同的工作，要想与众不同，有所发展，有所进步，就需要有大量的业务时间投入。如果整天迷醉于搓麻将打扑克上网聊天，一坐几个小时，或者傻呼呼地看几个小时的电视，还想提高写作水平，写出有分量的文章，开创出令人羡慕的美好前景，人世间哪有那么好的美事。
同时，若想写好一篇文章，要经过立意拟题、选材构思、执笔成文、修改完善等一系列复杂过程，要苦苦思考、反复琢磨，熬时间、费心血、伤脑筋，确实不易。有时为了给领导写讲话，加班加点，领导在台上有声有色地讲一通，但很少有人想起执笔者;有时没能很好地领会领导意图，稿子写的一般，就得推倒重来，不仅领导有看法，自己也感到很内疚。对于这种劳神费力的苦差事，缺乏品格修养和奉献精神的人，是不愿干也干不好的。
要想做好文，需先做好人。人过于平稳舒适，往往会流于平淡，过于清闲安逸，往往会无事生非，几经磨难才能造就不凡，奋进忙碌就会光明灿烂。要想提高写作水平，在事业上有所发展，一方面需要刻苦学习，不断加强自身的道德品质和思想情操等方面的修养，一方面需要正确认识苦与乐的辩证关系，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观，淡泊名利，默默耕耘，无私奉献，甘为人梯。成绩来自付出，有付出必定会有收获。
二、博览广采是写作必要的知识准备
写文章一方面需要从生活中取材寻源，把现实生活作为写作的动力和源泉，从中选取活生生的感性材料，另一方面需要勤奋学习，博览广采，掌握大量的书本知识。
我国伟大的历史学家、大文豪司马迁将其学习的一生概括为：“行万里路，读万卷书，通天下之遍，成一家之言。”这向人们昭示：他之所以能通天下之遍，成一家之言，主要是因为读了万卷书，借鉴和吸收了他人的经验和智慧;行万里程，直接获得了感性材料。司马迁如果不阅读大量的史料，就无法写出伟大的传记文学作品《史记》。曹雪芹若没有园艺、服饰、建筑、天文、历史、医学等多方面的知识，就写不出文学巨著《红楼梦》。写作前的知识准备，是写作的重要环节，无论是初学写作者，还是大作家，都不可逾越。我们常常羡慕有些同志的写作水平，却忽视了他们的勤学好学。许广平同志对鲁迅写作前所做的准备工作是这样叙述的：“鲁迅在写一篇稿件之前，常常有一个很长的`酝酿时间。有时间遇见朋友，他就会谈起来，说他看到了什么材料，想写个什么东西;有时候也不讲，静静地读书，默默什么地思索，或者暗自打腹稿。有时候，看起来鲁迅写得很快，但是日常不断的多方面学习、积累的结果，是勤学苦练的结果。他从来不浪费一点一滴的时间，有机会就读书。……”
像鲁迅那样的大文学家，尚且孜孜不倦地学习，我们这些初学写作者，就更应该加倍努力了。只有积累了丰富的知识，掌握了相应的写作技法，才能触类旁通，加深对事物的理解与认识，对事物的表现才会生动、传神，对问题的分析才能透彻、深刻，对未来状况的预测才能科学、准确，文章才能写得好、写得快。
三、博览广采的同时应当勤于积累
俗话说：“柴砍的再多，若无绳子捆扎，仍然背不下山;书谈得再多若无线索贯穿，仍注不入脑海。”学海无涯，人生短暂。对一个人来说，一方面对看过、听过的东西，要及时加以梳理，去粗取精，去伪存真，将那些对自己有用的内容积累起来，经常翻阅，使自己对其留下深刻印象;另一方面应当根据工作性质不同，有针对性地搜集与本工作有关的资料和知识，以便尽快进入角色，提高写作水平。
就初学写作的同志来讲，积累的重点应当是积词汇、积名言佳句、积剪报、积实用文体范例等等。
积词汇。词汇作为词和固定短语的总和，我们掌握的越多，语言就越丰富，表现力就越强，写作起来就会得心应手，行文流畅。要掌握大量的词汇，必须依靠平时的学习积累。积累词汇的方法主要有三种：一是深入实际，在丰富的语言生活中有意识地收集、记录;二是认真阅读古代的、现代的、经济的、政治的等作品，对自己尚未掌握并且较为精彩的词汇，及时记下，从中汲取语言;三是在写作实践中熟悉掌握各类词汇，关于运用各种词汇。积累词汇必须认真、细致，对于较为生疏的字、词及短语，一定要随时查阅工具书，将其注音、释义等批注在文章旁边，弄通弄懂，不留死角，这是提高文字水平的有效途径。关于集词对于提高文字水平的积极作用，本人深有体会。我在高一之前，理科较好，文科较差，对此非常焦急，应告诉了教我化学的杜老师。杜老师告诉我，转眼之间就要高考了，依靠看小说等课外书籍来提高语文水平已经来不及了，只有一个办法，就是身边一定要有本字典，无论是看语文、政治、地理、历史等文科方面的书，还是看数字、物理、化学、生物等理科方面的书，遇到不认识，或者虽然认识便不知道是什么意思和如何运用的字、词、成语及句子的时候，要随手查阅字典，标上记号，加以注释，牢牢记住。照此方法，我坚持了一年，1982年高考时语文成绩果真有明显提高。篇6：公文写作基础知识
文书一词，在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作，也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。
文件同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议，会议结束之后，要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件，即指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是，对于一些重要的文件，如：中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。就某一单份的文件来说，人们也习惯地称之为一份文件，而不叫一份公文或一份文书。
至于公文的概念，它的特指范围是很清楚的，是指各级关单位为了办理公务二产生的文书或者文件。从这个意义上说，它是公务文书或者公务文件的简称。
从一些史籍的记载来看，文书、文件和公文这三个要领是分别在不同的历史时期出现的，有一个产生和演变的过程。
“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》：“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”王充《论衡·别通》也有关于“文书”的记载：“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。”这些地方所说的“文书”，是泛指古代的文籍图册。在我国先秦时期，“文”与“史”是很难分开的。“文书”的概念范围要大些，一些有史料价值的文字材料都可称之为文书。
汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。《汉书·刊法志》：“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驿》诗有“满眼文书堆案边，眼错偷得暂时眠”的句子。这些地方所说的“文书”就是指的公务文书。
“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文，指官府之间往来的公事文书。如《后汉书·刘陶传》：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”是说东汉末年，黄巾起义的领袖张角等人势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷。《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。自此以后，公文就成为公务文书的统称了。
“文件”一词，大约在清末才出现，当时在外交文书中提到“寻常往来文件”，“交涉文件”等。宣统三年五月，朝廷三年五月，朝廷颁布的《内阁属官官制》，将“掌本阁公牍文件”，作为承宣布厅职责之一。后人承袭历史，文书、公文、文件这三种叫法一直沿用至今。篇7：公文写作：公文基础知识及写作
所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等
公文基础知识 篇10
一、单项选择题
1.由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动,是发文处理中的( )。
A.会商
B.审核
C.注发
D.签发
[解析]D发文处理中，签发是指机关、单位领导人对已审核的文稿进行最后审定并签署印发。会商是指当公文文稿内容涉及有关机关(部门)的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。
2.以机关名义发文的重要文稿，由( )审核。
A.机关综合办公室部门的负责人或由其授权的机要秘书
B.组织机构的负责人
C.授权的秘书人员
D.机关领导人亲自
[解析]D审核文稿工作有分工，以机关名义发文的重要文稿，由机关领导人亲自审核。
3.如下公文处理环节属于发文处理过程的是( )。
A.拟办
B.审核
C.批办
D.注办
[解析]B公文的发文处理程序为：拟稿→核稿→审批→审核→会签→发文编号→制作→校对打印→封发→归档。
4.下列哪一种情况，可越权批办文件?( )
A.经过授权
B.避免积压
C.急需处理
D.属一般性文件
[解析]A注意掌握批办的主要内容。
5.以下哪一做法是在催办、查办工作过程中都共同具有的?( )
A.对公文产生时效的全部过程都需给予监督控制
B.查办、催办之目的都要求能按时、按质、按量地将有关事务办毕
C.查办、催办都以一份具体的公文为单位展开
D.查办、催办都是带有监督性质的管理活动
[解析]D掌握催办和查办的工作过程。
二、多项选择题
1.维护公文的稳定性易出现的问题是( )。
A.仓促制定文件，不合实际 B.规定的表述过于绝对化
C.内容不全面 D.层次混合、割裂事项联系
[解析]AB注意对管理公文过程内容的掌握。
2.公文处理必须遵行的原则有( )。
A.全面质量原则，创造全面优质
B.简化原则，即在保证功能的前提下，对有关事物化繁为简
C.时效原则
D.法制原则，使公文处理活动法制化、规范化
[解析]ABCD略
3.以下关于办毕公文的处置说法正确的'是( )。
A.销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所作的毁灭性处理
B.清退公文可以成批定期进行，也可不定期进行，甚至阅后随即清退
C.无论何种情况，个人都不得私自销毁公文
D.立卷的基本方法是把握公文特征，进行有效的分类、组合、编目
[解析]ABD掌握办毕公文处理的相关内容。
4.销毁公文的主要方式有( )。
A.焚毁 B.重新制成纸浆 C.掩埋 D.清洗消磁
[解析]ABD略
5.积累与占有材料的途径主要有( )。
A.观察体验 B.调查采访
C.文献采集 D.按主题表现的需要编创
[解析]ABC积累与占有材料的途径主要有三条：一是亲自观察体验;二是调查采访;三是从已有文献资料中采集资料。
三、判断题
1.档案主要是从公文转化而来的，今天的档案是昨天的公文。(√ )
2.承办是公文处理的中心环节。(√ )
3.批办是指机关或部门的领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动。(×)
[解析]原题是批办的定义，而批办是指由主管部门或综合部门负责人对收文如何办理提出建议性处置意见活动。
4.机关正职因故离职时，副职领导才可以签署。(√ )
5.需核稿的公文，在签发之后必须加以核稿。(× )
[解析]签发是对文稿的又一次全面核查，签发人在批注之前，必须对文稿作全面审核
公文基础知识 篇11
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。篇2：公文写作基础知识
一、按形成和使用的公务活动领域划分
1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。
2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。
二、按公文的来源划分
1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。
2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。
3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。
三、按公文的行文关系和行文方向划分
1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。
3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
四、按公文的秘密程度和阅读范围划分
从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：
1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。篇3：公文写作基础知识
公文的结构分三部分：版头、主体、版记。
版头有六个要素，份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人。这六个要素中，发文字号作为区分两份公文最主要的区别，也是考试中最重要、最常考的考点。发文字号由“发文机关代字、年份号、顺序号”三部分组成的，其中年份号必须用六角号括住，如果是大括号、中括号或小括号则是错的，改错时尤其要注意这一点。在顺序号那里也容易出错，如在顺序号前面加“第”或标虚位等，正确的发文字号表示如下“国办发〔20xx〕5号”。
版头六要素
版头六要素并不是所有公文都必备的，有些要素是可能有也可能没有的，如份号，涉密公文必须有份号，而不涉密的就可有可无;密级和保密期限以及紧急程度也是，只有涉密的公文才需要写密级和保密期限，紧急的文件才需要写紧急程度，其他的则不需要;只有在上行文中才需要标注签发人，下行文和平行文则不用。还有一点需要注意的是，如果标注签发人，则发文字号和签发人分居红色反线上方左右两侧，左右各空一格编排。
主体
公文主体是考查的'重中之重，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和印章、成文日期、附注以及附件等组成的。在标题这一块，专家提醒大家注意标题的三种形式，完整形式：发文机关名称+事由+文种;简略形式：事由+文种或者只有文种。在改错时，尤其要注意标题中的发文机关名称要和后面的发文机关署名一定要保持一致，如果不一致，根据正文确定发文机关后修改。在公文改错或者公文写作中，不建议大家把标题拟成只有文种的这种简略形式，这种有点投机取巧的做法，虽然不能称之为错，但是会影响得分，所以最好写完整形式的标题。
主送机关这一块，需要注意两点即可，一是主送机关必须是“机关”，而不能是个人，如果主送机关写的是“XX机关领导”一定是错的;第二是要注意主送机关为多个时它们之间的标点符号，一般遵循“同级不同类的用逗号隔开，同级同类的用顿号”这样的原则。正文部分，大家按照一般的语言要求语句通顺、表达准确、无歧义即可，但是要注意请示只能“一文一事”，如果出现了多个请示事项的，一定要把附加事项进行删除。
附件说明的修改需要结合正文来看，如果正文中出现了“见附件”的字样，而后面没有附件说明的，一定要把附件说明加上。在加附件说明的时候，一定要注意附件的名称不加任何标点符号。后面的发文机关署名和印章以及成文日期这一部分，需要大家注意两点，一是大部分公文都需要盖章的，大家在发文机关署名后面加“(印章)”即可，此时成文日期右空四格;二是成文日期必须用阿拉伯数字，年月日标全，且不标虚位，如“20xx年11月6日”。
附注是在成文日期下一行右空两格用小括号标注的部分，有时有，有时无，所以无需刻意添加。不论是在公文写作还是公文改错里面，附件一般不会出现，装订时也是在后面，所以有人会认为附件是版记部分。大家一定要记清楚附件是公文主体的组成部分。
版记
版记主要由抄送机关、印发机关和印发日期组成。其中，印发机关和印发日期位于版心的最后一行，分列左右两侧，左右各空一格，印发机关与发文机关可以不一致，印发日期也可以迟于成文日期。
对于公文格式的掌握，专家建议大家拿出一张白纸把公文的各要素写出来，多写几遍，脑海里就会留下一份完整的公文格式。这样，不论是公文改错还是公文写作，格式这一块拿分就会易如反掌。篇4：公文写作基础知识
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：
(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。
(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。
(4)公文是办理公务的重要工具之一。
常见的公文格式有函、请示、报告、通知、规定的公文格式等，下面是十三种公文写作格式：
(一)命令(令)
1、命令(令)的用途：
(1)依照有关法律公布行政法规和规章;
(2)施行重大强制性行政措施;
(3)嘉惩有关单位及人员。
2、命令(令)的种类：
(1)发布令
(2)行政令
(3)嘉奖令
4、命令(令)的写作：
(1)发布令：
标题：发令机关名称或发令机关领导人职务名称+文种，如：《中华人民共和国国务院令》。
令号：位于标题下面，令号不按年度编排，而是从发令机关领导人任职开始编流水号，至任满为止，下任另行编写。
正文：说明公布的法规名称，通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。
落款：签署发令机关领导人的职务名称和姓名，然后注明发令日期。
(2)行政令：
标题：发文机关名称+主要事由+文种，如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。
正文：①说明发布命令的缘由，做到理由充足，使人信服;②写出命令的具体内容，包括强制性行政措施及执行机关等，要求条目清晰，层次分明，便于执行。
(3)嘉惩令：
标题：发文机关名称+主要事由+文种。
正文：包括嘉奖缘由、嘉奖事项、发出号召三个方面内容组成。
5、写作命令(令)的注意事项
(1)内容要符合有关法律和政策。
(2)态度要鲜明。
(3)文字要简炼，结构要严谨，中心要突出，语言要肯定。
(4)发文机关要合乎要求。
(二)决定：
1、决定的用途：
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是一种重要的指挥性和约束性公文。
2、决定的写法：
(1)标题：作出决定的机关或通过决定的会议名称+决定的事由+文种，如：《××市关于平衡财政收支、严格财政管理的决定》。
(2)题注：会议通过的决定，要加上题注，说明这个决定是什么时间，在什么会议上通过的。
(3)正文：按其具体用途和内容不同分为两类：
①对重要事项作出安排的决定。主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、人事安排决定、授权决定及发布法规性事项的决定等。其正文包括两部分，一是说明作出“决定”的根据和执行名称;一是分条写明决定事项。
②对重大行动作出安排的决定。这是一种事先对某项重要工作的开展进行布置的决定，指挥性极强。正文通常包含两层意思，即通过或制发决定缘由和决定的事项。
(4)结尾：重申要求，明确工作步骤或申明要求发出号召。
3、写作决定的注意事项：
(1)要作好调查研究。
(2)要做到观点鲜明。
(三)公告
1、公告的用途
公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。
2、公告的写作：
(1)标题：
①发文机关+文种，如：《中国人民银行公告》。
②发文机关+事由+文种，如：《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。
(2)正文：大都只限于宣布具体事项。也有的公告正文相对复杂一些，即包括缘由或根据、事项和结语三项内容。其常用“特此公告”作结或省去结语。
(四)通知
1、通知的用途
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2、通知的写法：
(1)格式：
用公文的一般格式。
(2)标题：
发文机关+事由+文种，如：《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》。
事由+文种，如：《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。
(3)正文：
1)批示性通知
批示性通知含“颁发”型通知、“转发”型通知和“批转”型通知三种。
a)“颁发”型通知
公文基础知识 篇12
第一节公文处理概述
一、公文及公文处理工作的重要性
1.公文是领导机关决策的产物，是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具，公文处理基础知识。公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的。大量历史事实证明，一篇正确而优秀的公文，可推动社会历史前进，促进经济社会的发展，实现国家和民族的振兴。例如，党的十一届三中全会通过的《中共中央关于建国以来若干历史问题的决议》，从而使中国发生了翻天覆地的变化，实现了中华民族的伟大复兴。南朝刘勰说：“章表奏议，经国之枢机。”三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业，不朽之盛事”。说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”。反之，一篇错误的公文，可把社会引向倒退，造成国家和民族的'灾难。例如，1966年中共中央下发的《关于开展无产阶级的通知》，把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘。所以，公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否，决定国家的兴亡。
2.在当代的领导、管理和服务工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。从一定的意义上说，公文正确与否，决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否。
公文的作用主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用，秘书工作《公文处理基础知识》。这是被大量事实证明了的历史结论。
3.公文处理水平代表一个机关（单位）的水平，即代表一个机关（单位）的决策、领导、管理、服务水平，反映了一个单位的整体素质。所以，每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员，都要重视公文处理工作。
二、公文及公文处理的涵义
1．公文的定义。
“公文”一词，源于晋代陈寿的《三国志?魏志?赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民。”当时仅指一种体式的公务文书。最早的公文总称为“书契”。其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称。随着社会的发展进步，公文的种类、名称及其内涵不断发展变化。
公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等。“文件”一词是外来语，来自拉丁语docememtum，相当于汉语的“证据”。在我国，“文件”有广义和狭义之分。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。
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