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物资管理对人员的要求
物资管理制度
1目的
1.1规范采购部直接分管的物资采购、检验、入库、出库及库存管理流程。
1.2加强物资管理程序控制，明确相关部门及采购人员的责任。
2适用范围
公司一切物资的采购、检验、入库、出库及库存管理。
3职责
3.1 本制度由采购部负责编制、完善并实施；
3.2 公司物资管理相关环节执行本办法；
3.3相关验收部门负责采购物资的检验验入工作；
3.4财务部、办公室负责监督、检查本办法的实施及对违规行为进行查处和处理。
4物资申报与审批
4.1物资申报
4.1.1常规作业日常用物资，由仓储科根据各部门物资消耗情况对库存数据进行平衡，填写《物资申购单》；常规作业停止时，各作业单位必须提前通知仓库。
4.1.2 非常规用料，由需求单位提出需求并填写《物资申购单》。
4.2物资审批
4.2.1各单位《物资申购单》在报送前，必须严格履行审批手续，对无经办人签名无审批手续的《物资申购单》，采购部门一律不予受理。
4.2.2各单位申报的《物资申购单》一律由公司总经理审批。
4.3物资申购单的报送与撤消
4.3.1各单位申报《物资申购单》一式两份，经总经理批准后，一份自留，一份于当日报采购部。
4.3.2物资申购单需撤消时，原申报单位应立即书面通知采购部，并注明撤消原因。
4.3.3原申报单因已定货未能撤消时，采购部应函复原申报单位的撤消通知。
5物资采购的原则
5.1物资采购统一由采购部门采购，非采购人员一律不得私自采购物资，否则仓库不予验收入库，财务不予结算。
5.2采购部严格按照《采购计划单》组织采购，货比三家，优中选优，做到同种物资比质量、同种质量比价格、同种价格比服务，以确保采购物资的最佳性能价格比。
5.3对首次采购的物资，条件允许的情况下，应尽量争取先试用后付款。价格难以确定的，也应根据同类物资市场行情和以往的经验，确定参考价格。
5.4常用物料以《采购订单》的形式与供方进行订购，非常规大宗物料采用购销合同方式进行订购。
6物资的采购
6.1属现款结算的物资采购，采购员根据采购计划单预估当日购物所需货款，经总经理签字批准后，到现金出纳员处办理借款手续。
6.2需要根据样品采购的物资，采购员要到仓库拿取样品，并办理登记手续，订完货后把样品返回仓库。
6.3在临沂能购买到的物资在叁天内必须到位，急用的物资当天尽量购回，经多方面了解确实无法订购的，要在计划单上报后的三天内，列出清单报至采购经理解决。
6.4有特殊要求或型号不确切的，可要求申报单位派人协助采购。
6.5因供货周期、规格制定不合理或其它不清楚项，采购员要及时与申报单位落实，达成一致后实施采购。
6.6订单确认后按订单流水号存档管理。
6.7当日物资采购完毕后采购员要填报《物资采购清单》，一式三份，一份上报采购部经理，一份报送仓储科，一份自存备查。
7采购物资的结算
7.1增值税发票开列要求：
7.1.1对供货单位为一般纳税人的，采购的物资一律要求提供增值税专用发票，对初次提供发票的供货单位要求提供“三证”（即营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证书），（目的是规范取得专用发票，防止取得虚开发票给公司造成不必要的损失。）并保持发票的完整性、平整，不得涂改、模糊不清，特别对密码区内及金额、税额、价税合计处不准有压痕或其他杂迹。
7.1.2收款人、复核人、开票人、必须打印齐全或盖私章，开票人和复核人不能是同一个人。
7.1.3发票专用章上的单位名称、税号必须与供货单位及发票上的名称、税号完全一致；公司购货单位的相关名称、税号等相关信息要准确无误。
7.1.4发票专用章要清晰、位置正确，不能盖有现金收讫章。
7.2普通发票开列要求：
7.2.1取得的普通发票要正规、合法，所填项目要齐全、大小写必须一致、填票人、收款人要写全称、内容一致、字迹规范、不能涂改。
7.2.2加盖发票专用章或财务专用章，同时盖章要清晰，必须一次性复写不能盖有现金收讫章。
7.2.3发票通过邮寄的，凡是增值税发票的采购员必须要求供应单位以特快专递的
形式邮寄，并在中间夹张纸以免复写。
7.2.4采购员接收到发票后，需妥善保管以免丢失。
7.3物资款结算：
7.3.1现金结算：采购员于采购业务结束后持所购物资的申购单、发票、入库单到财务办理结算，并抽借据。
7.3.2银行存款结算：采购员于采购业务结束后，持所购物资申购单、发票、入库单、供方客户账号到财务部，财务部报经总经理批准后安排付款。
7.3.2所报发票必须符合发票开列要求中的各项规定，否则退回采购经办人员重新开列，造成损失的由采购经办人员承担。
7.3.3办理结算时，如由于采购人员疏忽大意将产品规格、数量开错及其它无法结算时，要及时退回采购经办人，采购员接到发票后无待殊情况外，于24小时内落实完毕后报帐。
8采购物资验收入库
8.1仓库对采购人员购入的日常用物资，一律凭“物资申购单”、“物资采购清单”和随货发票进行验收。凡品名、规格、数量、价格相符的给予入库，并开具验收入库单。
8.2非常规用物资由仓库通知相关部门人员任“物资申购单”、“物资采购清单”和随货发票进行验收。凡品名、规格、数量、价格相符的给予入库，并开具验收入库单。
8.3物资检验合格，检验人员填报《物资检验报告》以明确责任。
8.4对以下几类情况，仓储科不予入库：
8.4.1对采购人员所采购的物资因名称、规格、数量与原申报单内容不符的不予入库。
8.4.2对部分特殊物资（数量不确定的）的数量与申报单不相符时，可以验收入库，但因少购影响了作业或多购造成了库存积压时，责任人（采购者）应承担相应的经济责任。
8.4.3采购人员根据所采购的物资填写《物资采购清单》，物资名称、规格、单价、数量、供应商名称、票据类别等内容必须填写完整、清楚、准确，同时与物资发票必须相符，否则仓库不予入库。
8.4.4对采购人员所采购的物资价格超过市场行情的,由采购部负责查清原因: 凡因采购人员不负责任造成采购价格不正常的，由相关采购人赔偿超出的价格差；凡因使用单位急用或特殊指定造成采购价格不正常的，须注明原因并由采购部经理签署“属实”意见后，转仓储科验收入库。
9物资贮存保管
9.1仓储物资的贮存条件
9.1.1 库房环境要求通风、干燥、清洁、货架排列整齐。
9.1.2 仓储保管员应经过系统的业务培训，掌握产品标准对贮存的详细要求和必要的消防常识，经试用合格后上岗。
9.2仓储物资保管与存放要求
9.2.1仓储保管人员是物资管理的直接责任人，由其对库存物资出现的数量和质量问题承担经济责任。保管人员更换时，必须办理交接手续。
9.2.2 严禁带火种进入仓库，库房要有明显禁烟和防火标志，所有仓储人员是本部门的义务消防员，要掌握消防安全知识，正确使用消防器材，搞好消防安全工作，过道要保持畅通，严禁闲杂人员入库。
9.2.3物资验收完毕，入库时要采用适当的搬运工具和正确的搬运方法，防止因振动、磕碰、摔砸等造成损坏。有外包装的确保物资包装完好，以利于贮存。
9.2.4库房应按规定留有必要的走道，如贮存物资较多时，可临时占用一下走道，但必须留有60公分宽的中间走道，以保证能及时、迅速出入库。
9.2.5仓储管理要做到“二齐”（摆放齐、库容齐），“三清”（数量清、规格清、标识清），“四防”（防火、防鼠、防潮、防霉变），“五不”（不锈、不潮、不霉、不混、不漏）。
9.2.6所有仓库保管员，都必须每月对库存物资进行一次盘点、核对，以便检查和掌握库存物资的数量和质量。
9.2.7坚持先进先出原则，逐步使仓储管理科学化、规范化、标准化。
9.2.8仓储物资原则上不准外借，特殊情况须经主管领导审批，办妥手续后方可外借。
9.2.9对于退库物资，凡属供方造成质量问题的，仓储科保管人员要将其严格隔离、单独存放，并通知采购部及时处理。
9.2.10定期或不定期的对物资管理情况进行抽查，查对核实帐帐及帐物相符情况，查明存货长短原因后要及时上报其直接上级部门，根据不同情况进行分别处理。
9.3物资返库
9.3.1质量问题返库的物资由使用人、部门负责人签名注明原因以书面形式反映，否则仓储科不予受理。
9.3.2各单位暂不使用需返库的物资，须对退库物资进行质量鉴定，确定退库物资的原因后，再书面通知仓储科办理入库手续。
9.3.3所有返库物资必须专帐详细记录时间、品名、规格、数量、单位、原因、负责人，并在退回物品上作好标识，以便分清责任，同时将有关部门的批准意见进行存档。
10物资的领用发放
10.1各单位领用常规作业或日常用物资时，都必须认真填写《物资领用（更换）审批单》，有经办人签名，单位负责人批准后，一式两份，一份自留，一份交仓储科，仓储科予以办理出库手续。
10.2各单位、部门专门申报的物资，物资采购入库后，仓储科应做出标识、单独存放，并及时通知申报单位依据《物资申购单》存根联办理出库手续。
10.3非直接消耗掉的物品的领用实行以旧换新
10.3.2各单位认真填写《物资领用（更换）审批单》，由经办人签名，单位负责人审批后连同更换掉的旧配件一同送仓储科，仓储科再予以发放。
10.4领料人到仓储科办理出库手续进行领料时，因有以下几种情形之一，而被仓储科拒办者，责任自负：
10.4.1领料单签字不全或者代批准人签批者。
10.4.2需其他职能部门（如人事部）签批的而缺少该部门签批手续者。
10.4.3所领物料只要不是本单位或部门自身耗用，而是服务与其他单位、部门或项目工程，但领料单没填具该被服务对象，并且没有被服务单位或部门负责人签署意见者。
10.4.4《物资领用（更换）审批单》中所开列物料没标明其“用途”者。
10.5行政后勤单位因其主管领导出差时，物资领用人应设法联系征得其领导同意后，可在“批准人” 栏注明“××部长（经理）出差，已批准”。
11账务处理
11.1入库：各种物资根据《物资申购单》和《物资采购清单》验收合格物资入库后，按物资名称、规格、型号、数量、金额，认真填开入库单。并将相关联次交客户、公司财务部。
11.2出库：仓库保管员审核《物资领用（更换）审批单》符合手续，符合手续的填开出库单，保管员根据出库单内容并认真审核一遍再发货，并将各类物资的出库单于次日早8:00前上报财务部。
11.3退库：发生退库时，认真清点数量，根据退库物资的名称、规格、型号、数量填开退库单。并将各类物资的退库单于次日早8:00前上报财务部。
11.4记账：将当日出、入、退库单和与财务进行核，如有差错务必找出原因。核对无误后，根据物资的分类记录当日所发生的出、入、退库等物资的明细账。
11.5结账：根据工作需要定期结账，并与库存实物进行盘点，做到账实相符。
11.6月报表：月末结出各种物资库存量并与月底盘点数据核对无误后上报财务部及相关部门、单位。
11.7借条：所有外借物资经主管领导同意后，由经办人打借条,注明交还日期，保管员负责按时催收。如未按日期交回的物资，视情节轻重对仓库保管员罚款20～50元，造成损坏和丢失的，按原价赔偿。
11.8以上所有账务记录都必须存档（包括有关采购及仓储质量记录），没有总经理的允许，任何人员不得私自销毁或丢失，否则由责任人自负。
12附则：
12.1违反本制度规定给公司造成经济损失的，由责任人承担相应的经济损失；未造成经济损失的，视情节给予10-1000元罚款。
12.2本规定自下发之日起执行。
物资采购管理规定
第一章 总则
第一条 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加 强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。
第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本规范。
第二章 物资委员会的职责
第三条物资管理委员会的中心任务：
（一）按时、按质、按量进行物资采购工作，保证生产、研发、公司经营的物资需要。
（二） 积极开拓供货客户资源，优化供应渠道，降低采购成本。
（三） 建立健全的物资档案和供应商档案，进行有效的物资管理。
（四） 物资管理制度及工作流程的制定。
第四条 物资管理委员会内部成员的分工：
（一）负责人的职责：
（1） 负责物资采购、保管、出入库管理制度及工作流程的制定；
（2） 负责 物资档案及供应商档案管理及新物资新供应商的审核；
（3） 负责物资采购计划审核及采购合同签订的审核；
（4） 负责物资管理委员会成员的工作监督与管理；
（二）采购员的职责：
（1）采购及供应商渠道的开发及评价
（2）根据生产任务、工程需要和销售需求，按时、按质、按量完成物资采购；
（3）物资到货验收，主要是依据订货单验收规格型号和数量。
（4）不合格品的退、换货处理，
（5）设备、专用工具保修处理事宜。
（三）物资帐务专人的职责：
（1）负责请款、结账工作，配合财务有关物资采购帐务核实的工作。专人负责。
（2）对于需要现结物资，采购人员必须带已审核的采购计划单和金额，至少提前一天说明情况，负责请款审批手续。
（3）拿到入库单和购货发票后，负责向供应商结款。
第三章 物资管理流程
第五条 物资管理遵守的原则
（一） 库内已有闲置物资应首先使用，
（二） 凡本地区能解决的，不到外地采购；
（三） 对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算的方式；
（四） 在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；
（五） 对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。
第六条 采购分类
（一）根据采购物资对质量特性影响程度或价格高低分为A、B、C三类，分别由专人负责采购：
A类：为生产用主料，主要指生产用元器件部件。包括：电路板及板上元器件、芯片、箱体、节能线圈、空气开关、接触器、控制变压器、端子等，变频器等。
B类：为一般用生产辅料及散料。包括：研发用材料，热缩管、扎带、紧固件、电线电缆、冷压端子、行线槽、线号管、门锁等
C类：为办公用品类，包括电脑、纸张、签字笔，宣传材料、说明书等
（二）根据采购方式的不同分为批量采购和随机采购；
批量采购：指根据生产任务单或库存数量做出的计划性采购；
随机采购：由于研发需要或一些特殊情况产生的临时不固定性采购；
第七条 物资管理控制措施：（以下各条适用于定型产品所用物资，对于研发物资和办公用品不做严格要求）
（一）成本控制：
（1）为节约采购成本，各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划。采购计划由基层单位根据“生产任务单”或实际需要编报，部门负责人签字，物资管理委员会汇总审核后，按照A、B、C分类，统一上报总经理批准后分派给不同的采购人员实施采购。
（2）对于物资档案中没有的新物资，必须由物资委员会进行严格的物资审核和供应商审核，进行全面的性价比较。
（3）所有采购物资的价格只能比“物资档案”中的价格低，不能比档案中的价格高，如果价格超过“物资档案”中的价格，采购员需要将详细情况上报物资管理委员会总负责人更改档案，以保证物资档案的准确性和指导性。
（4）库管需要每月盘一次库存，将盘点信息上报物资管理委员会总负责，优先合理考虑使用现有库存物资，防止呆死料的生成或积压，造成公司资金负担；
（二）周期控制：
（1）对于批量采购的物资，要严格按照生产周期的需要，不得耽搁生产以致影响销售发货，或无形增加生产加班成本；
（2）对于随机采购的物资，需求人员需提前提出申请；若特殊情况，经总经理批准后可加急处理。
（3）由于特殊情况，未能在要求期限内完成的采购，采购人员需提前通知物资使用者和物资负责人并说明异常原因，以便提前采取其他补救措施。对于重大事项，应上报总经理。对于未在规定期限内完成采购，又未提前作出通知的，属于采购人员失职，记入绩效考核。
（三）质量控制：
（1）供应商的整体实力和信誉是影响物资质量的一个重要因素，对于产品所用的重要器件或单价金额比较高的器件，在订货前需要由物资委员会对供应商的规模、管理水平、以及样品进行审核，并建立重要器件供应商档案信息。
（2）批量前试样：对于变压器、箱体、接触器、空气开关等主要器件，在定型使用前要进行试样，要求供应商提供1～2个样品进行检测或使用。在测试通过后，才可批量订货。
（3）在没有物资申请人同意或物资委员会负责人审批的情况下，采购人员不得随意购买替代物资或更换供应商。
（4）对于供应商频繁出现供货不及时或供货质量有问题时，在征得总经理同意后，由物资委员会负责寻找新的供货渠道。
第八条 采购过程控制
（一）采购流程框图
库房查询
已有材料
出库领用
缺料
采购申请单
负责人审核并分类
总经理审核
实施采购
到货验收
入库办理
请款结账
（二）寻价
（1）对于同规格同类别的产品采购，要做到货比三家，选择质优价廉。
（2）寻价前应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。
（3）如果是紧急需求临时购买，采购人员可以参考以往供应商家近期同类商品的价格行情简化寻价程序。
（4）小批量的由物资管理委员会采取询价、比质、比价采购；大批量或固定资产采购必须由招标委员会进行招标，经总经理审批后，方可采购。
（三）洽谈
（1）接待供应商时，尽可能两人以上接待。
（2）与供应商沟通，需落实以下信息：品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。
（3）采购业务已洽谈妥当确定购货数量金额后，应专人办理购货用款申请。
第九条 采购方式
（一）合同订购：
（1）需预付定金、分期付款的物资、采购金额（5000）元以上或有附带条件的采购活动应签订购销合同。
（2）签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准。
（3）物资委员会负责人有对合同内容进行审核的责任，并在合同最后一页背面签字。
（4）盖合同章需要总经理或董事长批准。
（5）采购人员将生效的合同复印一份给徐宏作请款、结款依据用，合同原件报档案归档人员建立检索目录，交合同保管人员保管。
（二）现金采购：
（1）对于小额采购或临时采购采用现金采购方式，由专人负责结款工作；
（2）两名采购人员应对供应商所提供商品物资进行规格型号和数量的详细验收，确认与采购申请单或订购单所列内容一致后，与质检办理交接手续。
（3）采购人员应向供应商索取必要的发票、商品合格证明、使用说明等资料，并将所有器件资料作为公司的资料文件归口到专人管理（徐宏），方便大家的使用和查阅。
第四章 物资验收入库及帐务流程
第十条 到货验收
（一）采购商品物资到达公司后，采购人员应及时到仓库办理验收入库手续。
（二）对于供应商送货的物资，由采购人员与交货人交接，核对规格型号与数量是否与采购合同或购货凭证相符、然后填写入库单，写清楚规格型号、数量并签字确认后给质检员。
（三）质检员对物资名称、数量、规格、质量、包装封印、进行检验合格后，在入库单上签字后转交库房，库房入库后将入库单转交物资帐务专人，完整帐务结算工作。
（四）质检员在检验过程中，发现所到物资质量不合格，不得签字入库。需及时通知质量主管，由质量主管审核并记录备案后，及时通知采购办理退货或换货工作。
（五）计量物资按净重验收，计件物资按清点验收。
第十一条 付款结算时，物资帐务负责人应注意：
（一） 发票抬头、金额及其它内容是否相符。
（二） 有无预付款或暂付款。
（三） 是否需要扣款。
第十二条 物资文件记录及采购记录
《物资档案》由徐宏统一归档，采购人员备份；
《供应商档案》由徐宏统一归档，采购人员备份；
《物资资料》由徐宏专人负责，物资委员会成员均可查阅；
《采购记录》包括采购单据、传真等，由采购人员负责整理与归档；
第五章 建立健全采购人员评价和轮岗制度
第十三条从采购资料的完整性、供应商数量和质量、采购成本、采购效率、不合格品处理效率、接口部门的评价等几个方面对采购人员进行评价。
第十四条为避免分工分家造成的隔阂，保证采购工作持续满足公司要求，采购人员每一年轮岗一次
第五章 附则
第十五条 本制度由物资管理委员会负责检查与考核。
第十六条 本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。
第十七条本制度施行后，原有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准。
第十八条 本制度自颁布之日起施行。
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