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会议室管理者职责
1. 目的
为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于集团各公司会议室管理。
3. 职责
3.1 人力资源及行政部负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。
3.2 人力资源及行政部负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。
4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由行政部负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经行政部同意方可。
4.2 各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备行政部，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由行政部协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室。
4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。
4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。
4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，必须征得行政部同意后方可动用，事后归还原处。
4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，行政部协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，行政部协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经行政部同意后，方可进行。
4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。
4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并由行政部人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。
会议室管理人员职责
1、管理人员（包括音响管-理-员、服务员）须认真配合学校办公室对会议室的管理和安排。严格考勤制度，坚守工作岗位，因事离岗应提前安排好替班人员，保证会议服务不中断。及时将会议室使用安排情况告知使用单位，负责做好会前、会中、会后服务工作。
2、树立“主人翁”意识，维护“窗口”形象，着装要得体，工作态度要认真，礼貌待人，微笑服务。
3、严守保密制度，严禁将会议内容外传。
4、自觉维护会议室的内部设施，管理好会议室的各种财物，防止物品损坏、遗失。会议结束后，若使用单位损坏或丢失物品，须及时报告办公室行政科，要求会议使用单位负责赔偿或重置。音响管-理-员应管理、维护好音响设备，随时为会议做好服务工作。会议前须调试好音响，学校大型会议须提前一天调试好，会议期间不得擅自离开会场。
5、每次会议开始前15分钟必须到岗，准备茶水供应、开启空调、灯光等设备。会议进行中负责茶水供应，每40分钟左右添茶一次，一般不使用瓶装矿泉水；会后茶具须清洗干净并高温消毒；会议期间不得随意离开茶水供应室，不得在茶水供应室大声喧哗，每次会议结束后，请会议主办单位填写《会议使用记录单》。
6、坚持每场会议结束后都要对会议室进行卫生清理、整理好会场，会议使用的横幅会后应及时拆除（学校大型会议期间，拆除会场横幅应事先报告），确保下一场会议的使用。每学期会议室的窗帘至少要清洗两次。
7、负责做好安全、消防等工作，每日下班前均须检查会议室门窗、空调及照明开关是否关闭，方可离开。
8、负责校领导办公室及周边环境的卫生清理工作。
9、负责将当天的报刊杂志及时送达校领导办公室。
10、完成校领导和办公室负责人交办的其他工作。
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