安全管理文件管理制度

教学文档管理是教学管理的一个重要方面，搞好教学文档管理对教学资料积累、规范教学、改进教学、提高教学质量和管理水平、探索教学管理规律有着重要意义。教学文档材料主要有原始材料、统计材料和总结材料三种类型，教学文档材料主要以文字、图表、音像为主。教学文档管理可分为以下几个方面：

安全管理文件管理制度

一、归档

教学文档建设主要是把学校教学管理各个层次的教学活动、教学实践、教学研究和教学管理中形成的，已经结束或告一段落，具有保存价值的教学文件按照要求收集，系统整理，及时归档。在收集整理材料时，必须做到真实、准确、原始、全面，即原始材料有原件，统计材料要准确，总结材料要全面。文字材料外的材料应在目录中注明媒体类型, 如照片档案应有附加说明, 注明时间、地点、人物、内容；电子档案资料（录音、录像、光盘）也应有附加说明，包含内容、录音（像）时间、容量等。

二、归档内容

1. 课务档案：每学期开课计划；教学计划执行情况表；教学计划调整呈报表；每学期课程表；教学进度表；任课教师情况统计表（含高级职称教师为本科生开课情况）；调、停课申请表；其他。

2. 考务档案：各课程期末考试卷（含评分标准）和考试安排表；学生考卷及试卷分析表；试卷（试题）库；大学英语应用能力A、B考试、四、六级考试、计算机等级考试、英语专业四、八级考试等通过情况；普通话水平测试通过情况；免修、补修、提前修申请表；缓考记录、修改成绩记录；补考、重修、缺考、缓考成绩；学生补考、重修、缓考名单；其他。

3. 学籍档案：原始成绩册（分课程班级成绩册）；学生学籍登记表；学生名册；学生转专业、学籍异动情况；学生毕业资格、学位资格审查表；其他。

4. 师范类学生教育实习档案：院系实习计划；实习生、院系指导教师（带队教师）名单和分布学校；教育实习手册（包括实习生教育实习教案、班主任工作、教育调查、成绩评价、个人总结等）；教育实习成绩册；院系实结；实习基地使用及建设情况；其他。

5. 非师范类学生专业实习档案：院系实习计划；实习生、指导教师（带队教师）名单和实习场所；专业实习手册；专业实习成绩册；院系实结；专业实习基地使用及建设情况；其他。

6. 实践教学档案（含美术、化学等专业的野外写生、考察、课程见习、课程设计、社会调查等）：实践大纲；实践计划或方案；实践教材或指导书；实践学生、指导教师（带队教师）名单及实践场所；实践作业；实践考核表；学生实践小结；院系实践总结；校内外教学实践基地建设和运转情况材料（含基地建设报告、建设计划、建设总结、协议书等）；学生技能训练及成果相关材料；其他。

7. 实验教学档案：实验教学大纲（或实验指导书）；实验运行记录本；实验室开放记录；实验教学进度表；学期实验教学授课计划表；实验项目变更申请表；实验室新建、改建、扩建报告和建设总结；实验室仪器设备清单；实验材料消耗明细表；实验教学数据表；学生实验报告等材料；实验教学和实验室管理规章制度；学期实验课表；年度实验教学总结（含特色与经验）；年度实验室发展规划；实验示范中心建设情况；其他。

8. 毕业论文（设计）档案：历届学生毕业论文（设计）选题、开题报告、定稿、指导教师名单、答辩和成绩评定汇总表；毕业论文（设计）相关管理规定；院系毕业论文工作计划、总结以及选题分析和质量分析报告；优秀毕业论文材料和汇编；其他。

9. 教学管理和教学评价档案：院系教学工作记录（含会议记录、图片资料等）；院系年度（或学期）教学工作计划、总结；院系教学管理的规定或实施细则；各级各类教学管理人员的岗位职责；专职教学管理人员一览表（按年度）；期中教学检查计划和总结；教学检查座谈会记录；各类人员的听课记录；教学质量评价表及评价结果；教学事故处理记录和相关材料；其他。

10. 学风建设档案：加强学风建设的措施；学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、学科竞赛获奖等统计表（按届统计）；学生违纪处分相关材料；学生（或集体）受各级各类表彰情况；学生素质发展综合测评及对毕业生综合素质的评价与分析报告；学生文化素质教育有关材料；学生就业、“考研”有关材料；各专业生源情况；学生学习与实践成果原件或复印件；优秀毕业生、校友事迹材料；其他。

11. 教学研究档案：院系教学管理干部及教师发表教学研究论文目录清单及论文复印件（按年统计）；院系开展教育思想学习与讨论的有关材料（论文集、论文报告会纪要等）；各级教改项目汇总表及附件（含申报表、结项报告、鉴定表、成果）；各类教改、教研、优秀教学成果等获奖材料；其他。

12. 专业建设档案：新专业筹建及申报材料；专业建设规划；专业建设情况总结及相关材料；专业教学计划及论证报告；辅修专业教学计划；其他。

13. 课程建设档案：课程建设规划（方案）；省级精品课程申报、建设材料；校级各类课程申报、建设和评审材料；必修课程教学大纲汇编；选修课内容介绍汇编；教材建设规划；校、省级教材建设、申报材料；校、省、国家级教材建设、验收和评审材料；已出版教材目录和教材原件；获奖教材目录、证书复印件和教材原件；教材预订统计表；网络课程、双语教学课程建设相关材料；多媒体课件建设材料；教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料；其他。

14. 师资队伍建设档案：师资队伍建设规划及相关材料；教师队伍现状汇总表（按年统计）；青年教师培养方案及实施办法；国家、省、校级人才培养工程培养对象有关材料；校级各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件；校级以上各类教学评奖申报、评审材料及证书复印件；教师教学业务档案（含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量评价、教学类奖惩材料、教师进修提高、职务职称变动、任教资格、聘书等）；外聘教师聘书；行政人员兼课审批表；教书育人、为人师表获奖典型事例汇总；院系教风建设相关材料；教师科研成果汇总表；其他。

15. 其他：院系五年发展规划（“十五”以来）；其它有关教学改革与建设的材料；院系教学工作特色材料；学院及各职能部门下发的文件汇编；其他。

三、归档要求

1. 统计材料、各类表格统一用A4纸打印或复印，个别较大的表格用A3纸打印。总结材料一律用A4打印。一般情况下，统计材料、总结材料的版面要求：页面设置均采用默认设置。字体要求：正文要求为宋体四号字，大标题为二号字，加粗、居中，小标题与正文字体相同，需加粗。字符间距为标准，行距为固定值24磅，序号采用非自动排版形式；档案制成材料质量优良、字迹工整、图像清晰。

2. 文件材料收集齐全、完整且审核、签发手续完备。

3. 教学文档根据《韩山师范学院各教学单位教学文档分类目录》进行归档，按要求在盒外脊背上写清教学档案分类目录名称。如果目录的材料较多，需分盒陈列时，可按年份、班级、课程或自然号等分类装订成册再装盒。

4. 每个文件盒内必须列清盒内文档目录。文档目录应清晰明了，便于查找。填写《盒内文档目录》一式二份（一份盒内、一份部门留查）；不便装盒的一些实物材料如作业、录音、录像带、自编教材等或实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片或列出清单，归入到相应的档案中；单位和个人的获奖证书、奖状、聘书、学位证书等材料也须复印后分类归档。

5. 各单位须指派专人（办公室主任或教务员）负责各类教学文档收集、登记、整理、分类装订成册和归档，以便查找。

后勤管理部门文件管理规定2015-09-21 10:51 | #2楼

为使我处公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据《电子科技大学中山学院文件控制程序》和《电子科技大学中山学院公文处理实施细则》，结合我处实际情况，特制定本办法。

一、文件管理程序

（一）发文程序

拟稿→拟稿人签名→科长（所长）审批→主管副处长审批→处长审批→拟稿单位修改核稿→印制（一式三份）→用章→使用单位发放→后勤处备案→文件归档

（二）收文程序

收文→登记→处领导批阅→项目负责人承办、落实→后勤处检查督办→文件归档

（三）文件的发放

各单位确定文件的发放范围，负责发放，并交一份给后勤处备案。发文单位建立《文件发放登记表》，注明发放编号，由领用者签收；收文单位填写《收文登记表》，文件资料管理人员妥善保管本单位文件。

（四）文件格式、用章

部门制度及内部通知、在校内的行文，采用部门公文版头，使用“电子科技大学中山学后勤管理处”红头发文纸，加盖处公章。

（五）文件的保存、保管及传达

重要的文件以及与单位人员切身利益相关的文件，各单位必须传阅后整理与归档。在资料管理人员工作岗位变动时，应按规定进行资料移交。

（六）文件的形式有文字、图表、声像等，载体可用纸张、胶片及电子媒体等。

二、公文处理规定

（一）后勤处常用的公文种类主要有：

1.通告 2.通知 3.通报 4.意见 5.报告 6.请示 7.函 8.会议纪要

（二）公文格式规范：

1.公文格式主要包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、用纸规格等内容。

2.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般不使用标点符号。标题居中，用2号字加粗。

3.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称，在标题下空一行，正文之前顶格打印。

4.正文是公文的主体部分，要求情况确实、观点明确、文字精炼。在主送机关下一行左空2字为正文内容，用4号字。

5.附件是正文的补充说明或有关参考资料。公文如有附件，应当置于正文之后，与正文装订在一起，并在正文下空1行、左空2字标识附件顺序和名称，顺序号用阿拉拍数字，名称后不加标点符号。

6.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期（右空4字），印章要端正居中地盖在成文日期上；联合行文须加盖两个印章时，成文日期左右各空7字，主办机关印章在前，落款处亦不署发文机关名称；联合行文须加盖三个印章以上时，应在落款处署发文机关名称，每排最多三个印章，最后一排如余一个或两个印章时，须居中排布。

7.附注一般是公文的发放范围、使用时须注意的事项说明，如“联系人”等，而不是对公文的内容进行解释或说明。对公文的内容进行解释或说明一般在公文正文中用句内括号或句外括号的方式解决。

公文如有附注，应加圆括号、左空2字标识在成文日期的下一行。

8.“请示”应当在附注处注明有关工作的联系人及联系电话。

9.当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，而应采取调整行距、字距的方法解决。

10.公文用纸为国际标准A4型，左侧装订。

11. 公文字体统一用仿宋体。

（三）行文规则

1.向上级机关行文，一般只能主送一个上级机关，不宜多头主送，以免责任不明。如需其他相关的上级机关阅知，用抄送形式，但不得抄送其下级机关（“请示”一般不抄送）。

2.“请示”和“报告”要分开，公文标题中不得使用“请示报告”字样。“请示”应当一文一事，“报告”不得夹带请示事项。

（四）草拟公文应注意以下事项：

1. 结构层次序数，第一层为“一”，第二层出为“（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”。

2. 使用简称时，应当先用全称并注明简称。