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档案安全督察制度
第一章 总则
第一条 为加强煤矿安全监察档案管理，统一煤矿安全监察档案整理方法，实现煤矿安全监察档案管理规范化、标准化和科学化，根据《煤矿安全监察条 例》、《安全生产许可证条 例》、《煤矿安全监察档案管理规定》和《归档文件整理规则》的有关规定，制定本规范。
第二条 煤矿安全监察档案是煤矿安全监察机构履行监察职责和行政执法工作中直接形成并处理完毕的、具有保存价值的各种文件材料的总称。
第三条 煤矿安全监察档案主要由文书档案、安全监察专门档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、特殊载体档案等组成。其中安全监察专门档案包括矿井基础档案、执法监察档案和事故档案。
第四条 本规范适用于国家和省级煤矿安全监察局及区域性煤矿安全监察分局。
第二章 基本术语
第五条 归档文件 立档单位在其职能活动中形成并且办理完毕的，作为档案保存的各种文件材料的总称。
第六条 件 由一份或数份同一主题内容文件组合而成的档案管理单位，一般以每份完整文件为一件。文件正本与底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。对一个煤矿一次执法监察活动形成的全部执法文书为一件。
第七条 卷 由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。
第八条 组卷 将归档文件材料按“件”或“卷”整理的过程称之为组卷。
第九条 一矿一档案卷 将安全监察专门档案按监察对象进行分类归档，可以是物理分类归档，也可以是逻辑分类归档。物理分类归档，是指将针对一个矿井的安全监察专门档案在实体上整理、排列在一起，即以矿为单位，将矿井基础档案、执法监察档案、事故档案依时间或重要程度的顺序，分别置于盒内。某一类文件材料多时，可增加保管单位。档案材料少的矿井，也可将这三类装入一个盒内。逻辑分类归档，是指针对一个矿形成的安全监察专门档案在实体上不一定排列在一起，可以是矿井基础档案、执法监察档案、事故档案分别按一定顺序排列，也可以按年度排列各矿井档案，但通过指定一个唯一的代号在同一个矿的相关监察档案中建立关联。
第三章 立卷
第十条 煤矿安全监察档案实行文书处理部门和业务部门共同立卷制度。档案部门或档案管理人员负责对业务部门的立卷工作进行业务指导。其中国家煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务司的综合部门负责；各省级煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务处室负责；区域性煤矿安全监察分局的立卷归档工作由各业务科室或有关安全监察人员负责。
第十一条 国家和省级煤矿安全监察局的档案管理部门及区域性煤矿安全监察分局的综合部门负责集中保存本单位全部档案。
第十二条 立卷归档工作包括以下内容：
1.将办理完毕的文件材料，按归档要求收集齐全准确。文煤矿安全监察档案整理规范（修订）,安监总办字[2015]152号,国-家-安-全生产监督管理总局,国-家-安-全生产监督管理总局,法律法规书档案一般以每份完整文件为一“件”；执法监察档案可以“件”为单位整理，一次执法监察活动形成的所有执法文书、证据材料为一件，企业报来的整改完成情况及有关部门或单位验收情况材料为一“件”，行政复议材料为一“件”；矿井基础档案以“卷”为单位整理，安全生产许可证审批过程中形成的所有文件、图纸为一“卷”，煤矿建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷，其它矿井基础材料根据文件的形成规律和内容的有机联系组卷；事故档案以一次事故形成的所有文件、图纸、照片等材料为一个整理单位，组成“卷”；基建档案、设备仪器档案以一个成套项目为一个整理单位，组成“卷”。
2.对归档过程中和归档文件材料本身应说明的情况做出说明。
3.编制移交目录。移交目录格式与归档文件目录格式相同。
第十三条 立卷归档工作中特殊问题的处理
1.跨部门形成的文件材料，立卷归档工作由主办部门负责。会议文件材料，由会议承办部门归档（两个以上部门承办的会议，由主办部门归档，其它部门不归档）。
2.本机关形成的文件材料，一般将文件正本与发文底稿归档；有领导人指示或有重要修改意见的文件草稿，与正本一并归档。外单位来文，将文件阅办处理单与文件一并归档。
第十四条 归档文件材料的排列
1.一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，原件在后；案件材料中结论性材料在前，依据材料在后。
2.带有附图或附表的文件材料排列顺序为：文件材料在前，附图、附表在后。
3.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。
4.件、卷内文件材料应按排列顺序逐张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案、安全监察专门档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角，基建档案、设备仪器档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边留2厘米距离，双面或筒子页正反面均应编写页码，页码用阿拉伯数字编写。
5.件、卷内文件材料为装订（非金属装订）印刷册时，每一册编一个号，不再逐页编号。
第十五条 归档时间：煤矿安全监察档案采用随时归档办法。各归档部门应随时将已办理完毕的文件材料，按归档要求交档案部门或专兼职档案人员归档。
第十六条 归档手续：文件材料归档时，交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字，移交目录由归档人编制。
第十七条 对不应归档的文件材料，档案部门或专兼职档案人员应将其返还给文书立卷人员，并在归档移交目录上签字注明。
第十八条 各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施，以确保文件材料的齐全完整。
第四章 归档文件材料要求
第十九条 归档的文件材料必须办理完结，齐全完整，具有保存价值。
第二十条 本部门主办的文件，必须归档保存原件。复印的文件，不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外）。若确无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。
第二十一条 档案载体为磁盘等磁性物质时，必须同时附有纸质打印件。
第二十二条 凡是在本单位刊物或内部网站登载发布，不另行文的文件定稿，应由文件主办部门将定稿和刊物或电子文档一并归档。
第二十三条 文件材料装订线或文件（含计算机打印材料）左侧二厘米之内，不得书写任何文字。
第二十四条 归档的文件不得带有不符合档案保护要求的金属装订物。
第二十五条 已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪易变的文件应予以复制。
第二十六条 对文件材料进行必要的技术处理时，应最大限度地保持其原貌。
第二十七条 整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
第五章 归档
第二十八条 应归档的文件必须定期向档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。
第二十九条 文件材料的保管期限分为永久、长期（15年－50年）、短期（15年以下）三种。其中：煤矿安全监察档案整理规范（修订）,安监总办字[2015]152号,国-家-安-全生产监督管理总局,国-家-安-全生产监督管理总局,法律法规
凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要文件材料，定为永久保管。
凡是对本单位有参考利用价值的文件材料，定为长期保管。
凡是在较短时期内反映本单位一般工作活动的文件材料，定为短期保管。
煤矿安全监察档案归档范围及保管期限详见附件1。
第三十条 一般基本建设项目及设备仪器文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用年限。煤矿安全监察专门档案的实际保存期限应考虑相应的法律有效期限，一般不得少于20年。
第三十一条 属固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档，后借用。
第三十二条 会计档案的归档和保管执行财政部的有关规定。
第三十三条 文件材料保管期限的起始时间：文书档案、安全监察专门档案以档案的所属年度计算，基建档案从归档以后的次年一月一日起计算。
第六章 整理
第三十四条 煤矿安全监察档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。
第三十五条 整理工作要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
第三十六条 装订：装订即对已编排完毕的文件材料进行固定，装订方式应根据本单位实际情况并符合档案保护要求。
装订的“件”或“卷”，其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章 并填写相关内容。归档章 样式见附件2。
图纸不装订，在图纸下端图签栏空白处加盖归档章 。
第三十七条 分类和组卷：煤矿安全监察档案按不同类型的机构，分为二种管理方式：
1.国家和省级煤矿安全监察局
文书档案以内设组织机构为基本类别，以“件”为基本的管理单位；安全监察专门档案按一矿一档案卷进行管理。其中事故档案和安全生产许可证档案可分别按年度结合形成时间顺序单独排列。
安全生产许可证在有效期内发生变更办理变更手续过程中形成的文件应与申办案卷合并保管。
基本建设档案、设备仪器档案以“卷”为基本单位，以项目、专业性质、种类为组卷依据，保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法：即文字材料部分装订，图纸部分不装订。
2.区域性煤矿安全监察分局
文书档案按收文、发文及其它文件三种类别管理，按形成先后顺序排列。基本建设档案、设备仪器档案的管理同本条 第1款。
煤矿安全监察专门档案按一矿一档管理，可以采用物理分类归档或逻辑分类归档的方法分类存放，与文字材料内容密切相关的照片、录音、录像、光盘等特殊载体形式材料，可与文字材料一并整理存放。事故档案、矿井基础档案整理应遵循文件的自然形成规律及内容间的有机联系，装订成卷，执法监察档案可以“件”为单位装订整理。
第三十八条 排列与编号
1.完成组卷工作后，应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列，并按归档章 要求填写相应的项目，以确定件、卷排列顺序。
2.档案的编号采用最低一级类目下大流水编号的方法。
3.永久、长期、短期保存的档案可混合编号。
第三十九条 编目
1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和件（卷）号顺序，逐份输入计算机，正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括：件号（或卷号）、责任者、文件编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等。归档文件目录样式见附件3。
2.归档文件目录一式二份，分别由档案部门和归档单位保存。
3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置单位名称、年度、类别等项目。归档文件目录封面样式见附件4。
第四十条 装盒
归档案卷应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按件（卷）号顺序装入档案盒，并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后，对该盒各件、卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件5、6。
第四十一条 整理完毕的档案，质量应符合下列标准：
归档文件，齐全完整；归档材料，符合要求；分类清楚，保持联系；卷内排列，系统条 理；保管期限准确；卷盒书写，整洁规范；案卷装订，整齐美观；图纸折叠，符合要求。
第四十二条 案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点，采取灵活的排列方式，但应做到有规可循，井然有序。
第七章 移交
第四十三条 国-家-安-全生产监督管理总局档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地和安全监察档案信息中心，负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。
第四十四条 区域性煤矿安全监察分局是临时保存本单位档案的基地。按一矿一档保存的煤矿安全监察专门档案应在该矿关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限，向省级煤矿安全监察局提出处置意见。
第四十五条 省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案，并履行以下职责：
1.接收并保管所属煤矿安全监察分局移交的档案。
2.向国-家-安-全生产监督管理总局档案馆移交煤矿安全监察专门档案所形成的数字档案。
山东省建设工程质量监督档案管理办法
第一条 为进一步加强我省建设工程质量监督档案的管理，促进监督档案规范化、标准化，提高监督工作水平，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑及市政基础设施工程质量监督管理规定》及有关法律、法规，制定本办法。
第二条 在山东省行政区域内实施工程质量监督，建立工程质量监督档案，应遵守本办法。
第三条 山东省建筑工程管理局负责全省建设工程质量监督档案的管理工作。山东省建设工程质量监督总站（以下简称省质监总站）负责监督档案管理工作的具体实施。
县级以上地方人民政府建设主管部门所属的工程质量监督机构（以下简称监督机构）负责本行政区域内的工程质量监督档案的管理工作。
第四条 建设工程质量监督档案（以下简称监督档案）是指监督机构在实施建设工程质量监督过程中形成的，以反映监督活动为主要目的、有保存价值的各种工作记录、报告、影音资料及其它文件的总称。是建设工程质量监督工作的记载，应真实、准确、完整、具有可追溯性。
第五条 监督注册
（一）建设单位负责填写《工程质量监督注册申请表》，并提交以下资料：
1、工程规划许可证；
2、施工中标通知书、施工合同及施工单位资质证书、项目经理资格证书；
3、监理中标通知书、监理合同及监理单位资质证书、项目总监资格证书；
4、施工图设计文件及审查报告、合格书；
5、工程地质勘察报告；
6、其他规定需要的文件资料等。
（二）监督机构负责审核申报材料并填写《工程质量监督注册登记表》。
（三）全省监督档案注册号按以下格式统一编制：
XX(设区市代码)-XX(县市区代码)-20XX(年份)-XXXX(顺序号)
设区市代码见附件一，设区市所属县市区代码由设区市监督机构自行确定，报省质监总站备案。
（四）监督机构按规定核发《山东省建设工程质量监督登记证书》。
第六条 监督工作计划（方案）
监督工作计划（方案）由项目监督工程师负责制定，经监督机构的分管负责人审批，结构复杂、大型或重点工程等项目应经监督机构负责人审批。
第七条 监督交底
监督交底由项目监督工程师负责制定及保存，并在开工前向工程建设参建各方责任主体进行交底。
第八条 监督抽查（巡查）及监督抽测记录
监督机构应按规定抽查建设工程项目执行法律法规和工程建设强制性标准的情况；抽查工程质量责任主体和质量检测等单位的工程质量行为；抽查涉及工程主体结构安全和主要使用功能的主要建筑材料、建筑构配件的质量和工程实体质量，并填写相关记录。
（一）监督抽查（巡查）记录。
（二）现场监督抽测记录。
（三）质量问题调查笔录。
（四）《建设工程不良质量行为记录》。
（五）《建设工程质量整改（隐患）通知书》、《建设工程质量局部暂停施工通知书》、《质量监督执法行政处罚建议书》、《建设工程质量复工通知书》。
（六）质量整改报告及相关文件资料。
(七) 其他规定需要的文件资料等。
第九条 竣工验收监督
监督机构应对工程竣工验收进行监督并填写相关记录：
（一）竣工验收监督记录。
（二）竣工验收监督《重新申请竣工备案（组织竣工验收）通知书》。
（三）竣工验收质量整改回执及相关文件资料等。
（四）其他附件。
1、各方责任主体的质量报告；
（1）建设单位《竣工验收人员名单和验收方案》；
（2）施工单位《工程竣工报告》；
（3）监理单位《工程质量评估报告》；
（4）勘察单位《质量检查合格文件》；
（5）设计单位《质量检查合格文件》
2、《工程竣工验收报告》（原件）；
3、工程质量事故（问题）处理有关文件资料。
（五）工程建设永久性标牌照片。
（六）与监督工作相关的图片、影音、文字等重要文件资料。
第十条 工程质量监督报告
工程质量监督报告由项目监督工程师负责编写，经监督机构分管负责人审查，报监督机构负责人批准。
监督报告应至少包括下列内容：工程概况、参建各方责任主体的质量行为抽查情况、执行工程建设强制性标准的情况、工程建设过程中质量监督实体抽查情况、主要材料设备抽检情况、发现质量问题与整改情况、实施行政处罚的情况及工程是否符合备案条件的情况。
第十一条 各级监督机构应建立和完善监督档案的立卷、归档管理制度，应设专人负责监督档案的归档及保管工作。确保监督档案的及时收集整理、科学建档、安全保管及合理利用。
项目监督负责人负责所监督项目监督档案的建立、整理、立卷、移交工作。
第十二条 监督档案应在工程竣工验收完毕并签发监督报告后15个工作日内归档。
第十三条 监督档案应按单位工程立卷，按本办法第五条至第十条规定顺序装订整齐，按统一格式装订封皮和目录。所有文字、表格、图片粘贴等应使用国际标准A4号纸。
第十四条 监督机构应建立档案室，配备档案柜。档案室应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防水、防潮、防虫、防有害生物和防污染等安全措施。
设区市级监督机构档案室面积不小于20平方米，县（市）级监督机构档案室面积不小于10平方米。
第十五条 工程质量监督档案保管期限符合以下规定
（一）国家及山东省重大工程、重点工程、特殊工程和标志性工程、特大工程长期保存。
（二）大型工程保存十年。
（三）一般中小型工程保存五年。
第十六条 监督机构应推行质量监督工作计算机管理，并将监督档案管理纳入工程质量监督计算机管理系统。有关重要书面文件应同时转化为电子文件保存，电子档案应定期备份。
第十七条 监督机构应建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，情节严重的应追究行政责任。
第十八条 监督机构应将监督档案管理制度的实施情况作为各级监督机构和人员考核认定管理的考核内容。
第十九条 有关行业工程质量监督机构的监督档案管理参照本办法执行。
第二十条 本办法由山东省建筑工程管理局负责解释。
第二十一条 本办法自颁布之日起施行。
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