行政文职的工作内容

时间:2022-05-17 00:59:31 年中和年终工作总结 我要投稿

行政文职的工作内容

行政人事主要负责:1掌管公司人员的名单,详细资料,档案,职位,工资。

行政文职的工作内容

2负责为各个部门招聘相关人员。

3负责公司员工入职与离职的交接办理。

4负责公布公司内部通知,以及新员工的入职培训(主要是培训公司里的制度及公司简介) 5配合行政经理的各种工作。

还有就是负责公司员工的社保及公积金这些。

行政文员的主要工作是:

1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序;

2、负责公司员工的考勤管理;

3、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务;

4、负责接待来宾,接听或转接外部电话;

5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理;

6、完成上级安排的其他工作任

公司行政文员工作流程内容2016-12-03 15:55 | #2楼

一、接听电话

1、听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

2、听话时先问候,并自报公司、部门。标准语:“您好,鸿泰门窗!”或“您好,这里是鸿泰门窗!”(注意声音和表情)

3、对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

①咨询业务:先生(小姐),关于这方面情况,让我们公司X先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

②联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

③找人:先生(小姐),您找的XX先生名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司XX先生的电话,询问转接与否。)

④对政府部来电且不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人(通话简明扼要,不应长时间占线);

4、结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

附:

1、已知相关的人员现在不在办公室时,标准回话:“对不起,XX先生暂时不在办公室,请问有什么事情我可以转告吗?在不了解对方的动机、目的时,不随便传话,更不在未授权的情况下说出指定被访者/受话人的行踪或将被访者/受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。

2、如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时,标准回话:“有什么可以帮到您的吗?”通过与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推销电话,标准回话:“对不起,XX先生外出了,您需要我转达什么信息吗?”

3、如果来电者拨错了号码,标准回话:“对不起,您是不是打错了呢?这里是鸿泰门窗”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是0755-89747775

4、在向被访者转达来访时,应告诉来访者的姓名。

二、 接待拜访客户

保持前台环境干净整洁,会议室的报刊书籍的完好无损,保证饮水机时刻有水,一次性水杯充足。接待来访者时候,避免让来访者自己进入办公区域,而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接;

1、起立——有访客来时,立即起立,目光直视来访者并点头微笑致意;

2、问询——语气轻柔:“您好,请问您找哪一位?“请问您是哪家公司?请问贵姓?”“是否有预约?”,

3、安排接待——

了解拜访原因,给予正确接待

(1)如果是总经理预约的客人来访,可询问“请问贵姓,请问是哪家公司?”,确认对方的身份的确是预

约后,通知总经理后方可引领到总经理办公室人;如果没有预约,请来访者稍等,立即帮其联系,如果总经理同意来访,引领来访者入座,并倒水给客人,如果不同意来访,委婉拒绝。

(2)如果客户来访办理业务,给予引导在接待区,联系要找的相关人员;如果来访者要找的同事让其去

会议室或展厅等候,前台应该带来访者去会议室或展厅,(如果是夏天,要打开风扇或空调,注意风扇的风量不要太大,空调设置到26度,风速为小),为来访者倒水后礼貌的离开。

(3)如果来访者要找的人不在,根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人;如果如不需要,委婉告

知客人相关负责人不在,是否愿意等人回来,或者明天再来访。

(4)如果是面试者,引导填写简历,简单介绍公司及应聘岗位基本情况后,通知用人部门给予及时面试。

(5)如果是快递人员,给予签收,邮件即时送给收件人

(6)如果是推销人员,问清原因,给予引导接待或者回绝。

4、送客——客人离开时,要起身送客,礼貌用语:“您慢走”。

三、前台日常工作

1、负责把当日报纸放在报架上,将旧报纸放指定地点。

2、负责提醒和纠正雨伞架上雨具的摆放(特别注意下雨天)

3、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起,放在指定位置,以备它用。

4、管理饮水机的开户,并随时注意一次性水杯数量。

5、公司电脑、打印机、传真机等文印设备,发现故障,及时通知维修人员或供货商修复,确保设备正常使用。

6、负责鱼池中水质及观赏鱼的喂养。

7、负责公司所有花卉的养护,如有枯枝黄叶或营养不良及时通知花卉养殖人员。

8、协助行政经理对公司清洁阿妈的工作检查,对死角及易脏区域做重点排查,并及时与清洁阿姨沟通清理改正。

9、责公司前台的卫生清理及桌面摆放,并保持整洁干净。

四、 考勤的制作

1、每日上班后做好各部门的考勤抽查。

2、每月3日前将各部门考勤打印后交各部门确认、签字、回收。

3、每月月初10日前将上个月的考勤用电子表格制作出来,在制作过程中注意请假、旷工、签卡、迟到、出差、转正人员的详细标注,交行政经理审核。

4、每月月初13日前将上月宿舍人员及水电费扣款计算完成,厨房就餐人员及餐数统计完成交行政经理审核。

5、每月15日前必须将各部门考勤、水电费、餐费统计完成交财务制作工资。

五、人事处理

1、协助行政经理对各部门补充人员的招聘。(按招聘流程)

2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理,并交行政经理审核(严格按照入职及离职程序及相关责任人签字程序)。

3、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。

4、全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)

5、对试用人员之试工情况及考勤跟进。

6、协助行政经理对全公司人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

7、协助行政经理对全公司奖惩手续之办理。

8、负责对各类资料进行签收,整理并分类归档。(公司内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)。

9、负责发放每月各部门转正员工《转正申请表》至各部门负责人,并于每月15日前回收,交至行政经理处。

10、负责对转正人员的劳动合同签订,如遇不愿签合同人员第一时间上报行政经理处理。

11、协助行政经理对员工仪容仪表、工作纪律进行日常监督。

12、协调行政经理对各部门员工进行各类培训。

13、负责对公司易耗品进行归类与盘点,每月初统计上月购用情况,并上报行政经理。

14、其它违反公司制度或上级安排的其它工作任务。

六、 后勤处理

1、负责为公司管理层名片制作。

2、协助行政经理对宿舍卫生检查与评比。

3、协助行政经理对饭堂伙食进行跟进,并适当做出调整。

4、公司日用品的采购(提出列出清单交行政经理审核)。

5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。

6、及时处理好客户的投诉问题。

7、协助行政经理对各部门提交《维修申请单》进行安排与跟踪。

人事文员行政的工作内容与职责2016-12-03 17:57 | #3楼

1.负责办公室人员的考勤登记;

2.负责日常文件的起草、打印、收发,接听电话,做好接听传达记录;

3.收发传真、电子邮件、信函、印刷等公司往来函件和接收与快递;

4.负责各部门办公用品的申请核实、申购、保管、领用的登记;

5.公司各部门的人员招聘:依照用人部门的要求,撰写岗位招聘表,发布及刷新招聘信息,筛选简历,安排面试者到相关店面及办公室面试与初试的筛选,做好相关电话记录(打几个电话、约见几个面试者、面试成功几人等)汇报领导;

6.来公司客人的接待与订饮用水;

7.公司常用联系人电话的更新(订水电话、设备保修电话等);

8.公司各部门的宿舍、车辆、设备保修卡等合同的保管;

9.负责上公司QQ接收各供货商的信息与邮件转给各部门负责人;

10.每月末到现场盘点,携带500G移动硬盘拷贝近一周的现场录像、发现其中的问题及时告知公司并通知现场负责人;

11.月底20号前打印公司各店的所有报表(除机场外)送至现场(和

各店确认各表数量);

12.每月在1日前必须收回上月各店(南站餐厅店、餐车店、库房;京站超市店、咖啡厅店;机场店;办公室;库房)的所有报表。 包括:排班表、考勤表、出勤与销售表、日常表现表、戒严登记表、月末出勤总汇表、加班表、请假表、留宿登记表、物品损坏登记表、丢失表、销售提成表等;

13.每月1号前还收回京站、南站的员工及管理层的绩效考核表,评出优秀员工候选人报给各店店长,管理层的绩效考核与绩效工资

挂钩。

14.审核与统计以上各种报表,制成电子表发至财务,作为工资发放依据;

15.将以上所有表以各店分开整理、装订留存保管;

16.负责员工入职、离职手续的办理,(入、离职的档案分开管理)

员工资料、档案、劳动合同、保密协议、社保协议的签订、整理与保管;包括晋升、调动、降职等的注明和合同到期的续签。

17.制作人事月报(附模版)。

18.每日统计公司用餐人员,与厨房阿姨沟通。

19.时时更新公司通讯录与员工花名册;

20.工服的发放与保管、做好与现场的交接和核对;

21.公司各部门备品的登记与时时更新(望京宿舍、库房;京站宿舍;

南站宿舍、库房;友谊库房;机场宿舍)。

22.统计各司机人员的里程数、加油、维修、停车费等。

23.配合经理做好各种会议的记录、培训的资料与内容、大型会议的筹备与布置等。

24.协调各部门,上下级、员工之间的关系,处理各层关系出现的各种问题。

2015年6月04日

行政文员工作内容2016-12-03 8:52 | #4楼

曲靖恒远化工有限公司

一、 接待

1、 所有外部来访人员,以及公司内部到综合办公室办事的人员必须亲切问好并问明事由,客人落座必须马上有茶水奉上;

2、 董事长办公室来访人员必须陪同泡茶接待;

二、 卫生

1、 行政文员负责的卫生区域有:董事长办公室;公司会议室;综合办公室(包括卫生间);

2、 行政文员必须做好负责区域的卫生清扫工作以及保持工作,每天早上上班必须做好区域内所有卫生,董事长办公室的茶具必须在客人走后及时清洗;

3、 区域内的所有垃圾桶不得满溢,董事长办公室的垃圾桶每天倾倒一次,其他区域的垃圾桶视使用情况及时倾倒;垃圾于每天早上装袋堆放到指定地点;

4、 区域内的花草及时浇水养护。

三、 招待用烟酒的管理

1、

2、 招待用的烟酒在领用时必须填好领用单让领用人签字确认; 每个月做好烟酒数量变动的流水账,每个月最后一天必须进行库存盘点,核对数据,确保记录的准确性。

四、 公司证件的管理

1、 公司的所有证件必须分类存档,并扫描电子版存档,如有

变动需及时更新;

2、 行政文员负责一般证件的年审工作,年审时限内及时准备资料审证;

3、 建立公司证件电子管理表格,方便管理和查阅。

五、 人际关系的处理

1、 必须在最短的时间内熟悉公司的管理架构以及各岗位人员,见面及时问好,做好日常沟通,尽快融入整个团队;

2、 高调做事、低调做人,用高效快捷的办事风格和随和的为人处事获得同时和领导的认可;

3、 同事之间有矛盾、对工作有意见时要及时沟通,切记不可散播不良言论,造成影响较大的将直接开除。

六、 公司会议及聚会的安排

1、 公司开会时要提前做好会场布置,并烧好开水,做好倒茶准备;

2、

3、 会议期间做好会议记录,并做好添茶工作; 会议结束后及时清扫会场,清洗茶具及烟灰缸,并及时整理会议纪要下发至各部门。

4、 公司安排聚餐时要及时通知相关人员参加,并做好前期工作;

5、

6、 聚餐期间要安排所有人员落座,并及时处理各种临时问题; 聚餐结束后及时清点剩余烟酒等物品,可以退款的及时退款,可以带走的要带走。

七、 外出相关规定

1、 跟公司领导及同事因公事外出时必须报办公室主任知晓,因私事外出时必须向办公室主任请假,切记无论因公因私都不可私自外出;

2、 外出拜访客户或者到政府单位办事期间,必须集中注意力及时熟悉办事流程及各单位相关人员,不得玩手机,不得三心二意;

3、 必须尽快熟悉跟企业联系比较紧密的单位及负责人员,并打好关系,为以后工作做好铺垫。

八、 其他

1、 每天、每周、每月的工作要有个计划,明确工作思路,要有具体的工作目标;

2、 工作态度第一,要有很强的敬业精神,多思考如何把工作做的更好;

3、 坚决杜绝迟到早退现象,以及消极怠工现象;

4、及时完成领导交办的其他工作。

【行政文职的工作内容】相关文章:

行政文职类工作内容05-17

行政专员的工作内容05-17

行政文秘的工作内容05-17

行政文秘工作内容05-17

行政文员的工作内容05-17

行政前台工作内容05-17

行政人事的工作内容05-17

行政副总的工作内容05-17

行政主要工作内容05-17