收发文登记管理制度

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收发文登记管理制度

1、总则

收发文登记管理制度

为进一步规范项目的文件制订、发布等管理，结合公司公文管理的实际需要及公文写作要求，特制定本制度。

2、适用范围

本制度中所规定之文件资料仅限于行政、日常办公管理文件资料以及技术资料文件和施工资料。

3、文件资料的分类：

3.1 公司文件以内容分为“行政公文”和“事务公文”两大类型；依载体分为书面文件和电子文件两大类。

3.1.1“行政公文”指制度（规定）、通知、报告三类。

3.1.2 “事务公文”指计划、总结、报告、批复、会议通知、会议纪要、工作联系单等。

3.2 公司资料包括各种表单和记录。

4、各种文件使用范围的界定

4.1 制度（规定）

4.1.1 定义：指公司或部门对特定范围内的工作或事务制订的管理措施，要求相关部门和人员贯彻执行的法规性公文。

4.1.2 使用范围：公司或部门的一些政策性、管理性、事务性措施和要求。

4.2 通知

4.2.1 定义：公司或部门向相关部门传达指示、知会事务等所有晓喻性公文。

4.2.2 使用范围：人员任免、聘用通知，批发、转发、颁发性通知，指示性通知，具体事务性通知（会议通知除外）等。

4.3 通告

4.3.1 定义：指在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项时使用的一种知照性的下行公文。

4.3.2 使用范围：人员奖励、处罚通告，突发事故情况通告，事件处理通告等。

4.4 计划

4.4.1 定义：对今后的管理和工作做提前安排的文书。

4.4.2 使用范围：年度/月度工作计划或其他阶段性计划，专项计划等。

4.5 总结

4.5.1 定义：对过去工作的回顾、分析、评价，判明得失利弊，提高现性认识，用以指导今后工作和鉴定工作成效的文书。

4.5.2 使用范围：月总结、半年总结、年度总结及其他阶段性总结等。

4.6 报告

4.6.1 定义：向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见、建议、请求或申请，以及答复上级部门询问的陈述性上行公文。

4.6.2 使用范围：向上级部门反映情况，汇报工作，提出意见、建议或申请等。

4.7 批复

4.7.1 定义：上级部门答复下级部门请求事项时使用的一种公文。

4.7.2 使用范围：下级的申请、建议、意见的回复。

4.8 会议纪要、会议通知不作概念释义。

4.9 工作联系单

4.9.1 定义：指公司内各部门间、公司外各单位间相互商洽工作、询问、沟通、回复的平行公文。

4.9.2 使用范围：部门与部门日常事务沟通、公司与客户业务信息交流、与其他企、事、政府机关之间的书面沟通等。

5、公司文件的基本要求

5.1 各种文件（对内或对外）代表公司的形象和管理水平，以条理清楚、行文简洁为原则。

5.2 所有文件的格式、排版、字体、字号、页码等要求见附件的公文范本。

5.3 计划、总结的基本要求：

5.3.1 计划

1）年度计划按照当年度的通知要求编写。

2）季度和月度工作计划应按照总经办《关天“部门季度/月度计划书”的规范文件》的相关内容执行。

3）其他阶段性计划或专项计划要有明确的目的与实施方法，时间和责任人。

4）计划要目标明确、条理清楚、文字简洁、有措施、可操作、可执行。

5.3.2 总结

1）总结必须应包括工作重点、目标的完成情况汇报；上月取得的成功经验或教训；上月存在问题分析及下一步的改进计划；下月工作重点计划等。

2）数字准确、行文简洁、分析到位，主要指标完成情况尽量采用表格直观反映。

5.3.3 计划、总结的格式：以WORD格式为准，大标题二号宋体字，小标题小四号黑体字、下文小四号宋体字。

5.3.4 计划、总结制定后必须有编制、审核人员的签名。

5.4 公司资料的基本要求：所有的公司资料应由按照单个项目的格式进行统一。

5.5 所有的公司文件、资料都必须按照相关格式要求提交至项目经理办公室。

6、文件的起草/修订、审核、会签、签批

6.1 项目部文件：

6.1.1 起草/修订：根据各部门的职能，各部门负责起草/修订职能范围内的文件。

6.1.2 审核：各部门负责人负责审核起草/修订的文件。

6.1.3 会签：如文件内容涉及其他部门时，需传送给相关部门负责人进行会签；会签完毕后，负责起草/修订的部门应根据提出的建议进行整理与修订。

6.1.4 签批：项目文件依据公司的权责规定，由项目经理签批。签批后的文件资料原件由综合办公室或者资料室负责保管。

6.1.5 文件的起草/修订、审核，会签、签批过程填写《文件发行申请/分发/回收单》。

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6.2 部门文件：

6.1.1 起草/修订：

为了加强部门内部管理，各部门可根据各部门的实际情况，起草/修订部门内部的管理文件，但在起草/修订部门内部管理文件时，不得与公司的相关制度抵触。

6.1.2 审核/签批：各部门负责人负责审核/签批部门文件。

7、文件的分级、编号

7.1 文件的分级：

7.1.1 普通文件：指企业日常管理中的一些指导性文件、规范性文件、任命、免职、处罚、奖励等通告、通知一类需普遍告知的文件。此类文件打印后发布相关部门，各部门相关人员传阅、张贴公布并存档。

7.1.2 保密文件：指涉及公司生产、经营，销售，财务等方面的管理政策、措施并需规定在一定范围内传阅的文件。此类文件以原件发布至相相关部门第一负责人（或指定委托人），若发布至驻外机构，

则需接受人亲自接收传真或邮件（或指定委托人）。保密文件不可张贴，*-由文件接受人根据具体情况以会议或口头等形式在一定范围内传达文件内容。所有保密文件都盖有“受控”章，并统一受控编号管理。

7.1.3 绝密文件：指公司的战略、计划、财务数据、产品价格等公司核心管理、技术、数字等文件。此类文件以原件发布至直接接受人，若发布至驻外机构，需接受人亲自接收传真或邮件。绝密文件不可张贴，不可代为接收；文件接受人根据具体要求情况以会议或口头等形式按文件要求传达文件内容。所有绝密文件都盖有“受控”章，并统一受控编号管理。

7.2 文件的编号

7.2.1 编号：项目名称+（部门代号）字+【年份】第（密级）。

8、发布/传送：

8.1.1项目部的文件由资料室统一发布/传送；各部门的文件由各签批部门负责发布/传送。

8.1.2发布文件时必须填写《发文登记》做好记录。

8.1.3秘密文件时禁止复印及外传、绝密文件禁止复印及超越范围发布。

8.2签约/公告：

8.2.1各部门收到发布的文件，要在部门内给相关人员进行传阅、签字。

8.2.2公司文件需要在项目部内公告时，由综合办公室负责张贴，

部门文件需要公告时，由各部门负责。

8.3 归档/存放：

8.3.1公司及各部门文件资料要填写《收文登记》做好台账，分类存放，妥善保管。

8.3.2公司及各部门文件资料的电子文本整理后根据制定的归档周期刻录成盘后，由综合办公室归档管理。

8.4 回收/废弃：

8.4.1当发布文件改版或废止时，需要回收旧版文件；旧版回收时需要在《发文登记》中登记清楚。

8.4.2文件的废弃由各文件发布部门负责，根据情况进行回收利用或销毁等处理。

9、资料

9.1编制：各相关部门根据文件要求及工作需要制定填写相应表单、记录。

9.2表单编号:部门代码+序号。

9.3修订：表单进行修订后需更换、回收修订前的表单，且登记于《发文登记》中。

9.4表单记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。

9.5各部门的各类记录由部门负责人根据需要制定相应的保存期限；已到保存期限的记录，由相关部门负责人核准后，进行回收利用或销毁。

10、相关表格：《发文登记》、《收文登记》

11、注意事项：

11.1项目部所有的行政公文都必须按照公文范本格式拟定并由资料室统一审核、存档、下发，如有违反处于50元/次的罚款。

11.2项目部所有的事务公文都必须按照公文范本格式进行拟定提报。

12、附则

12.1本制度由总经办负责组织制订，经总经理批准后颁布实施，修改时亦同。

12.2本制度由总经办负责监督执行，若发现有违反本制度现象，将依据公司奖惩制度进行处理。

12.3本规定自2017年 8月起实施。

收发文登记管理制度2017-04-22 12:22 | #2楼

为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。

一、收文管理

（一）收文归口

凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。

（二）收文办理

1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。

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2、办理程序。

（1）一般业务性文件的办理程序：○1收文签收→○2收文登记并填写《来文处理单》→○3综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门→○4主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理→○5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办→○6业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理→○7文件办理完毕后填写办理结果→

8交综合管理部归档→○9规定期限办理和回复的，由主办部门或部门○

签字确定办妥日期，确保不误事务。

（2）急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。

3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天（公文审阅后请及时通知综合管理部取回），办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复；紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。

4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。

5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。

二、发文管理

（一）发文归口

凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性（包括一般性）文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总经理

进行修改批示，后由总经理（董事长）签发，方可发文。

（二）行文程序

①各发文部门拟稿→②发文部门负责人初审核稿→③到综合管理部领取《文件签发流转单》，填写拟稿人、部门、标题、主送→④综合管理部复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→⑤发文部门分管领导审阅→⑥总经理（董事长）签发→⑦综合管理部编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→⑧发文部门和综合管理部一起对发文进行校对、需要印制的做好印制工作→⑨加盖印章→⑩发文部门和综合管理部一起做好印发→⑾综合管理部归档。

（三）行文要求

1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。

2、行文核稿规定。以公司名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、其它公文材料等均需核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由业务部门负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由综合管理部对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。对不符合要求的文稿，复审时有权退回发文业务部门修改或重新拟稿。

3、行文签发规定。公司的文件由分管领导把关报主要领导同意方可送往总经理（董事长）处签发，对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。需与其他部门或部门会签的文件，报主要领导同意，由拟文

部门送部门或部门会签。在公司总经理（董事长）出差时，经电话请示，可电话授权公司副总经理签发。

4、公文印制规定。本着节能减排的原则确定公文印制数量，公文印制应核对好格式、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方，对版面歪斜的公文视为不合格品，不得发放。公文印制要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文，未经主办业务部门与原稿核对无误的文件不得盖印。

5、行文归档规定。所有发文均应归档，归档文件份数为一到两份。

三、附则

1、本规定由综合管理部负责起草、修订、解释并监督实施。

2、本规定自颁布之日起正式执行。

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