怎样管理好人事档案

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怎样管理好人事档案

人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，是企业的各类人才都能在适合自己的工作岗位上充分发挥每个人的工作积极性、主动性和创造性。随着企业的发展壮大，做好人事档案管理对人才资源的开发起着重要作用，现就如何做好人事档案管理的认识：

怎样管理好人事档案

一、人事档案管理存在的问题

“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是现在人们对于人事档案的写真，“人事档案无用论”正在流行。随着社会的发展、人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，然而，许多人把档案转到人才中心后一去不复返，有的干脆怀揣档案去了天涯海角。突然之间，人事档案好象不重要了，失去了作用，“弃档族”日增，“废档”、“死档”不断增加。而另一方面，社会各方面面临信-用-危-机，各行业、部门及用人单位对于个人的信用记录及以往经历无处可查，档案没有，一些单位只好由人力资源部的人通过非正常的方式和途径去了解，操作起来很麻烦，加大了用人成本。

还不如原来国企的时候，有什么重要的东西都入档案，人事档案一直是记录个人成长工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩的重要载体。装载着个人最原始凭证材料，是组织人事部门、用人单位及相关单位考察和了解个人的重要依据，是决定一个人的命运的重要工具。

出现上述问题，一方面与个人的主观原因有关系外，与现行人事档案管理的混乱且制度不适应市场经济的发展有很大关系。

(一)、多头管理。

早在一九八八年，中组部、人事部“关于加强流动人员人事档案管理http://www.ahsrst.cn工作的通知‘人调发[1988]5号’”文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其它机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理;国企在管，一些私企也在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至于把保管档案当成了谋利的手段，并不惜恶意竞争。众多部门管理档案，混淆了视听，令许多人茫然不知所往。

(二)、都不管。

人事档案多头管理的同时，又存在都不管的问题，只是方便流转，所做的只是档案的收发手续，调一下没用的档案工资，至于档案材料的收集与归档，难于上青天。有的管理单位进出的人事档案，甚至于可以做到连封口都不开。

(三)、管理水平差。

1、硬件环境差，参差不齐。有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处撒放，造成极大隐患，令存档人员忐忑不安，不能一心一意搞建设。

2、管理人员人员少，素质低。一个人管理几千份档案，能管过来吗?另外，一些档案管理人员素质低，水平差，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂微机的使用，有的管理人员竟然分不清大专学历和本科学历的区别，让人大跌眼镜!

3、人事档案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工记帐，重复无效劳动，人事档案管理软件落后且软件不统一，现代化管理手段缺乏。

4、档案服务开发意识差。不能及时收集信息入档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料。利用价值低，功能越来越弱化。

5、管理混乱，保管手续不严格。一些管理单位，尤其是那些私自保管档案的单位，违反规定出具假证明，私自抽取、涂改、销毁有关凭证材料，使假学历、假经历、假身份合法化，扰乱了市场秩序。

(四)、人事档案调动流转手续繁杂。尤其是异地调动，有时一个人为调档来回奔徙几次，搞得疲惫不堪，无奈放弃档案。一些档案管理单位故意刁难、滞留档案，违反规定保管、接收人事档案，给人事档案的管理带来许多副面影响。

人事档案出现的各种问题，原因是多方面的、深层次的，

也不是一两个部门、一个地区的事，它是全社会共同要面对的问题，是社会发展到一定阶段必然要出现的问题，关键是解决问题，要根据发展要求，赋予其新的生命力，更好地为经济发展服务。人事档案作为最原始的信用记录，不能没有，其功能不仅不能弱化，反而更要丰富，要强化!

“没规矩不成方圆”，社会生活的方方面面需要秩序，人才流动也要有序流动，人事档案管理的改革势在必行，乱后必有大治!其出路就是提升人事档案的利用价值，结合人事档案建立个人信用档案，进而联网建立全国统一的公共信用体系，真正决定一个人在社会生活中的命运，使其深入到每个人的经济社会生活的方方面面，时刻提醒人们凡事要三思而后行。

人事档案管理信息化建设

随着信息时代和电子政务的发展，利用计算机和网络管理信息将大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性，以人事档案信息化、网络化为突破口进行人事档案管理方式的改革，是一项刻不容缓的重要任务。

(一)、实现人事档案信息化管理的优势

1、能很好将人事信息资源共享，有利于实现人事档案主要职责之一即为有关部门提供人员信息，使组织领导能直观快捷地了解和掌握各级队伍状况。

2、能有效地提高人事档案信息的利用率和使用价值，通过链接人事档案信息到信息库以供查询调阅，既提高了档案的利用率，又最大限度地保护了纸质档案。

3、能保证档案信息的时效性、真实性，能使人事档案存放更加规范、系统，使查询档案方便、快捷。

4、在选拔任用、调整配备和交流等工作中，均可利用信息库，直接产生任免审批表、基本情况表、名册等，大大提高了工作的运转速度。

(二)、当前推进人事档案信息化管理的主要工作

一要建立个人电子档案系统，实施人事档案自动化管理。将人事基本信息(如履历表上的信息)通过专门的人事信息软件输入微机，制成电子卡片的形式，形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转，适应人才流动的需求。

二要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态和无纸化管理。要利用计算机、扫描仪，照相机等现代设备和现代技术，将常用的档案资料、表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的图片文件，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。也可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

三要建立人事档案网络化管理体系，实施人事档案的分级管理。逐层逐级建立人事档案局域网，实行档案的网络化管理。建立人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。

(三)、需要注意的方面

1、加强对电子文件原始性、真实性认定和管理。对于纸质文件来说，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，但电子文件的内容与形式是相对独立的，没有相对固定的形式，要对采集的电子文件进行全面、认真的检查。可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防写措施等技术措施，提高电子文件的可靠性。

2、是根据实际工作，制定相关档案信息化法规。为了防止工作中的盲目性和随意性，要结合工作实际，从管理、业务、技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系，以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循，职责明确，以保证数据准确、真实、规范、统一。

3、要加强对电子文件归档管理。加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等工作的监督、指导，保证本单位产生的有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和长期可读性。

4、要在人事档案信息化管理工作制度中严肃档案管理工作纪律，严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定，严格限定上网信息的内容和范围，严禁处理业务的计算机与网络连接，确保信息安全。

5、加强档案信息安全保障工作。切实抓好网络信息安全保密教育，增强干部人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失泄密现象的发生。

总之，信息化建设作为加强人事档案管理日常工作的一个重要内容，能为广大职工提供优质便捷服务，也是实现人事档案工作与时俱进，加快发展的必然趋势。

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