员工档案管理的目的

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员工档案管理的目的

鉴于中国的劳动人事档案关系这一历经数十年的传统模式，虽然改革开放以及方方面面市场化进程的不断完善，但想一下子打破沿袭如此之久并且在某些社会职业发展环节当牟千丝万缕的联系，却依然是个既严肃且繁琐的恼人问题。

员工档案管理的目的

从人事档案现状而言，虽然包括当今的大学毕业生们在内越来越多的人视之为鸡肋，在寻找工作或是到异地寻求发展的过程中完全不把个人档案当回事，甚至很多企业的人力资源部门也全没有将其放在眼里，并且由于忽视与个人档案相关的管理，给企业发展和人员管理造成了很大的隐患。

另外，我国现行的养老保险等社会保险制度不仅没有将之彻底抛弃，在很多地区和城市甚至仍以档案关系作为最重要的费用缴存依据和必不可少的手续。此外，很多所谓的“人才档案管理部门”正是依靠这一“欲废还休”的政策创造着经济效益。以北京市人才服务中心为例，拥有着全市最大的档案管理中心，共保管档案12余万份，而且这些档案的利用率相对很高，表现在出具人事证明、婚育证明、出国政审、职称评定、工龄认定以及各种保险的相关手续等方面。

笔者在外企人力资源管理部工作十数年，历经了个人档案关系从“干部指标”这类不可或缺的个人身份证明，到一批批“人档分离”甚至“死无对证”的年轻人的无可奈何与愤懑，虽然不可能在这项政策之下有何一劳永逸的良策，但还是要从企业管理角度评一下员工档案管理的关键所在，其中几项kpi（关键绩效指标）我想还是可以作为衡量人力资源部门甚至整个企业管理水平的重要参考因素。

一、国家相关政策的要求

正如上面所提到的，无论是社会保险制度还是与职称评定、政审等相关的手续要求，个人档案还是必不可少的一道重要环节，尽管可以通过一些变通的手段达成部分目的，但国家机关以及相关的企事业单位的整个劳动人事制度还是依照惯常的模式在运行，很难完全回避得了，或者势必会造成一定的麻烦。

作为企业，赢利当然是永恒的目的，其中尽可能降低运营成本自然是企业生存需要考虑的重要因素，于是在考虑人才录用以及人力资源发展企划的时候，很多企业都不得不把档案关系的相关情况作为一个筛选和淘汰的标准。尽管很多求职者对此十分不满，但我认为企业这样的做法完全是可以理解的，而且从某种程度来说这也称得上是一种不得已而为之的“长远”考虑。尤其是一些规模和影响力较大的企业，人员的内部流动以及包括出入境等诸多业务往来越来越频繁，与其在今后为档案所在地的原因引起许多不必要的麻烦，还不如在能力水平相当的候选者中挑选一些档案关系明了者以有效地回避掉可能出现的问题。当然，如果某位侯选者是“一将难求”，那么企业也须下定决心承担起因此而发生的与费用或手续相关的金钱或时间上的开销。

二、有效的风险规避措施

在我所接触或处理过的多宗与个人档案相关的案例中，几乎所有的纠纷和最终的不愉快基本上全部源自员工个人在办理档案关系时“留了一手”。

一位方姓的销售员在入职前一再声明档案关系由原单位转入公司指定的人才档案管理机构没有任何问题，只是因原单位人事负责人住院等多种名义希望延后办理，人力资源部门因业务需要和业务部门经理的不断催促，允许了他先加入公司之后再办理档案手续。之后他又是以各种理由一拖再拖，直到人力资源部门无法为其缴存社会保险而多次向他警告之后，他才不得已说出他与原单位之间的复杂关系，实际上他尚未与原单位解除劳动合同，从劳动法的角度来说公司已经与他产生了双重劳动关系，而造成这种现状的原因虽然不能由公司负全责，但也要承担不小的干系。尤其是他本人不愿主动请辞的时候，人力资源部门面临了极大的压力，一旦处理不当会给公司的整体形象造成极坏的影响。

很多时候当入职者有意回避档案关系的问题，或是无法给出合理解释的时候，这里面往往潜伏着很大的隐患，包括双重劳动关系、未完成的工作或培训协议、经济上的遗留问题或纠纷、重大工作或生活污点，以及与原单位的其他纠纷等。如果人力资源部门因为人事制度或管理流程中操作不当，很容易使这种隐患深植于企业肌体当中，一旦问题爆发必定会给企业造成无可挽回的影响和损失。

不愿将档案关系转入新东家的入职者，还有一种重要的心理倾向，那就是并不打算在这家公司多呆下去，或是抱有摸底或观望的态度，先通过一段时间的实际工作感受一下企业文化和工作境，一旦发现“情况不理想”就立刻抽身，反正没有什么“把柄”落在企业的手里。

这样的心态当然也是很多求职者作为“弱势群体”时保护自己的一种措施，但这将直接导致个人对企业的归属感不够，并且极有可能因此而错误理解和看待业务当中的一些现象和问题，从而“轻言放弃”，这对他们的成长和职业发展心态产生很多负面的影响。而且，从企业角度来看，这样的求职者也是极不负责任和缺乏“信用”，这也是为现代社会所越来越不能容忍的职业态度。

三、档案管理对人力资源部门的要求

除了人才档案管理机构之外，有部分国有企业、事业单位可以直接管-理-员工档案。

对于这些可以直接管-理-员工档案的单位来说，除需要遵守国家关于档案管理的制度要求、人员要求和体制要求，还须加强人力资源管理人员对档案管理的责任心与服务意识，除做到收集应当进入档案的材料，如：转正定级手续、学历、职称材料、工资、职务材料等之外，还要做好档案利用工作，依据档案记载，向有关组织出具人事证明，并且按制度改进、整理档案、转递档案，同时在管理中保证档案的安全，不受人为的和自然的损害。

对于委托人才中心管理档案的企业，人力资源部门的工作人员主要是作好档案的利用工作，协助人才中心做好有关归纳材料的收集工作，包括员工的工作鉴定材料和突出的业绩档案材料等。当员工的劳动关系发生变化时要及时通知存档部门，终止或变更存档协议。

四、个人资料信息库的管理

对于企业而言，档案管理的最终目的是为了档案的利用。但是，把所谓的档案管理仅理解成个人的历史问题证明就有失偏颇了。

实际上作为企业的人力资源部门，除了国家政策上的要求以及有效规避风险等因素之外，真正的档案管理还包括建立起一套完整的员工个人资料信息库，这不仅是与人力资源企划和人力成本控制与分析相关的基础数据，同时也是应对紧急事件、人员背景情况、培训历史信息，以及个人成长数据等重要信息的来源。

员工档案一般应该包括员工的基本资料，如姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、婚姻及家庭状况、血型、学历、工种或职务、个人经历、奖惩状况、兴趣爱好等，还应包括员工的联系方式，如家庭信址、手机号码、email地址等，对于离职员工还应该包括离职时间、离职原因、去了何处、从事何种工作等等。

在我的经验中，作为更加完善的管理系统，除以上基本信息之外还应包括个人及家庭生活等其他主要状况，以及紧急通讯联络方式，个人教育背景和受培情况，入职前工作背景与成长过程，还有加入公司后职务、薪酬福利、奖惩历等内部成长情况及培训情况等等。这些信息不仅可为人力资源部门甚至业务部门在出现紧急事件时有详实的信息可供参考，而且可以通过对每一组数据的类比和分析，获得更加丰富的与人力发展相关的数据和结论，对企业招聘、培训、晋、薪酬福利制度的制定等提供真实可靠的依据。

例如：记录了员工的身份证号码，将有助于日后对某些事件的调查；清楚了员工的血型，将有助于因突发事件致伤时的紧急救治；掌握了员工的专长、兴趣爱好、性格特点，才能因材施教、有所重点地加以培养；根据员工的生日，还可以组织一些活动，比如赠送生日贺卡，或举办生日聚会等不，会让员工深深感受到组织的关爱，也必将鼓舞整个团队的士气。

员工档案管理的目的2015-09-13 19:29 | #2楼

众所周知，在西方发达国家，公民的个人诚信档案制度十分完善。一个在诚信上有污点的人，在求职、贷款、经商，甚至交友、求学等方面，会遇到很大的障碍，可以说寸步难行。这就是西方人特别注重诚信的根本原因。个人诚信档案制度的建立，对于西方国家提高国民素质、维护社会秩序等方面起到了不可替代的积极作用。

相比之下，在我国，由于公民诚信档案的缺失，骗子可以在社会上畅通无阻，假冒伪劣产品随处可见，假学历假文凭现象丛生，既严重败坏了社会风气，也给政府管理带来了沉重压力，在一定程度上损害了国家的形象。尽管关于尽快建立个人诚信档案的倡议屡被提起，有关部门也明确表示正在积极推进，但由于种种原因，整体进展显得十分缓慢。

如果说建立一个覆盖全社会的公民诚信档案需要更长久的时间或者说有很多困难需要克服，那么，建立一个企业员工的诚信档案却是一件立马可以着手去做的事情。北京中诺科瑞迪股份有限责任公司总裁李海彬提出建立员工诚信档案制度，并建立“ 全国个人诚信档案综合管理平台 ”，笔者深表赞同。

每个企业都是一个微型社会，就如同是一个细胞，正是这样数以千万计的小细胞，相互依存，不断更新，构成了整个社会的肌体。而每一个细胞的良性运转，又正是保持社会肌体健康生长的根基所在。假如我们每个企业都能够把员工诚信档案建立起来，不仅有利于提升企业的内部管理，营造良好的企业风貌，而且由点及面衍生开去，可以弘扬社会正气，抑制歪风邪气，乃至加快整个社会诚信档案制度的建设进程。

或许有人会质疑，现在员工的流动性那么大，今年在东北，明年说不定跑到广东去了，建立诚信档案有没有现实意义？笔者以为，一个管理规范的企业，首先它的档案管理一定是完整和规范的。只要是企业的正式员工，无论他停留的时间长短，企业都应该为他建立档案，而且，诚信档案无非只是增加了一项内容，从可操作性上来说不存在问题。一个成功的企业，除了追求良好的经济效益，更重要的还在于要让企业员工分享企业的发展成果，使员工在投身于企业建设的过程中，个人素质和事业也能得到同步提升。在这样的企业里，员工一定会产生强烈的归属感，员工队伍也就能够保持相对稳定。每个企业都应该树立这样的目标，朝着这个方向努力。

虽然每个企业都在积极建立员工的诚信档案，但是，每个企业都只是一个孤岛，这些档案只能让企业内部调用，起不到真正的意义，“全国个人诚信档案综合管理平台”网站是致力于为企业服务的。在这个网站里，把企业孤岛式的档案连在一起，形成一个不可或缺的大陆，真正让诚信档案起到应有的作用。

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