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局人事档案管理制度
一、档案保密制度240c，相对湿度45—65%）。
4．库房整洁，按时记录温度湿度，每周打扫一次卫生，每月检查一次“六防”设施，发现问题及时解决，杜绝隐患。
5．检查手段科学，对保管的档案每年进行一次全面的检查核对，确保档案和材料的齐全完整。
6．不断研究改进保管方法和管理技术，逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。
人事局档案管理规章制度
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案借阅制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案立卷归档制度
一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案鉴定与销毁制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
档案库房管理制度
一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。
五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。
山西省体育局人事档案管理八项制度
（一）查（借）阅制度
一、查阅单位须填写《人事档案查阅审批表》，并履行审批手续。
二、查阅档案，应派中共正式党员并携带单位介绍信。
三、档案一般不外借。特殊情况需要外借的，须保证档案绝对安全，并在一周内归还。
四、查档人员不得查阅本人及亲属档案。
五、纪检监察人员查阅涉案人员档案，需由纪检组长或监察室 主任签署意见。
（二）材料收集制度
一、收集范围 履历表，自传，鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、有关政历问题审查、党团及民-主党派、奖励、处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、离退休、退职审批表和各种代表会代表（委员）登记表，以及其他可供组织参考的材料。
二、收集方法
1、建立送交材料的制度，要求形成材料的部门和单位主动送交上述材料。
2、人事处形成的任免、工资等材料，应在15日内送人事档案室。
3、人事档案管理人员应主动联系，及时索要。
4、向有关单位和部门发出“短缺材料催要通知单”，进行催要。
5、发现不符合归档要求的材料，及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续。
（三）鉴别归档制度
一、鉴别材料：鉴别收到材料是否属于所管干部、工人材料及应归入干部档案内容。
二、审查材料：审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的，不能归档；凡手续不完备的材料，须补办手续后再归档。
三、审核档案：档案中缺少材料，应及时进行登记并收集补充。
四、及时归档：经鉴别无误属归档的材料，及时归入档案盒带中，不允许出现“散乱”现象。
（四）转递制度
一、干部管理权限变动后，及时转递档案。
二、人事档案应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或由本人自带。
三、档案转出前。按规定进行认真的整理装订。
四、转递档案必须详细登记“干部档案转递通知单”的项目,并严密包封。
五、转出档案半个月内回执未退回的，要及时发出“催要档案回执通知单”进行催问，以免档案丢失。
六、收到档案经检查、核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。
（五）检查核对制度
一、人事档案管理以“人事档案统计台帐”为基础，做到底数日清月结。
二、人事档案分别按单位和档案编号建立名册，发现错号或放错位置的，要及时纠正。
三、每年年底对所管人事档案进行清库，彻底核对底数，做到帐档相符。
四、做好所管档案的年度统计工作。
（六）保管保密制度
一、人事档案的保管，坚持安全保密、便于查找的原则。
二、人事档案卷皮、目录和备用袋做到规格统一、样式一致。
三、每两年对所管人事档案进行一次零散材料的装订，并填写目录。
四、经常检查档案柜及库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施。
五、人事档案集中存放在档案柜及库房，任何人不得私自保存他人档案。
六、严格按照有关规定利用档案，严防泄露档案机密，非档案工作人员不准擅自进入档案库房。
七、不断研究和改进档案的管理方法和保管技术，逐步实现档案的科学化、规范化、现代化管理。
（七）人事档案管理人员职责
一、按照《条例》规定，负责人事档案材料的收集，认真细致地做好鉴别归档和整理工作。
二、负责办理人事档案的查阅、借用、转递。
三、做好人事档案的安全、保密、保护工作。
四、搞好人事档案工作的调查研究，结合工作实际，及时提出建议和意见。
五、努力工作，争取改善档案库房的保管条件，提高管理水平。
六、办理领导交办的其他工作。
（八）接收档案材料归档工作制度
一、调档：接到任免通知后，一周内发出“干部档案催要通知单”调档。
二、鉴别：对接收的档案材料进行认真鉴别，如有涂改，及时记录并上报。
三、登记：建立登记册，对接收档案逐档进行认真登记后，编号入库。
四、归档：属归档材料，及时归入档案盒带内。
五、检查：认真核对姓名、编号，避免装错或放错位置
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