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系部办公室主任岗位职责
系办公室主任是系领导的参谋和助手，具体负责系办公室的全面工作，处理事物、做好内务、搞好服务。主要职责有：
1、协助系领导组织、协调、检查、督促系内各办、室的工作，注重调查研究，为系领导决策提供可靠的事实和科学依据。
2、做好办公室成员的考勤考核工作，负责全系教职工长期病、事假的上报工作。
3、根据系领导的指示和学院有关规定，组织起草系工作计划、报告、总结、通知及其它公文的日常处理。
4、协助系主任做好经费的管理工作。
5、负责系内外的工作联系，做好来信、来访人员的接待工作。
6、参加系内各种会议，做好会议记录。负责请示、报告、工作计划、总结等的起草和主持文书档案的立卷归档工作。
7、协助教务办搞好教学工作；协助学工办搞好学生工作。
8、负责系印章和一般办公设施的管理，检查批转相关文件，做好上传下达的工作。
9、负责教职工考勤和年度考核有关材料的收集汇总工作。
10、完成学院有关部门和系领导临时交办的其他工作，并协助系领导做好安全工作。
11、妥善保管和正确使用公章。
唐山学院系办公室主任岗位职责
（试行）
系办公室是系综合协调办事机构。负责系内日常行政事务工作。其职责是：
１、及时向系领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。
２、协助起草本系工作计划、工作总结、各种报告、规章制度及通知等文稿。
３、组织安排系内各种工作会议或大型活动。
４、协调本系各单位的工作，督促、检查、落实学校及系布置的有关工作决议和决定。
５、协调、处理本系的突发事件以及防火、防盗、卫生、安全督检等工作。
６、管理并正确使用系公章及系主任章，审核以系名义签发的各种文件、报告、信函、材料、介绍信等文件。
７、安排接待或协助学校接待上级和兄弟单位来系参观访问、合作交流的团组和个人。
８、收集本单位有关信息，并及时向系领导汇报情况。
９、完成领导交办的其他工作。
唐山学院系学生工作秘书岗位职责
（试行）
学生工作秘书在系党总支和系行政的领导下，在学生工作部（处）的指导下，负责全系学生的思想政治教育工作和管理工作。其职责是：
1．负责全系学生的日常行为规范管理。制定切实可行的学生管理规定，建立学生考勤、考核档案，严格请销假制度，建立文明宿舍检查、评比制度等，对违反法律、法令、校规校纪及社会公约的学生提出教育和处理意见。
2．组织大型的教育活动，对学生成才、就业、恋爱等问题开展有计划的教育活动，促进全系学生身心的健康成长。
3．深入学生，熟悉学生情况，掌握学生思想动态，对学生中出现的新情况，新问题，及时发现，并向系有关领导和学生工作部（处）报告。
4．全面负责学生的奖励和处分，对学生考评、鉴定等工作严格把关，确保工作的公平、公正。
5．建立健全特困学生情况档案，负责全系学生的助学贷款和勤工助学工作。
6．指导各班级学生干部的选拔、培养及考核工作，加强学生的自我教育和自我管理，并保持与学生家长的联系，实现学校教育与家庭教育相结合。
7．开展学生就业指导与服务工作，按照有关要求组织、宣传就业政策，帮助学生端正就业观念、拓宽就业思路、提高就业技巧，以便顺利就业，并协助有关部门做好毕业生的就业服务工作。
8．注重学生宿舍的管理和文化建设，发挥其教育阵地作用，积极组织学生营造干净、整洁、向上的生活环境。
9．完成领导交办的其他工作。
唐山学院系团总支书记岗位职责
（试行）
在系党总支和院团委的领导下开展工作。其职责是：
1．制定团总支的工作计划；定期召开团支部书记例会，及时传达贯彻学校和上级党团组织的工作部署和指示精神，研究、部署、检查和总结本系团的阶段性工作。
2．要深入各团支部，全面了解各支部的情况，认真听取他们的意见和要求，掌握学生的思想动态，并及时向团委反映情况，开展有针对性的思想教育工作，指导并帮助开展团的各项活动。
3．负责本系团组织建设，有计划、有步骤地发展新团员；每学期组织团员统一注册、收取团费、上交团费；负责组织团关系的统一转进和迁出。
4．定期组织班团干部培训班，不断提高班团干部的思想和业务水平。
5．负责组织本系团员青年参加“业余党校”的学习和考评；积极推荐本系优秀团员青年做党的发展对象；评选本系优秀团支部、团干部和优秀团员。
6．关心团员青年的切身利益，帮助解决他们的实际困难和问题，并及时向上级有关部门反映学生在学习、生活等方面的意见和要求。
7．负责系学生会的管理和团干部队伍的建立和培训，指导其开展课余文化、娱乐、体育活动及其它各项公益活动。组织本系学生积极参加社会实践活动，培养创新意识。
8．定期向系党总支和院团委汇报工作，完成领导交办的各项工作。
唐山学院系（部）办事员岗位职责
（试行）
系办公室是系综合协调办事机构。办事员在系办公室主任的领导下开展工作。其职责是：
1．坚持办公室日常值班制度，保证工作正常运行，转达各部门委办的事情，做好来人接待、来电转达工作。
2．负责系邮发工作及有关文件、通知、资料等的收取、报送工作，并做到及时、准确。有关文件要及时送至系有关领导阅毕，并将文件、材料存档备查。
3．认真掌管并正确使用系公章。开具去校外的介绍信或出具证明，须由系办公室主任批准，并留存根备查。
4．负责及时、准确的向系内外有关人员传达通知事项或协助会议安排。
5．负责系会议记录和日志记录工作。
6．负责各种津贴的计算和发放。
7．负责全系人员的考勤统计工作，并及时、准确上报有关部门。
8．负责办公用品的领取、保管、分发。
9．完成领导交办的其他工作。
唐山学院系教务员岗位职责
（试行）
在系教学主任的领导下，在教务处的指导下，完成教学事务管理工作。其职责是：
一、考试工作
1.负责统一到教务处办理本系学生课程的自修、免修及体育课见习的申请。
2.按我校有关规定办理学生缓考的审批工作，并将有关材料于考试前及时上报教务处。
3.负责本部门统考课程试卷的印制和保管工作；整理考试试卷和补考试卷，使其一一对应，审查后存档备案。
4.协助教务处组织本系学生参加全国大学生外语四、六级考试、专科英语应用能力考试及河北省计算机等级考试和普通话测试等报名工作。
二、成绩管理
1.课程考完后，指导并督促任课教师及时在校教务管理系统中录入成绩数据，同时负责收齐成绩单后统一交到教务处。
2.统计不及格学生名单，以便处理学籍并安排重修、重考或毕业时补考。
3.组织登统本系所有班级每学期的总成绩单，核算学生每学期的总学分数及平均学分绩点。
三、学籍管理
1.新生入学注册。 根据教务处提供的新生名单组织本系新生报到，办理注册手续，发放校徽学生证等，并及时向教务处反馈新生的各种统计信息。
2.在校生开学注册。每学期开学办理在校生的注册手续，开始上课后将缺勤学生名单报教务处。
3.组织建立学生学籍档案，按学校的统一规定填写装订后交教务处保存。
4.按学籍管理规定办理降级、留级、试读、保留学籍资格、休学、停学、复学、转学、退学等工作，并按要求填写相应报告，经系教学主任审批后报教务科。
5.协助教务处做好学籍申报工作。
6.组织本系学生办理“专接本”报名推荐手续。
7.根据学生的成绩及学籍管理规定审核学生的毕业资格及获得学位资格，向教务处提供详细的审核报告。
8．完成领导交办的其他工作。
唐山学院系、部教学（科研）秘书岗位职责
（试行）
在系教学主任和分管科研工作主任的领导下，在教务处、科研处指导下，完成教学、科研管理工作。其职责是：
一、课程建设、学科建设工作
1．协助系教学主任申报每学年的本、专科新专业；
2．组织编制、修订专业的教学计划及相关课程的教学大纲；
3．组织各教研室做好各门课程教材的选用及征订工作；
4．协助系教学主任准备、组织各层次、各类型的评比、评估工作。
二、教务管理工作
（一）教学计划的执行及教学任务的安排工作
1．根据各专业教学计划，制订、完善下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期开课计划上报教务处。
2．根据教务处下发的教学任务书组织各教研室安排任课教师，收集本系（部）教师教学安排中的具体要求并负责与教务处进行沟通，负责教学任务安排工作中的报表、文件收发及汇总；
3．协助系（部）领导检查教学任务的执行情况；
4．按教务处规定对本系（部）教师的停课、调课和补课申请进行初步审核，经系教学主任同意后报教务处审批。
（二）考务管理工作
1．制订各班级的提前、期末考试及补考安排，落实考试场地、监考教师，将考试安排通知有关的师生，做好考试前的准备工作；
2．负责本系（部）各门课程试题库、试卷库的建设及使用管理工作。
三、其他教学管理工作
1.协助教学主任开展教研活动，并按学校要求组织各教研室
进行规范记录；
2.按学校要求规范教研室、实验室及教师个人的各类教学文件并定期进行检查。
四、科研工作
1.协助系（部）主管领导组织申报科研项目，制定科研规划，开展学术交流科研成果鉴定及申报各级各类奖励；
2.协助系（部）主管领导督促项目按时完成情况和科研经费的使用情况，定期向科研处上报汇总情况；
3.负责统计、汇总并上报本部门教职工每年发表论文，出版著作，取得专利，科研成果，学术交流等情况；
4.协助系（部）主管领导组织教职工开展科普宣传知识讲座、业务培训、竞赛活动、科技咨询、科技服务等。
唐山学院系（部）资料员岗位职责
（试行）
1.根据教学和科研任务的需要，收集整理本系（部）所需的专业文献资料。
2．适时提出报刊的订阅计划,经主管领导同意后,订阅有关书籍和资料。负责系（部）内文献资料的采购、登记、编目、管理。
3.购进文献资料后逐件进行登记，及时上架，以供师生借阅。
4．充分利用现有资料做好参考咨询、文献检索和情报服务工作。
5．做好过刊和图书的收藏工作，对过时刊物装订、归类，并按有关规定对没有使用价值的资料进行剔除。
6. 认真学习图书资料专业知识，业务上接受图书馆的指导，不断提高管理水平。
7．完成领导交办的其他工作。
职业技术学院XX系办公室主任岗位职责
系办公室主任是系领导的参谋和助手，具体负责系办公室的全面工作，处理事物、做好内务、搞好服务。主要职责有：
一、协助系领导组织、协调、检查、督促系内各部门、科室的工作，注重调查研究，为系领导决策提供可靠的事实和科学依据。
二、做好办公室成员的考勤考核工作，负责全系教职工长期病、事假的上报工作。
三、根据系领导的指示和学院有关规定，组织起草系工作计划、报告、总结、通知及其它文件。
四、协助系主任做好经费的管理工作。
五、负责系内外的工作联系，做好来信、来访人员的接待工作。
六、参加系内各种会议，做好会议记录。负责请示、报告、工作计划、总结等的起草和主持文书档案的立卷归档工作。
七、协助教务科办搞好教学工作；协助学工办搞好学生工作。
八、负责系印章和一般办公设施的管理，检查批转相关文件，做好上传下达的工作。
九、负责教职工考勤和年度考核有关材料的收集汇总工作。
十、完成学院有关部门和系领导临时交办的其他工作，并协助系领导做好安全工作。
十一、妥善保管和正确使用公章。
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系办公室岗位职责
一、树立全心全意为教职工服务的思想，做好服务育人工作。
二、当好系领导的参谋和助手，协助系部领导处理各项日常行政事务工作。
三、参与系务会议，及时向领导汇报请况或向下传达领导的要求。
四、负责系日常行政工作，协调各部门之间的关系，布置、检查系办各岗位人员的工作。
五、负责做好校内外来访人员的接待工作。
六、收发学校及上级有关部门布置的各类统计报表和有关材料。
七、做好系部财务、财产管理工作，协助系部做好本系部的各项经费预算、开支工作。
八、按学院有关规定做好系部人员的请假、考勤工作。
九、管理并正确使用系公章及系主任章，审核以系名义签发的各种文件、报告、信函、材料、介绍信等文件。
十、完成领导交办的其他各项工作。
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