员工合同管理流程

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员工合同管理流程

劳动合同管理工作流程包括四部分内容：劳动合同签订流程、劳动合同续签流程、劳动合同变更流程、劳动合同解除流程。

员工合同管理流程

一、劳动合同签订流程：

1．空白劳动合同盖章：

本项工作属于前期准备工作。劳动合同空白版本需提前盖5个章，包括：？股份有限公司、股份制、按照岗位职责说明、计时工资、奖金另计共五个章。

2．劳动合同签订：

A、新进人员到人力资源部报到，报到流程中开调派单或考勤通知单之前的一个步骤，就是与公司签订劳动合同。

B、劳动合同管理人员需要填写

（1）劳动合同期限

（2）试用期（一般填写1～3个月，硕士生、经理填写3个月）

（3）工时制度（工人选择三，其他人员选择一，具体工人部门详见相关附件）

（4）合同变更、解除、终止和续签的条件（划一斜线）、

（5）双方约定的其他事项（两年期限以上的需添加违约金条款，盖上“如一方违反本合同，需向对方支付违约金仟元整”的章，下划一斜线）、

（6）合同订立日期。

C、新进人员需要填写劳动者姓名、乙方信息（性别、文化程度、身份证号码以及身份证上的地址）、乙方签名（要用黑色或蓝色水笔填写）。

D、本科及以上学历的新进人员以及物资管理部全体员工需同时填写《保守商业秘密协议书》。

3．劳动合同编号：

依据奉化市劳动局提供的号码进行编号。劳动合同编号需按顺序进行编写，编号写在劳动合同封面上，编号后需要在劳动合同签证登记表中进行登记（目前可以直接由系统导出），登记工作最好每周进行一次，以免造成工作积压。

目前正在使用的编号：

B0001－B0849

B0916－B2000

B10000

4．劳动合同信息录入：

完成编号的劳动合同的相关信息需录入人事档案系统的合同管理模块中。步骤如下：

①在“人事档案管理系统”中用姓名“查询”出员工的基本信息；

②双击基本信息内容，进入合同模块进行录入，首先录入合同编号；

④其他信息部分“合同生效日期”、“合同终止日期” 、“签订日期”、“违约金金额”可选择；需录入工种职务，工种职务填写主要有工人、基层、销售、行政、技术、研发、管理等七种。

⑤在“备注”一栏中，除可录入培训处提供相关专项培训协议，注明有违约金条款外，还需录入培训协议违约金条款和协议起止时间（具体由培训发展处王小军提供）。

⑥劳动手册号办理后即录入。

最好当天签订的合同当天录入。

5．双方签订完成的劳动合同盖章：

劳动合同鉴证前需盖两个章，包括股份公司的章和法定代表人的章。用印需填写《用印申请单》。

6．劳动合同鉴证：

劳动合同需要劳动局的鉴证才正式生效。劳动合同鉴证时必须带上《劳动合同鉴证登记表》。

7．劳动合同发放与存档：

签证后的劳动合同原则上双方各执一份。为方便管理，最好两份都由公司统一保管，员工使用时可随时调出，但需要做记录。鉴证后的劳动合同必须按编号进行整理存档。

二、

劳动合同续签流程：

1．续签劳动合同前期准备：

每月月初整理需要续签的劳动合同，步骤如下：

①在人事档案系统“查询”窗体中选择“合同信息”中的“合同终止日期”（期限以导出日一个半月为限）进行查询并导出名单；

②整理导出的名单，按部门分类；

③起草续签通知，向相关部门经理发出；

④确认续签的员工，通知员工前来续签，部门人数较多的如产品制造部、客户服务部、综合管理部请部门经理指定专人负责；确认不再续签的员工，发出不续签劳动合同的通知，同时请相关部门出具“离岗处理意见表”，通知员工办理外部异动手续；

⑤续签前，在劳动合同文本中找出需要续签的劳动合同文本，按部门分类；在筛选过程辞职人员劳动合同整理出来，归入离职的劳动合同中。

2．劳动合同续签：

公司需要在劳动合同文本的最后续签合同记录中填写续签合同日期、续签合同起讫日期，同时需要盖甲方代表的章，违约金的章：甲方代表的章盖在甲方一栏中，违约金的章盖在续签合同记录中的鉴证日期旁空白处。

乙方需要在乙方一栏中签名。

劳动合同一式两份同时需要续签。

4．续签劳动合同鉴证：

到奉化市劳动局办理续签劳动合同鉴证手续，续签合同鉴证需要提供续签合同的截止日期的登记表单。

5．续签劳动合同信息录入：

主要包括续签劳动合同的结束日期（合同起始期保持不变），违约金信息录入时只需要选择劳动合同管理模块中“合同违约金”一栏的金额。

6．续签劳动合同的发放与存档：

鉴证后的劳动合同原则上双方各执一份。为便于管理，最好两份都由公司统一保管。签证后的劳动合同需要按编号重新进行整理存档。

三、

劳动合同变更流程：

适用范围：所有签订委外培训协议，并且协议期限长于其劳动合同期限的员工。

特殊情况说明：如果SAP协议到期时间在合同续签时间之前，员工不愿意再续签合同，劳动合同可以只续签到SAP协议到期的时间，违约金可以只支付SAP协议违约金（需在合同中有备注说明方可如此操作）。

四、

劳动合同解除流程：

根据公司劳动合同管理制度的规定，双方解除劳动合同，办理相关手续的步骤如下：

由员工提出解除劳动合同的流程：

1、员工本人必须提前30天向所在部门提交书面辞职报告；

2、员工按规定办理《人事（外部）异动表》上规定的手续；

3、人力部按规定进行经济结算（劳动合同违约金、培训协议违约金、户口押金）和薪资结算；违约金、户口押金结算：

A、人事行政专员先在“劳动合同管理系统”中“备注”一栏中查询劳动合同违约金和培训协议违约金金额；在《历年入户人员名单》中确认离职员工户口是否在公司集体户口中；确认后在《人事外部异动表》中填写：需缴纳违约金、户口押金金额。－考勤专员负责。

说明：办理过集体户口的员工离职需缴纳户口押金500元。若员工两个月内将户口迁出可退还押金。退还流程：由工资专员在离职员工“户口押金收据”原件上注明：“该员工已按协议规定的时间内将户口迁出，符合协议要求，请财务部退还户口押金500元”；同时工资专员还需找出以前的“户口押金收据”复印件，并注明：几月几日已退押金。离职员工至财务部领回押金。

B、薪资专员根据《人事外部异动表》上的信息，开具“劳动合同违约金”或“培训协议违约金”缴纳证明；对于户口在公司集体户口中的离职员工，由工资专员提供户口押金协议，并交离职员工签字；－薪资专员负责

C、离职员工本人按规定持以上相关证明到股份财务部办理缴纳手续（违约金可以在工资里扣除，具体由工资专员视情况处理，主要看薪资中是否有足够的金额可以扣除）。

D、公司集体户口中的离职员工，还需将户口押金协议和财务开据的违约金和户口押金收据各复印一份，交工资专员备案。

E、薪资专员在《人事外部异动表》中填写“违约金、户口押金已缴纳”字样并签名。－薪资专员

薪资结算：办理完上述手续后，由薪资专员确认离职员工最后一个月的考勤情况，进行薪资结算。

1、考勤专员签发解除劳动合同关系的文件；

2、工资专员和人事档案管-理-员根据需要填发社会保险转移介绍信和人事档案关系；

养老保险关系转移：

对于公司外省（市）“农民户口”的员工（主要指工人），若不具备养老保险关系转移条件，本人又不愿意保留个人帐户的，由薪资专员出具《养老保险个人帐户提取证明》，员工持此证明至社报机构办理提取手续。至社保机构后，员工还需填写《个人帐户一次性支付审批表》；经社会保险机构核准后，可一次性提取个人帐户中的储存额，同时终止养老保险关系。

对于公司解除劳动合同关系的员工，若已缴纳了失业保险一年以上，符合失业保险领取条件，由薪资专员开具“奉化市失业人员登记证明书”，离职员工可持此证明、及劳动合同原件、劳动合同解除证明书至奉化劳动局领取失业保险金。

正规档案关系转移：

A、离职员工必须至所在单位或单位所挂靠的人才市场，开具正规调档函（必须具有调档资格的单位开具，且有编号的）；

B、本人或委托人持正规调档函至人力资源部，人事档案专员确认档案保存地，如该档案由宁波许会计保管，则由本人或委托人持调档函至宁波许会计处办理调档手续（地址：宁波解放南路63号，电话：87323884转16）；如该档案由公司档案室保管，则由人事档案专员办理调档手续；

C、人事档案专员依据调档程序，先到公司档案室提出员工正规档案；

D、同时找出员工在波导期间的人事档案，将人事登记表、转正定级表等相关资料放入正规档案，同时复印一份放入公司人事档案中存档；

E、将正规档案密封，骑缝盖章，连同回执一并寄往调档函所至地址；

F、上述过程中涉及到调档存根、回执存根都需妥为保存，以备将来查找。

G、基层人员离职由薪酬考核处处长签字确认；职员离职由人力资源部经理签字确认。

H、人事外部异动表交至人事档案管-理-员存档。－人事档案管-理-员负责（邾爱莲）

由公司提出解除劳动合同的流程：

先由部门主管按规定办理《员工离岗处理意见表》的填写和审核，报人力资源部核定。

其余程序同上。

五、劳动合同管理中的问题及对策：

1、对于需要重新签订劳动合同的员工（特殊情况，如出国工作年限不够），需员工本人提出申请、并由经理级以上领导签字，才能进行签订，员工用完后需交至人力资源部，统一销毁

2、如果只有一份合同，另一份合同可以复印，同时据此进行续签鉴证。

3、所有从合资公司异动到股份公司的员工，都必须重新签订劳动合同，同时根据其本人是否需要合资公司《解除劳动合同证明书》的意愿，如需要可发出《终止（解除）劳动合同通知函》，由员工本人持通知函到合资公司人力资源部办理解除劳动合同的手续，公司将保留通知函中的存根部分。

4、学历为大专的员工，签订合同时需要根据其工作性质确定合同的年限和是否有违约金。工人和基层作业人员合同期为一年，无违约金；职员的为二年，违约金2000元。

5、原则上公司每位员工都必须签订劳动合同，因种种原因允许员工不签定合同的，需要在人事系统合同模块的劳动合同编号中录入TSxx-x(xx-x为合同序号)。

员工合同管理流程2015-09-13 9:34 | #2楼

1. 流程范本的作用

管理流程是管理制度、管理方法和管理思想的图象化，实现流程化管理，是实现规范化、现代化和信息化管理的基础和前提。在流程图的指引下，所有管理行为都按流程所明确的标准线路实施，可以使相关职能部门自动、高效、精确的运转。流程图更是实现标准化管理的重要工具，有了管理流程图，不同人实施同一管理行为时，过程都是标准化的，管理效果自然也不会发生较大的差异。此外，流程图还是一种沟通工具，即使是一位新员工，有了流程图，也知道管理行为如何实施。

2. 人力资源管理流程范本要素本管理流程范本包括如下要素：

（1）流程名称。通常是某一管理行为的简称。

（2）编码。便于文件检索、计算机管理等。

（3）受控状态。在实施工作中，一般需要加盖公司统一的“受控专用章”。

（4）执行核心部门。本套流程范本执行核心部门一般为人力资源部。

（5）控制部门。本套流程范本控制部门为人办资源总监。

（6）行为实施环节。即在管理流程中涉及到的部门或个人。该范本是根据本书第一章“组织设计范本”中的职能部门来确定行为实施环节的。

（7）管理行为。即流程范本的核心部分——流程图。在流程中，方框代表管理动作，框中的文字代表动作内容，菱形框代表决策，椭圆形框代表又一个管理流程，箭头代表动作桥。

（8）流程编制人员、审核人员和批准人员，编制日期、审核日期和批准日期。

3. 人力资淅管理流程范本使用方法

人力资源管理流程不仅仅需要人力资源部熟悉和掌握，更需要涉及到的所有部门和个人掌握。人力资源部可以按如下步骤使用范本：

（1）将本范本复制出来；