驻外企业人员管理制度

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驻外企业人员管理制度

随着公司业务的开展，驻外机构的不断扩大，人员不断增加，相应的驻外机构管理制度尚未完善。为了加强驻外人员的管理，提高团队战斗力，杜绝人岗脱离、人浮于事，经常旷工的不良现象，经总经办研究决定特制定本管理办法。

驻外企业人员管理制度

一、会议管理

会议种类一般分为：每天晨会、每周业务总结沟通会、每月业务总结沟通会。

会议内容：

1、团队成员总结上阶段的工作执行情况，计划下阶段的工作目标及内容，提出工作中存在的问题。

2、团队领导对上阶段营销工作做出整体分析与点评，并对下阶段的营销工作做出安排。

3、公布团队成员上阶段业绩，奖励工作先进者并向落后者提出整改建议。

4、开展营销专题讨论或培训，帮助团队成员提升技能，调整心态，激励整个团队的士气。

会议应注意几方面：

1、会议是让人提出，分析并解决问题，不是给人提供诉苦的机会。

2、要有明确的主题，不要漫谈；要能得出统一的结论，不要空谈。

3、不开成员缺席会，不开时间推迟会，要严肃会议纪律。

4、要作会议记录，并对问题及时解决。

二、表格管理

常用的营销管理表格有：工作计划表、工作汇报表、周工作报表。

1、工作计划表的填报规定

A、业务主管在每月的30号，向区域经理上传下一个月的工作计划表。

B、区域经理及中心经理在每月的30号，向总经理及职能部门上传下一个月的计划表。

2、工作汇报表的填报规定

A、业务主管在每月的30号，向区域经理上传当月的工作汇报表。

B、区域经理及中心经理在每月的30号，向总经理及职能部门上传当月的工作汇报表。

3、周工作报表的填报规定

A、在OA市场部增设周工作报表的报送流程。

B、业务员每周六下午上网进入公司OA系统，点击市场部打开周工作报表，并如实填报从周一至周六的工作情况，移交给区域经理审核，区域经理在意见栏进行评述，移交给市场，部长审阅后抄送财务部、人事部。

C、区域经理、中心经理每周六下午上网进入公司OA系统，点击市场部打开周工作报表，并如实填报从周一至周六的工作情况，移交给市场部审核，再移交给总经理审阅。

表格管理应注意几方面：

1、表格所填写的内容必须真实。这就要求团队成员的各项工作必须深入实际，那些为了应付检查而闭门造车胡编乱造的做法是要不得的。

2、团队领导有必要亲自参加到一些抽查、回访等活动中去。

三、场所管理

这里说的场所管理是指市场人员日常集合办会及短暂休息的地方，也就是办事处的办公场所。它既是会议室、办公室，也是团队成员学习的地方：市场人员回来后在这里可以整理业务、业余学习、交流心得；它又是市场人员心灵的港湾：市场人员在外遇到了挫折和困难，更需要在这里得到上级的指导和同事的鼓励。

场所管理要突出几个主题：

1、安静：安静是工作学习的环境需要，闲杂人员过多或者是过于吵闹的场所是不合适的。千万不要将家属安排在一起，避免有“住家”的感觉。特别是私人物品要收拾好，卧室门注意关紧。

2、温暖：团队是一个大家庭，工作有成绩要表扬，工作不积极要批评并加以指导，成员有困难大家要相互帮助，给人有温暖的感觉。

3、宽松：没有必要让所有人24小时紧绷神经，场所的整体氛围要求明亮、缓和、舒畅、劳逸相结合。

4、规范：既然主要是用来办公的，那么办公桌椅必须摆放整齐，环境卫生应该清洁，制度、排行榜、标语口号、市场理念要求规范布置。

四、每天考勤管理

1、设立考勤汇报专员，每天将本单位的所有人员的上班工作情况汇总后向市场部汇报，市场部派出专人负责记录造表。

2、有设立文员的办事处由文员兼任考勤汇报专员，没有文员的办事处由区域经理负责考勤汇报。

3、考勤汇报专员从周一至周六每天用电话向市场部专员汇报办事处人员的上班及工作情况。

4、办事处所有人员包括区域经理每天上班情况要向考勤汇报专员告知，如遇上出差或拜访市场，要告知出差地点，拜访市场名称。

五、市场人员行为管理

1、公司所有员工都属于专职人员，如有兼职、或隐瞒公司在上班时间“捞外快”者一律辞退。

2、市场人员是公司的形象，是企业对外的窗口，所以要求每个业务人员诚实、认真、负责，不能有欺骗客户的行为，不能有向客户借款的行为，不能有随口承诺的毛病，不能有损害客户和公司的利益，不能在洽谈业务过程中表现出懒散，心不在焉或有不尊重客户的行为。

3、市场人员要对本辖区市场负责，不能随意窜岗，有因工作需要协助其它市场的工作，必须经其所属上级批准并报人事部备案，否则按旷工处理。

4、市场专项活动或上级布置的其他任务，执行人必须严格按活动细则，文件制度执行，如果没按要求执行所造成的损失由执行人负责。

5、各驻外市场人员要提高保密意识，不得向同行泄露公司机密（包括公司市场政策和策略、管理制度和相关文件，市场促动计划和客户资料），妥善保管机要文件，按部门分类归档。有泄密者，一经查实，一律开除；如果造成公司重大损失的，将按相关法律移交司-法-部门处理。

6、热爱学习，提高个人的专业知识，深入了解行业相关信息，领悟佳隆企业文化，认同和接受佳隆企业文化，做一个对企业有责任心的人。

企业驻外机构如何实施有效管理2015-11-02 22:35 | #2楼

驻外机构，不论是办事处或是分公司，其实都是一个企业的外派执行机构，因此，驻外机构的组织架构不仅要合理设置，充分体现“麻雀虽小，五脏俱全”的特点，而且，还要完善职能，狠抓制度建设与内部管理，避免“将在外，君令有所不授”的管理“短板”，那么，驻外机构应该如何有效地实施日常的各项管理制度呢？

1、考勤管理：驻外机构由于远离企业本部，其日常活动游离于公司视线之外，因此，作为管理体系中的考勤管理尤其重要，它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障。派出机构的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准，比如，行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式，营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤，针对特殊地区，比如新疆等，工作时间时差要顺延2个小时。对于迟到、早退，这样界定，上班时间开始后30分钟内到岗为迟到，上班时间60分钟后到达或下班时间超过30分钟前离岗为旷工，并对迟到、早退或旷工予以不同程度与数额的处罚。对于请休假方面，规定办事处或分公司负责人及其各级下属所拥有的请休假天数权限，并要填写请假单，履行正常请休假流程，对于无故超假、或不及时销假，不以程序操作者，予以旷工或罚款处理，以维护制度的权威性。

2、资料管理：驻外机构在设立后，会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料，对于这些资料，作为驻外机构的负责人，要安排行政人员定期进行检查和整理，确保公司资料、文件的完整与有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理，如月度计划、月度报告、相关报表、人事档案、往来传真件、总部资料、日常报表、审批报表及光盘广告带等，便于销售督导的审查，如发现管理不善者，将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程，并不得给无关人员查看，特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、经销商档案状况等资料，要做安全保存，有相关内容的电脑要设置屏保密码和开机密码，机密资料要设打开权限密码，违反规定者，要根据情节轻重，给以警告或相应经济处罚。此外，驻外机构工作人员，除非工作需要可以上网外，不得浏览与工作无关的网站，若违反规定，要给予相应的罚款处理。

3、财产管理：驻外机构由于工作需要，须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些促销用品，这些物品都属于企业财产，因此，任何员工都要爱护和珍惜，不得随意破坏，驻外机构设立后，所有财产都要填写《财产清册登记表》，并传真回企业存档。各驻外机构负责人为财产责任人，富有对财产的保管和监护权，对于损坏财产的行为，要追究财产负责人的责任，财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用，应纳入营销管理费用，参与绩效考评。如驻外机构负责人工作调动，可以将财产责任转移给下任或授权人，公司对原财产负责人进行财产离任审计，并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者，经查处，要处以虚报数额数倍以上罚款，严重者予以免职。

4、办公管理：驻外机构作为企业在外设置的一个“窗口”，代表着公司的形象和风貌。因此，作为驻外机构的所有人员都要在精神状态、言谈举止、服饰礼仪等方面，处处展示企业良好的素养。驻外机构的办公场所要保持干净整洁，并不得随意留宿企业规定以外的人员住宿，违反者要予以经济处罚，办公人员上班期间，要衣冠整洁、仪表端庄，工作时间内不能穿拖鞋、睡衣、听歌、玩游戏、上网聊天、接待与工作无关的外人等。办公区要突出，所用房子面积要占总面积的50%以上，办公区要有明显的办公气氛。驻外机构的人员个人手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外机构更换地址须先得到企业相关部门审核、有关负责人审批，没有获得批准不准私自搬迁等等。

当然，作为驻外机构的管理实施细则还有很多，不同的行业、不同的企业，其驻外机构的管理方式也各不相同，这里限于篇幅，不再一一表述。

总之，驻外机构管理制度的执行，“成也在人，败也在人”，企业本部只有牢牢“抓”住了驻外机构的日常管理与运做，强化执行力，既适当授权，又有效监督，防患于未然，避免内部“腐-败”，驻外机构才能焕发出其特有的天时、地利、人和的优势，从而在企业本部的领导下，心往一处想，劲往一处使，更好地展现企业勃勃的发展生机，从而让企业始终立于不败之地。

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