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借阅文件应履行登记制度
第一条 目的
我公司为进一步开展经营管理工作，全面提高档案文件管理水平，切实有效的保护和利用公司档案文件，确保归档文件的完整与安全。便于企业员工有序、限时、快捷、方便的借阅原则，特制定本制度。
第二条 适用范围
本规定适用于档案人员管理和公司全体员工借阅各类档案及现行文件。
第三条 借阅要求
1、公司工作人员因工作需要借阅档案文件时，应向档案管-理-员说明利用目的，与本人工作无关的档案文件不予提供。
2、借阅档案、文件必须履行登记手续，由单位领导签字批准后方可借阅文件。由于归档文件的特殊性，档案管理人员在文件上编有归档编号（铅笔书写），借阅人不得擅自将文件归档编号删去，如特殊需要删去归档编号的，由档案管理人员做以备查后删去。归还文件时须经档案人员清查无误后，并在《文件借阅登记本》上注销借阅手续、注明归还日期。
3、档案和文件可以成套借阅，也可单份借阅，但不可任意从保管单位中抽取档案文件。如需复印档案文件因由档案管理人员代为复印原件，借阅人不得私自复印文件，更不得在文件上涂改、勾划、折叠、拆散。
4、借出的档案文件原则上一日内归还，借阅后因妥善保管和爱护
文件，遇特殊情况需延期借阅文件的，上报部门总监审批。
5、借阅者对所借档案文件应注意保密工作，查阅、借阅文件必须自觉遵守保密纪律。如查阅绝密件不可带出档案室，需在室内查阅不得带出档案室。不得将文件内容随意传播，不得私自转借他人使用，更不得将档案文件携带到公共场所和家中。违反此制度者，上报人事行政部惩处。
7、公司员工应在国庆节、春节等重大节日和长期出差、探亲之前，将手中档案文件全部清退至人事行政部和本部门档案员。
8、对损毁、过期不还或丢失档案文件者，人事行政部将依据有关规定进行罚款，扣分或辞退。
9、公司员工不得私自向外单位或个人提供档案文件，如有上述行为，按有关规定严肃处理。
行政部
二〇一〇年八月四日
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