综合部内控管理制度

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综合部内控管理制度

综合部是行政和后勤保障的综合办事机构，具有综合性、从属性和服务性的工作性质。综合部是领导的直接服务部门，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协助领导处理日常事务，在本单位各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系。

综合部内控管理制度

一、文件审批制度

1、凡上级来件，下级请示件，同级呈送件等材料都要逐件登记；

2、原则上对紧急、重大或难处理的公文，直接送主任批阅；

3、对需传阅、学习的文件，须按主任、副主任、各和其他人员的顺序，逐级传阅、学习；

4、本办所有收发文实行登记阅览制，文件最后由综合部负责保管；

5、谁遗失、丢失、损坏文件，将根据造成的后果追究责任。

二、办公经费管理制度

1、办公经费必须实行主任负责制，重大问题班子成员集体研究决定；

2、办公各项经费支出前，必须由综合部报请主任批示填表申请，经批准后方可由综合部统一按规定进行办理；

3、凡购置小额办公用品，须由两人以上共同办理、共同签字，经主任审核签字后，交财务部报销。

三、印章管理制度

1、印章使用登记制度。除领导签发公文外，使用印章须经有关领导批准；

2、印章管理人员用印前要认真审核，明确了解用印的内容和目的，符合用印手续，方可登记使用。对不符合规定的，印章管理人员有权拒绝；

3、印章管理人员违反有关规定用印的，将根据造成的后果追究责任。

四、上班纪律制度

1、按时到岗并指纹签到。上班前要提前到达，打扫所属责任区卫生，不得迟到，早退。如有事须向领导请示批准后方可离岗。

2、上班时间要按各项规章制度，不准办私事，干私活。

3、自觉维护单位正常的工作秩序，做到文明办公，礼貌待人。不准在办公室内大声喧哗，对严重违纪者给予必要的处分；

4、严格执行请销假制度。按规定填写假条，报有关领导批准。并将外出时间、地点、联系方式、返回日期报综合部。

五、固定资产管理制度

1、综合部负责单位内部固定资产的采购、验收、登记、和领用维护。严格按照各类资产的使用说明和存放要求进行保管；

2、个人不得以任何理由占用固定资产，如有借用须经主任同意后，办理借用手续；

3、对于符合规定报废的固定资产，统一向上级主管部门提出申请，经上级批准后方可报废。

六、档案管理制度

1、各类文件和案卷应及时归档，由综合部管理，按各种期限分类保管，对档案的收进、移出、销毁等情况都要进行登记；

2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用；

3、档案室要保持清洁卫生，档案柜要摆放整齐，

便于保养和使用，并做好“九防”工作；

4、定期鉴定档案，凡需要销毁的档案必须按规定进行，未经批准不得自行销毁；

5、档案管理人员要熟悉业务，准确、及时的为使用者提供方便；

6、社保业务档案主要供本单位人员查阅，借用时须办理登记手续，外单位人员查阅须凭有效证件，由本单位人员到档案室借用档案。

综合部内控管理制度2017-05-09 17:13 | #2楼

第一条为使行政部各项工作实现制度化、规范化、程序化，并进一步加强管理和协调，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现和各项业务的发展，特制定本制度。

第条本公司行政部负责本条例的组织实施和监督管理。

办公会议

第条公司举办的各类会议，包括董事会会议、公司领导层例会、专题会议、各部门工作例会、以及其他临时会议，经总经理批准后，通常由行政部负责组织、安排，公司全体人员、指定领导或者其他管理人员参加。

第条公司于每周三上午9:00召开公司领导层例会，会议由总经理主持，各部门领导参加，主要安排或总结一周的工作情况，协调各部门的工作，明确责任人；跟进上次例会决议事项的执行情况；报告各项工作进展状况。其次规划和总结一个月份的工作情况，总结上月公司或部门出现的问题，汇报各部门人员的工作情况，落实并监管各部门的工作计划。明确公司当月的目标进度。会议整体工作如下：

（一）会前工作包括：明确参会人员、落实会议地点、会议场所布置。有特殊要求的按特殊要求准备。

（二）会中工作包括：参加会议的人员需在行政部预先准备的签到表上签名以示到会。

（三）会后工作包括：整理会议记录、形成纪要、决议等结论性文件，并将材料存档以及分发给有关部门。

第条会议要求：

（一）所有开会人员必须提前五分钟到达开会地点,并安排好位置落座。

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（二）由会议主持人宣布例会开始。

（三）各部门（或各部门负责人）按主持人要求的顺序汇报自己或本部门的工作情况。

（四）与会期间，所有人员需专心聆听他人的发言,手机一律调成静音或者关闭状态，不得接打电话。

（五）汇报完毕，领导作出指示时，应做好记录。

（六）主持人研究决定的事项，会议记录应完整、准确，充分记录会议的主要精神。

第条公司办公例会会议纪要和决议，由记录人员在一个工作日内整理成文，并报总经理审批，经同意后，公布并存档。

第条会议纪要应分类存放，并按重要程度确定保存期限。

第条每次计划或总结会议必须准时参加，宣布例会结束后，开会人员方可离开。

第条办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。

第条会议纪要是公司的重要文件，备忘已研究决定事项，会议记录要完整、准确，充分记录会议的主要精神，对需要贯彻、落实的事项进行催办、督查，并反馈情况。

文本资料管理

第条由行政部负责发文制度和行文程序的拟定与实施。同时做好文件与资料的登记、编号、发行、保管与维护工作。并对借出物品进行督促。

第条对公司各部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确，交接手续齐备，严格执行收发文和交接程序，并由专人负责登记和存档工作。

第条由行政部指定一名专员作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向公司领导及人员传达、报送文件及其他相关事务。

第条公司文件一般由行政部起草，对文件内容负责。公文起草后，由行政部经理审核签字。事关公司重大内外决策、业务往来文件，由总经理签发。文件打印校对完毕后，按公司的《印鉴管理制度》加盖公章并存档。

第条行政部要做好各项文件、资料的档案保密工作，定期对各项档案进行整理和编排，做到及时更新。

第条对没有归档和保存价值的文件，定期进行处理销毁，保证不丢失、不漏销。

第条本公司的各类书籍，如需购买或者借阅，一律到行政部进行申请或者登记，各部门因特殊情况需先行购买相关书籍时，买回后可凭有效票据经行政部主任签字后，到财务部报销。第条公司与客户签订的装饰合同；与合作单位签订的材料采购、合作合同；与员工签订的合同等，由行政部统一登记编号，并负责保管。

接待

第条凡客人来访的，登记后由行政部工作人员负责接待，接待时应精神饱满、仪表端庄、谈吐文明、服务热情、随和礼貌，其他来访客人由被访部门自行安排接待。

第条业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与行政部联系，由行政专员负责安排。

办公区管理规定

第一条为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本条例。

第条应严格遵守作息制度。上班时间:８:３０--18:３0；午休时间:12:00一13:０0。第条上班点名后不得外出吃早点或办私事。

第条午休后应准时于13:00上班。

第条不得将与工作无关的物品带入公司。

第条上班时须衣着整洁、得体，不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。

第条办公时间不得因私会客；因私打电话必须简短。

第条办公区手机均应设定在静音或者震动状态。

第条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚众聊天；不得使用不文明语言。

第条办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得用餐、吃零食；不得摆放其他私人杂物；严禁随地吐痰。

第条下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

第条遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。

第条墙壁不得乱刻乱画、加钉。打开水时严禁乱泼乱倒。

第条文明用厕，注意保洁。

第条办公区内不得摆放与工作无关的其他无关物品，不得私自连接电路。

第条爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。

公司办公管理制度监督检查

第条为对公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查，公司行政部独自或召集其他部门各负责人组成检查小组对公司各部门的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用等情况进行定期和不定期的全面检查。

第条各单项检查具体内容如下：卫生保持情况、遵守办公秩序情况、文件发放情况、印章的使用及保管情况。

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第条确属各部门领导管理不严的，按照公司人力资源管理规章制度有关奖罚规定办理。

印章、档案管理

第条由行政部确定印章管理人员，负责印章的保管并按有关制度和程序使用。

第条印章的保管必须安全可靠。原则上所有的印章均应置于保险柜内，并注意随时锁好，以免发生意外。

第条未经相关权责人员批准，不得使用公司公章，以及将印章拿出公司或交由他人代管。第条需用印时应先填写“使用公章申请表”，经行政部或者及总经理批准后，连同经审核的文件文稿等交印章管理人员用印。

第条用印文件文稿（包括合同、介绍信）等应复印，以留存备查。

第条不得在空白介绍信和空白纸上盖印。

第条未履行用印登记程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章管理人员和各部门负责人。第条有违反规定用印者，除追究印章管理人员的责任外、还将追究该部门负责人的责任。第条负责档案的管理人员应具有高度的责任意识，做好保密工作，不得有意向任何人泄露公司的机密。

第条对于没有归档和保存价值的文件，定期进行处理销毁，保证不丢失、不漏销。

办公用品

第条为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，由各部门向行政部提报申请，行政部负责采购和保管。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品申请表”的前提下进行采购。

第条在采购前应做好预算工作，采购要本着节约、合理、适用的原则，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。第条所购买办公用品送到后，需按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，然后入库登记，填写“物品入库登记单”。

第条办公用品领用必须认真履行手续，应填写“办公用品领用单”后领用和发放，严禁先借后领的行为。

第条由行政部不定时对公司各部门办公用品使用情况进行调查。

车辆管理

第条为使车辆管理使用统一合理化，为公司的良好运行提供方便，由行政部对车辆进行统一调配和管理。

第条车辆的有关证件及保险资料由行政部保管，按车建立资料、费用档案。

第条行政部不定时对司机的驾驶情况进行抽查，看有无疲劳驾驶、酒后驾驶情况。第条节假日、业余时间车辆使用应呈请行政部，负责人核准后方可调派。

部门监管

第条由行政部对市场部、工程部、设计部进行宏观调控，发生矛盾时，及时疏导，调查分析，促使各部门工作效率最大化。

第条由行政部依据公司管理规定，平均每月对市场部、工程部、设计部进行至少三次的抽查，发现问题及时处理，发现违规情况上报总经理，并进行严肃处理。

第条对市场部的监管内容包括：市场部专员是否有按要求认真工作、市场部内部资料是否完善、以及和其他部门的协作与自身团队合作情况。

第条对工程部的监管包括：监理、工长是否认真履行了岗位职责，工程项目是否按进步表执行，现场卫生是否达标，施工牌、现场文明标语是否齐全，现场材料摆放是否整齐。

第条对设计部的监管包括：设计师是否在规定时间完成了设计图纸，设计部与工程部是否进行了有效的沟通。

第条由行政部负责设计部和工程部的转交工作，力求时效性。如有延误，按规定进行责罚。第条由行政部负责传达设计部对工程部的不满意见，同时进行有效监督。

文化、制度管理

第条行政部各员工要严格遵守各项规章制度，以身作则，不断提高业务工作水平。

第条由行政部负责公司的各项宣传工作，加强公司员工的思想、文化、道德建设，不断提高公司员工的整体素养。

第条由行政部负责各项文化活动的策划与实行，不断丰富员工的精神文化生活。同时不定期对员工的思想状况进行了解，激发员工发挥工作时的最佳效能。

第条由行政部负责公司内部与外部公共关系的建立与维护，在总经理的领导下，对内协调各部门之间的工作关系，建立良好的工作机制。对外参与各项接待或出访活动，接待来访参观时，主动宣传企业的优质服务，为公司树立健康、良好的形象。

第条行政部需不断掌握市场动态，收集行业信息，为总经理决策提供咨询，当好参谋。

第条行政部各员工需不断加强本部门的自身管理，抓好部门员工的政治、业务学习、考评等，提高工作效率。

第条行政部每月对会议纪要里的规章制度进行整理，并协同人事部制定各项规章制度，检查各部门具体落实情况，促进各项工作规范化管理。

第条行政部需协同人事部对各部门上交的培训计划书进行审核。

第条由行政部与人事部共同对各部门的工作情况进行考核。

第条行政部需对总部和设计部的办公环境进行有效监管，如卫生未达要求，按规定给予警告或者责罚。

第条为对全公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查，由行政部独自或召集其他部门各负责人组成检查小组对公司各部门的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用等情况进行定期和不定期的全面检查。

考核管理

第条为进一步对行政部人员的价值创造过程及结果进行客观、公正的评价，并通过此评价合理地进行价值分配，促进员工与企业共同发展，特制定如下考核办法：

第二条行政部主任考核办法：

（一）文件管理情况

（二）办公设备完好率

（三）部门管理费用控制

（四）办公环境卫生标准

（五）后勤满意度状况

（六）部门间关系协调情况

（七）办公用品采购是否及时

第三条行政部专员考核办法：（）文件管理收发情况（）文印成本控制情况（）文印审批情况

（）文档保密控制情况

（）职权范围内文件下发情况（）公司内部文件核稿情况（）文件传阅控制情况

（）档案立卷检查与保管控制情况

()文件督办与检查情况

()办公环境管理与检查情况

()印章管理工作质量

()工作日志管理质量

()计算机管理质量

()电话管理质量

()办公用品才后、发放与管理情况

()着装管理情况

()会议管理情况

()车辆管理情况

()公司物品采购情况

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