企业档案管理现状与对策的几点思考

关于企业档案管理现状与对策的几点思考

随着市场经济与人事制度改革的深入，我国人员的流动越发频繁。人才的流动促进了社会的进步和发展，与流动人员相伴而生的就是流动人员的人事档案管理问题。中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知中的规定所称流动人员人事档案是指：（一）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；（二）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；（三）待业的大中专毕业生的人事档案；（四）自费出国留学人员的人事档案；（五）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；（六）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；（七）其他流动人员的人事档案。

现根据本人的工作的实践，就企业流动人员人事档案管理出现的一些问题谈几点体会。

一、企业流动人员人事档案管理存在的问题

1、弃档、死档、自揣档现象较为严重。

经济时代人事档案作用逐步淡化，企业在招聘人才心切之时，往往不去考虑人事档案的问题，所以在聘用专业技术人员时只需面试即可，而且承诺不受档案的限制，致使一部分人在高薪、高待遇的诱-惑下，受利益的驱动，不顾组织人事部门是否同意，采取“弃档走人”从而造成了“人档分离”的现象；新的用人单位只是给建立一个临时档案，结果是造成这部人无档或档案不全，时间久了，由于档案工作人员的变换，就可能造成档案丢失；另外，自费出国留学人员的人事档案长期放在原单位，不办理任何手续，这部分人认为档案对他们来说毫无意义，他们不去联系单位，单位也找不着本人，造成死档；我们企业在招聘人员时，也遇到过档案自揣的现象，个别人由于暂时没找到合适的工作单位，想着把档案放在人事代理机构保管每年还交纳一定的服务费用，这部分人认为费用偏高所以不愿意交纳相关费用，也是导致这种现象的原因。

2、还有些没有人事权的子公司擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不全、手续不完备等情况出现，给日后工作带来很大的麻烦。

3、档案转递自带现象严重。

按照中共中央组织部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》中的关于对流动人员人事档案的转递工作规定，流动人员人事档案转递，应通过机要交通或专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。我们的企业工作人员往往图个人一时之便，不顾国家的相关政策规定，把档案交由流动人员本人自带。

4、高校毕业生改派人员档案易疏于落实。

每年都有高校毕业生签了就业协议后因又改变想法而变更就业单位的现象，这种情况的毕业生因与原单位已经签订了就业协议，学校毕业办就会根据学生的就业协议单位将学生的档案寄往就业单位，但此时又由于学生想法改变，办理了改派手续，这种情况下新的接收单位不及时落实情况，很容易造成档案的丢失。这就需要新的单位与学校及时联络、及早落实。

5、档案管理不规范。

经济时代，顾名思义一切工作都得以经济为中心，这种观点在当今的企业显得尤为突出，很显然，档案工作并不能直接带来经济效益，其利润也很难看到。所以档案工作的地位也就显而易见了。

正是由于有的企业对档案的重要性和作用认识不足，造成选人、用人不严格，管理人员平时不注意材料的形成，收集，造成工作被动的局面，以导致档案材料缺失。给外调、职务晋升、职称评定等出具人事相关证明或者是办理流动手续都带来一定的困难。

6、管理人员手段落后，素质有待提高。

管理服务人员基本上都是一些没有专业培训的兼职人员。材料归档，整理档案任务繁重，档案管理人手不足与管理水平落后的情况十分普遍，难以适应高质高效服务的新要求，档案管理薄弱，投入不足，设施落后，导致档案管理工作处于被动应付，难以提供高质量的服务。

二、加强企业流动人员人事档案管理的对策

为了确保企业流动人员人事档案的真实性、严肃性、完整性,应该加强对其进行管理，以下是提出的几点对策与思考。

１、加大宣传力度、增加流动人员档案意识。

目前，虽然出台了《流动人员档案管理暂行规定》等政策法规，但由于宣传力度不够，很多人对此了解得很少，要使社会广泛了解流动人员人事档案管理的意义、机构、办法、内容、对象及收集范围等，必须加大宣传力度，使大家知道，私存档案、普通邮件转递档案、不按规定移交档案是违法行为。

2、加强流动人员档案管理自身建设。

《关于企业档案管理现状与对策的几点思考》全文内容当前网页未完全显示，剩余内容请访问下一页查看。

第一，企业要根据《干部档案工作管理条例》建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，并且要严格遵照制度执行。加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

第二，个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是人生成长的真实记录，它是记载个人身份、学历资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、升学、职称申报、办理退休、包括在社会上考取某些注册专业资格证的领取都需要个人档案。所以它与我们的个人生活、社会生活息息相关，若要充分体现档案的存在和价值，档案材料内容的完整性显得尤为重要。所以加强收集工作，完善档案内容，是档案工作提供利用的前提和基础。档案材料是档案的基本元素，必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展，应采取一系列切实可行的措施：建立健全流动人员档案材料收集网络，根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法，确保形成的材料及时归档，提高档案利用的质量。

第三，要加强档案队伍建设，提高档案管理人员素质。流动人员人事工作面临许多新问题，同时也给流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求，档案管理人员要注重向专业水平的提高，通过继续教育、自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，充分认识到流动人员人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法、创新工作模式、提高工作效率，开发、管理和利用好流动人员人事档案这一信息资源。

第四，要加强信息化建设的完善和维护。

信息化的管理可以说是对档案管理工作的颠覆性改变，信息化管理作为科学管理手段已经实现转型，这是社会的需要，企业人事档案已经实现数据库管理，有价值的档案资料如证件，证书、照片等已利用现代工具--计算机、扫描仪等将其转变成数据资料。人事档案的日常查阅、借阅、材料归档、转递、销毁、统计等这些常态的工作都已实行了计算机的管理。信息化的管理大大提高了工作效率和服务质量，大大提高了档案管理工作的水平。社会在发展，我们企业档案信息化的建设不能只停留在现在的状态，我们还得紧跟时代发展的步伐，让档案信息化的建设更加强大，内容更加完善。同时档案信息的准确和及时更新离不开信息的及时维护。为保证所提供的信息的时效性，这就需要有专门的人员及时维护，才能保证信息的准确性。才能做到更好地服务于企业，服务于社会。

3、制定监督与处罚制度。

对于违反《流动人员人事档案管理暂行规定》的行为的，如擅自管理流动人员人事档案的单位或个人：擅自涂改档案内容或造档案材料的：擅自向外公布、泄露档案内容的：在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违反本规定行为，造成严重后果的。应由党委组织部门会同有关部门进行处理。负有责任的单位或直接责任者，视情节轻重，给批评教育或党纪、政纪处分；违犯法律的，要依法追究责任。

总之，只有管理好流动人员的人事档案，才能促进人才的合理流动、合理配置和合理使用，才能保证人才队伍素质，为社会经济的发展提供强有力的保障。

对加强电力施工企业档案管理的几点思考2017-05-12 06:03 | #2楼

把握重要性，重视发挥企业档案管理基础作用抓好企业档案管理，首先要准确把握企业档案管理的重要性，只有深刻认识企业档案管理的重要性，才能增强做好企业档案管理的主动性和自觉性，才能更加重视企业档案管理工作。

电力施工企业应清醒认识到，档案是一种十分重要的信息资源，企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，是企业在各项生产、经营活动中形成的对国家社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是企业历史文化和职工个人情况的记录。《企业档案管理办法》指出，企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，要加强企业档案工作，更好地为企业改革与发展服务。

企业档案管理是企业管理的基础性工作，是维护企业历史真实面貌的一项重要工作，其管理对象是企业的一种重要信息资源╠╠企业历史记录，这种信息资源记载着企业的发展成果，对研究企业的发展提供了第一手资料，对于企业发展不可或缺，为企业经营管理的顺利运行提供有力的信息支撑。企业应充分认识档案在企业各项工作中的重要作用，增强做好档案工作的自觉性和责任感，从企业现实工作和长远发展的客观需要出发，把档案作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理。

《关于企业档案管理现状与对策的几点思考》全文内容当前网页未完全显示，剩余内容请访问下一页查看。

把握规范性，推进企业档案管理科学有序开展

目前，一些电力施工企业档案管理不规范，主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有制度没考核；二是档案整理不规范。档案管理工作人员的专业素质参差不齐，在整理过程中没有按照《归档文件整理规则》要求进行排序，文件目录与实际整理文件不相符，以卷整理的档案，卷内文件漏失现象时有发生，页码编得不规范。三是档案综合管理力度不够。没有专业人员管理，不便于档案的综合管理；四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案不能按期归还，一定程度上造成了资源浪费。

把握规范性，就是要严格遵守国家《企业档案管理规定》的要求，认真贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策；统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存；文件材料整理符合规范；归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理，等等。

把握规范性，就是要建立健全电力施工企业档案管理制度，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。制定档案管理制度？是档案管理的基础性工作，关系到档案管理能否正常有序开展，关系到档案管理工作的效率和效果，因此必须加强企业档案管理制度建设，并努力增强制度执行力，确保企业档案管理工作的顺利开展。电力施工企业应制定档案归档制度，档案保管制度，档案保密制度，档案查（借）阅制度，档案库房管理制度，档案鉴定、销毁制度，档案保管统计制度等等，使企业档案管理实现标准化。

把握规范性，就是要维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系；从安全上说，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

把握服务性，确保企业档案管理满足企业需求

国家《企业档案管理规定》强调，企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

企业档案的利用与服务，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对企业有一定的利用与服务价值。企业档案的利用与服务贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

电力施工企业要建立与时代合拍的档案意识，切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念，实现档案被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好地为企业服务。

档案的生命在于应用，而目前一些电力施工企业档案工作在提供各类信息利用与服务方面，无论是案卷检索的方便性、材料编研的针对性、信息传递的快捷性、服务手段的多样性或服务的主动性、协作性等方面均存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作，有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步。由此可见，电力施工企业档案工作的服务水平与信息化管理差距较大。

电力施工企业应充分认识到，拓展企业档案的开发利用，改善服务方式，是企业档案工作创新的目的，要按照“坚持创新，突出服务”的工作思路，加（转61页）（接62页）强档案业务建设，拓展档案开发利用，提供优质服务。

把握创新性，确保企业档案管理水平不断提高

目前，一些电力施工企业传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，档案管理资金短缺、硬件设备和技术落后、档案现代化的基础工作差等问题，存在着档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。

新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的电力施工企业档案管理提出了新的挑战，要求企业在管理手段、管理方式上突破传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。要建立健全先进的档案管理模式，保证档案完整、安全、高效。要求我们档案管理者要与时俱进，树立新的科学发展观和工作态度，正确的掌握和应用现代科学的理论、方法、技术，让传统的人工管理方法与现在的科学方法相结合，不断提高企业档案管理的科技含量。

档案工作的创新是为档案管理工作重心转移服务，有利于企业档案信息资源的发挥作用，有利于档案信息“大服务”观的形成，有利于档案事业的做大做强。档案工作创新的关键是加快企业档案信息化建设。

企业信息化建设的发展趋势催生了档案管理工作的新理念，现代新型的档案馆库，不在是各自孤立、自行其是的独立个体，而是整个档案信息利用网络的一个节点。它既是整个档案信息网络的提供源，又是档案信息接受源、利用点，电力施工企业应确立“协调、规范、开放、服务”的工作理念，建立全新的工作机制，使档案工作有着蓬勃向上的生机和活力。

加快企业档案管理信息化建设，是充分开发利用档案信息资源的需要，可使档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，使之成为企业对档案信息的需要，成为档案工作创新的需要。

电力施工企业档案工作要实现技术创新，重点应在以下两个各方面着力用功：一是要结合胶片、光盘、磁盘、新型感光材料等新的档案载体、介质转换与修复手段，资源网络化管理与资源共享等技术，实现档案信息电子化及电子档案信息化，使技术创新成为档案信息收集、传递、开发、应用等主要功能的源泉。二是要把主要精力放在管理、开发、利用档案信息上，而不是用在管理档案的载体上。如果电力施工企业档案技术创新得以实现，必将把固有的管理模式引入一个全新的领域，使得传统的人工管理模式过渡到计算机管理、网络管理模式。档案室也必将从档案的保管基地转换成对企业提供更多资源的信息中心。企业应将档案信息化建设纳入单位信息化建设的整个规划，并重视加强网络环境下档案信息安全工作等。

【企业档案管理现状与对策的几点思考】相关文章：

乡镇工作现状及对策思考09-25

农村党建工作的现状思考和对策09-25

对大学生村官政策实施现状的几点思考09-25

中小学档案管理的现状与思考09-25

农村党建工作的现状及思考和对策09-25

乡镇联村干部工作现状及对策思考09-25

关于当前中等职业教育现状的几点思考05-16

高校职业生涯规划教育现状与对策思考09-25

乡镇干部驻村工作现状及对策思考09-25

大学生职业规划的现状及对策思考09-25