高校档案信息化建设的现状与思考

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高校档案信息化建设的现状与思考

随着计算机信息技术、网络技术和高等职业教育事业的高速发展，高校档案管理信息化的需求也日益迫切。从当前高校档案管理信息化建设发展现状看，还远不能适应档案管理信息化的需要。尤其对于一些合并升格的高校来说，要想适应形势发展，使档案工作在学校工作中真正发挥积极的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式的发展，转变观念，从队伍结构、软硬件设备等方面提供必要的条件，推进档案管理的信息化建设。

一、保障档案信息化建设的组织领导与经费投入

高校档案管理工作是高等院校事业发展的重要组成部分，高校各级领导应充分认识档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。学校应予高度重视，加大人力、财力的投入，要尽力满足档案信息化建设所需经费，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。

二、转变传统观念，提高认识水平

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性工作，如果档案管理人员只习惯于传统的手工管理模式，而不肯更新管理观念，即使建起了网络，购买了最新的软件系统，也不会真正将系统应用起来，致使软件成为一种摆设。因此，档案管理人员必须认清形势，转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，不断探索高校档案管理的新思路、新途径，主动适应高校档案信息化发展的需要。

三、制定规范的档案信息化建设标准

档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设的整个过程。没有制度的标准化，档案信息化建设就难以实现。因此，高校档案管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，并结合高校自身的发展需要来制定共同遵守的档案信息化管理制度和业务标准，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为科学、规范档案信息化管理奠定基础，使高校档案工作在客观上有共同的衡量标准、协作依据、协调保证，以便为建设档案信息网络做好准备，真正走上档案信息资源共享之路。

四、加强档案信息数据库建设

数据库是发展网络的基础，而网络则是发展新型数据库的必要条件。在网络环境下，要本着“资源共享，共同发展”的原则，加强数字化档案信息库建设，将网络技术和数据库技术有机地结合起来，使档案信息向信息资源网络化的方向发展。高校应加快推进高校馆(室)藏档案数字化的进程，建立档案目录中心，丰富档案数据资源储备，为高校档案信息化做好后台数据库支持，逐步实现高校馆(室)藏档案信息的传输网络化和利用在线化。档案信息只有在传递使用的过程中才能体现出自身的重要价值，当大量的档案信息存在于网络数据库中时，网络系统就成为档案信息最主要的传输平台，这也为档案信息的快捷传递提供了重要条件。通过现代信息技术的使用，档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用。为便于对数字化档案信息进行有效地管理和使用，就需要建立高质量的数据库来存放。因此，高校档案部门应加大高校档案信息化与现代化信息技术管理的推进力度，保证档案信息数据的真实性、完整性，实现高校档案数字化管理;应利用现代化信息和网络技术，实现档案信息资源的传递、交流和共享，充分发挥档案信息资源的重要价值。

五、提高档案管理人员素质，优化队伍结构

档案信息化管理工作要稳步发展，就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。为了确保技术应用和档案信息化的知识化、社会化开发，必须打破传统的档案管理队伍建设模式，注意人才复合型素质的要求，注重队伍的多学科知识结构和梯队结构的合理性建设。因此，一方面要不断提高现有人员队伍的综合素质，牢固树立终身学习理念，在“专”和“通”上把好培训关，加大培训力度;另一方面应注意引进信息管理方面的人才，优化队伍结构，建立复合型的专业队伍，以适应档案信息化建设的需要。

六、丰富馆(室)藏内容

丰富优质的馆(室)藏档案是网络环境下档案信息资源开发利用的基础，如果馆(室)藏档案不丰富，档案信息资源的开发利用就成了无源之水、无本之木，失去了动力和目标。因此，必须加强档案信息资源建设，做好档案的接收和征集工作。其中，接收是基础，是量的扩张，征集是亮点，是馆(室)藏的补充。“量”是“质”的基础，“质”是“量”的升华，要尽可能多地收集与档案有关的资料进馆(室)，充分发挥档案与资料相互补充的优势。同时，要做好档案的鉴定工作，从源头确保馆(室)藏档案的质量，解决好档案数量与质量之间的矛盾，调整好馆(室)藏结构，使馆(室)藏结构合理化、科学化。

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七、建立档案信息网站，提高档案的利用率

随着网络技术的发展，利用互联网开展网上档案服务，已成为当前档案部门提供档案利用的重要方式。即以网站为基础，利用档案信息资源数据库，在网站上实现电子文件的实时管理和使用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化、档案信息管理工作自动化。高校档案管理部门要利用互联网制作档案信息网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统与内部各部门的网站链接，实现档案信息的网上检索。这样，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭、无条理的资料库向使用快捷方便的现代化、信息化发展。

八、重视档案信息的安全管理

档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题，尤其是随着互联网的飞速发展和网络应用越来越普及，计算机网络的脆弱性和潜在威胁也日益凸显。首先，要提高档案管理人员的安全防范意识，让他们了解到档案流失，泄密的严重后果，以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识，定期对档案计算机查毒、杀毒，更新防火墙，尽量避免病毒攻击。其次工作人员对在网络所发布的档案信息要严格审查，保证机密信息不外泄，此外，在网络的流通过程中也要利用相关技术注意加强对档案信息安全保密工作。再次，要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要镜像备份，还要用光盘、磁盘、u盘、移动硬盘等工具另外储存，确保档案信息的安全。

档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，是一项系统工程，内容广泛，涉及数据的整理、建设、开发利用，相关人才的培养，相关标准的制定等等。在高校档案信息化建设过程中，须认清形势，结合本校的实际情况，从多方面入手，改变传统的档案发展管理理念，树立新的观念，加强档案工作队伍的建设，加大资金投入，优化档案整体系统的各个结构，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。

对高校信息化建设的现状与思考2017-05-12 08:04 | #2楼

一、高校信息化建设的必要性

随着以网络、通讯等为基础的信息技术发展速度加剧，给人类生产和生活方式带来许多革新式的转变，学界也将21世纪表述为“网络时代”或“信息时代”。信息化正越来越多地被世界各国所重视、推广和大力发展，人们也越来越多地认识到信息化的重要性。在推进信息化，实现国家现代化的过程中，高校应该也必将发挥不可替代的作用，这是高校存续、发展的本质体现，也是未来经济社会发展对高校提出的客观要求。这是因为，一方面高校是信息技术发展的主阵地，也是高校是信息技术教育和人才培养的主渠道, 而且高校不仅为信息化提供了技术保障，也提供了人才准备；另一方面同时，信息化的普及更使教育的资源得到整合，为学生提供超容量、高质量的信息服务和文化享受；拓宽了学界的视野，也为素质的教育插上了飞翔的翅膀，使得学生的学习更为便捷、便利和有效，从而提高了教育的质量。

二、高校信息化建设的内容

高校教育信息化建设的内涵极其丰富，几乎涵盖了高校各项活动。因此，在各个高校的教育信息化建设的实践过程中，会因为各高校的思想认识、办学定位、办学传统、经济实力等各方面的差异而存在差异，就环境建设与资源建设方面，应包括以下几个方面：一是基础平台；二是个性化门户；三是应用支撑系统。基础平台包括校园网络、服务器等硬件环境建设。个性化门户是将应用集成起来，为用户提供单一访问点的个性化服务。在应用支撑系统方面，应当起码考虑到以下几个方面：

1）教务管理系统。它强化了教务管理的职能，涵盖了教务管理的方方面面。主要包括教师系统、学生系统、课表系统、自动排课、成绩管理、教案管理、考试系统等；

2）教学与学习系统。它可以帮助教师的教学和学生的学习实现全面的信息自动化。主要包括信息点播系统、视频广播系统、远程教学系统、多媒体制作系统、电子备课系统、数字图书馆、虚拟实验室、智能答疑、bbs等等；

3）办公自动化系统。办公自动化系统能够全面提高办公管理效率和质量，使繁琐而枯燥的日常工作变得简单、轻松而快捷。主要包括文件管理、会议管理、档案管理、财务管理、人事管理、公告管理、请示报告、总务管理系统等等；

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4）校园一卡-通系统。它是利用ic卡作为电子身份的载体，使师生员工在校园中能够自动完成一系列与其身份相关的活动。校园一卡-通系统是高校教育信息化的牵头环节，主要包括用户注册系统、图书馆管理系统、食堂管理系统、机房自动化管理系统、宿舍和办公室门禁系统、电子钱包和校园电话系统等；

三、高校信息化建设的现状及问题

高校的教育信息化建设从20世纪90年代开始，虽然起步较晚，但发展势头较快。另一方面，高校的教育信息化建设发展很不平衡，有许多理论性、政策性、技术性的问题需要解决，与信息社会对人才的需求相比，还存在着以下几个方面的问题。

1．对信息化建设的认识水平有待提高。教育信息化是指在教育领域中全面应用现代信息资源和现代信息技术的过程。教育信息化的过程是教育思想、教育观念转变的过程，是以信息的观点对教育系统进行分析认识的过程。只有在这样的基础上指导信息技术的教育应用，才是我们所需要的教育信息化。近年来，随着国-家-信-息化建设的整体推进，政务信息化和企业信息化建设已呈现出良好的发展势头，而高等学校信息化建设相对要明显滞后，其中一个主要原因是高校的竞争意识淡薄，受主、客观条件的限制，传统的管理理念和思维方式严重制约了高等教育信息化的建设和发展。

2．信息资源建设比较匮乏，缺乏统一规划、协调与合作。教育信息化的核心是教学信息化，教学信息化的基础是信息资源建设。但目前高校的信息资源建设严重滞后，各个大学的博物馆、科技馆、展览馆、实验室、图书馆等，储藏着大量、宝贵的信息资源，然而这些信息资源目前大都停留在实物和纸介质形式上，无法实现信息资源的共享，严重影响了信息资源的利用效率。究其原因，首先是由于教育行政部门缺乏有力的指导和协调，推动的力度不够；其次是信息资源建设缺乏相对统一的标准，造成低水平的重复建设并为以后的兼容留下隐患；第三是各个高校各自为政，在信息资源建设上缺乏协调和合作，分散了信息资源建设的人力和物力。

3．人员素质跟不上信息化建设的需求。现代信息技术的发展为高校内部管理体制的改革提供了崭新的技术手段和实现的契机，信息化技术设备更新速度快，要充分发挥效益必须要有先进、科学的管理相配套，需要有高素质的信息化管理人才参与其中。但从目前来看，有很多管理人员仍不愿意从传统的管理方式中走出来，信息技术知识缺乏，知识更新速度太慢，跟不上信息化建设对人才素质的要求，减缓了信息化建设的步伐。

4．信息管理没有形成系统。信息化建设是关系到高校跨世纪发展方向的战略性和全局性问题，负责和组织落实这项工作事关重大，一般由信息中心或网络中心负责。他们主要进行的是网络的设计开发、布线、基础设备的配置、系统运行的测试以及解决随时可能出现的技术问题。由于技术人员对于系统的管理和规划组织缺乏认识和经验，所以对于网络建设的系统化、整体化很难有效地把握。虽然有的学校专门成立了信息化建设领导小组，由几个校领导及校办、信息中心和相关职能部处负责人组成以提高其组织的权威性，但由于只是临时性的辅助机构，容易受日常工作的冲击，领导人在具体的建设过程中不能完全投入时间和精力，因而导致了工程建设的延缓。

四、高校信息化建设的对策建议

对于教育信息化整个体系而言, 信息设施建设是基础, 信息资源建设是核心, 信息资源和技术的应用是目的, 政策措施以及信息化人才培养是保障, 以下就这几方面展开一些探讨:

( 1) 加强信息化建设的总体规划, 注重投资成本与利用效益的核算。高等教育走向信息化、现代化是历史的必然, 教育教学信息化已成为每所高校自身发展的需要, 应当引起学校领导的高度重视。各高校都应当成立有校级领导直接负责、由专门责任部门以及院系负责人参加的学校信息化建设的领导决策机构, 对本校的信息化建设工作进行规划、组织、协调。

( 2) 提高信息技术在教育教学应用中的实效性。高校信息化的根本目的是为了提高高等教育培养学生的效率和质量, 其中提高质量是根本。由于高校教育对象的复杂性和多样性, 在

大学教育的整个过程中, 影响教育质量与效果的因素不仅仅是由教育技术、教学手段这个单一的因素所决定的, 而是涉及到教育教学过程的所有组成因素。信息技术应用于教育教学过程需要遵循教育规律, 进行系统的教学设计。就教学过程来讲, 对于教师、教学资源、学生所组成的整个教学系统, 始终要关注教师通过各种手段的“解惑”以及学生通过各种途径的习得, 关注学生在这种师生交互中所起到的精神和人格上的变化, 不能全盘用信息技术手段来代替教师的作用, 也不能完全依赖于网络来提高学生的学习效果。

( 3) 加强教育信息资源的建设和利用。在高校信息化建设中教育信息资源建设是教育信息化工作的核心, 是学校信息化建设长期而艰巨的工作。目前高校教育信息资源建设将面临建

立统一标准的数据仓库和建立优质的数据共享服务体系两大任务。为此, 一方面学校要对全校数据资源系统实行统筹规划,统一标准, 分级开发和管理。在信息资源的开发中, 要依据国家相关网络教育技术标准体系来定义和描述各种数据库信息、学习者模型规范以及学习对象元数据, 参照网络教育技术标准中的学习管理系统的原则和术语, 统一各个软件信息采集标准和信息编码标准, 实现校内校际间信息资源的共享和互换。另一方面对现有的信息资源进行整理和分类, 建立针对教学、科研、管理等不同内容的、具备强大搜索功能的门户网站, 使广大师生通过简单操作即能获得相关信息与服务; 同时还要以数据镜像的方式, 建立全球教育资源吸收系统, 通过互联网对一些高质量的图书馆、专业数据库建立镜像, 为广大师生提供更加专业、更加前瞻的教学、科研、管理等方面的资料。

综上所述，信息化建设是一项长期工程、系统工程、复杂工程，不仅要保障人力、财力、物力的持续性投入，还要做好长久建设、持续建设甚至是反复建设的思想准备。

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